第一章公文管理制度。
一、各部门的公文，是传达贯彻国家相关政策和公司相关精神、指示、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。
二、凡属公司级公文（包括以公司名义发出的公文、或需以公司名义处理的公文等）必须由公司办公室做好收发、分办、核稿、传递、用印、归档和销毁工作。
三、公文处理必须做到及时、准确、安全。
四、在公文处理工作中，必须严格执行公司的保密制度，确保公司机密安全。
第二章公文分类准则。
一、请示。请求上级指示和批准，用“请示”。
二、报告。向上级单位汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问，用“报告”。
三、布告、通告、公告。
对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。
向国内外宣布重大事件，用“公告”。
四、通知。传达各部门或相关单位需要周知或共同执行的事项，用“通知”。
五、批复。答复请示事项，用“批复”。
六、指示。对下级单位布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
七、通报。表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。
八、函（复函）
上下级和平级或不相隶属的单位之间相互商洽工作、询问、答复问题等。用“函”。
九、会议纪要。
传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
第三章公文格式规定。
一、公文格式一般包括：版头、公文字号、标题、主送单位、正文、附件、发文单位、打印日期、主题词、阅知范围及秘密等级、紧急程度等。
一）版头。一般为表明文件制发单位的字样，如属公司的文件，应为“美好服装”。
二）公文字号。
一般包括单位代号、年号、顺序号。
单位代号：如以公司名义对外部的发文，则用“美好服装”，
年号：表示当年的公元年号，如“1998”、“2010”等。
顺序号：表示当年发文的顺序排列号。
三）标题。由相关介词（如“关于”、“对”等）、内容简介、文件词三部分内容构成，一般不用标点符号，但标题中的法规名称要加书名号，个别特殊词语可用双引号。
四）主送单位。
指该文的主要阅知单位，如该文发送到各个部门的，则用“各部门”。
五）正文。指公文所要传达的相关内容。
六）附件。包括两部分：一是随文件正文发出的文字材料和**；二是审核签发文件所需的相关背景材料。
凡随文件正文发出的附件材料，应依次注明附件名称注明附1、附2……，作为审核签发文件所需要的相关背景材料的附件，包括上级批示件或对方来文、有关签报、其它部门会签意见等。
七）阅知范围。
包括主送单位、报送单位、抄送单位。
八）紧急程度。
文件的紧急等级可分为二级：特急、急件，对涉及紧急事宜的文件，应根据文件送达的时间可在稿头纸的右上角标注紧急程度。
二、本公司的公文纸采用a4纸。“通告”等用纸大小，可根据实际需要确定。
三、文字一律采取从左到右横写横排。
四、公司、各部门一般不得越级发文。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的单位。
五、向上级请示的公文，应一事一文，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人（除领导直接交办外）。
六、按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各部门，不直接发到各部门下面的班组单位。
七、发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。
第四章公文的办理规定。
一、公文办理一般包括收文管理和发文管理，收文管理具体包括登记、分办、批办、承办、催办；发文管理具体包括拟稿、审核、签发、用印、传递。
二、收文办理。
一）各部门都要建立收文登记制度，收到文件，由文书人员（或指定专人）统一登记来文。对上级和其他单位发给公司的公文，及时将文件送办公室负责人，由办公室负责人拟出分办意见，送公司领导或各部门阅批或承办。
二）各部门收到承办公文后，要抓紧办理。对不属于自己业务范围的，又不宜本单位主办的，附加纸条阐明理由，迅速退回交办单位。
三）已送公司阅批或交有关部门承办的公文，由交办单位负责催办。
三、发文办理。
一）公文的拟稿要求。
1．要符合国家的方针政策、法律法令和上级的有关规定，符合公司的目标精神。
2．情况要确实，达到观点明确、条理清楚、层次分明、文字精炼、篇幅简短、实事求是，摒弃套话、空话。
3．人名、地名、数字、引文要准确。时间要写具体的年月，不要用“前年”、“上月”等字样，年份应写全，如“2023年”不能写成“09年”。
4．公文中的数字写法，除文件编号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语必须用数字书写外，其他一般要求用汉字书写。
5．章节序数的写法，一般应按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
二）公文的审核要求。
1．各部门以公司名义的对外发文，由发文单位起草文件，起草文件单位的负责人审核后，将草稿送办公室审核，办公室审核后，送相关董事审核，由相关董事签发。
审核重点：1）该事项是否需要行文。
2）该行文是否符合国家的方针政策、法律法规，是否符合公司的相关目标精神； 与本单位发过的公文是否衔接。
3）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。
4）处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。
5）文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符合是否正确。
2．审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性问题，应退回原承办单位修改。
三）公文的签发。公文必须经过发文单位负责人签发。以公司名义行文的公文，一般可由经理签发，涉及全局性的重要公文，由经理室送董事会签发。
经领导人签发的文稿，如必须再改动，应报签发人同意。
四）公司印章保管人凭公司领导签发的文件使用印章，印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下班沿略压年月日。
五）公文的传递由拟稿单位负责，或上级领导指定相关的文职人员负责。
第五章文件的立卷与归档管理办法。
一、文书结案后，原稿由各文书管理单位（注：公司的文书管理单位为办公室）归档，经办部门留存复印本。如为特殊需要，原稿需由经办部门保管者，应**书管理单位主管同意后妥为保存，文书管理部门应将复印本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回复印本。
二、归档范围。
一）公司在经营、管理和其他各项工作中形成和使用的，具有利用价值和参考作用的文件材料，均属于归档范围。
1．收文。如上级单位的来文，包括上级对公司的报告、申请的批复等，其他单位的来文也可列为收文项目。
2．发文。公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、通知、工作总结和经营管理工作的各种计划统计，季度、年度报表等。
3．未经收发文登记的各类文件，如会议文件、会议记录、领导讲话稿和其它有保存价值的资料等。
4．公司与有关单位签订的合同、协议书及对**商的索证资料等。
5．公司管理人员任免材料以关于员工奖励、处分的材料。
6．实物档案。如荣誉证书、奖杯等。
专门档案。包括声像档案、****、会计档案、公司日志和大事记等。
二）各部门在日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。
三、立卷归档原则。
一）各部门都要建立健全的立卷归档制度。建立卷宗项目，专（兼）职文书人员应及时将办理完毕或经领导人批存的文件材料收集齐全，加以整理，按照“卷宗类目”条款，放入平时保存文件的卷夹内，编排文档号码，建立该文件夹的目录登记表，及时将收入的文件做好登记。
二）立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件等收集齐全，不得分开，以形成统一的文件，保持文件、材料的完整性。绝密文件单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可与绝密文件立卷。
三）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。
四）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依此排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正版文件在前，草稿文件在后。
五）卷内文件应按排列顺序，依次编排文件顺序号、独立文件的页码。并根据文件的编排顺序在目录表上登记。目录表的内容应有：
编排顺序号、文件名称、公文字号、来文单位、收（发）文时间、文件页数等。
四、归档的分类。
档案的分类应视文档资料的内容、部门组织、业务项目等因素，一般有如下类别：
一）按年份归档。要求所有文件资料不得跨年度混合存放，应按年度实行分别归档。
二）按项目归档。如采购部文档资料，应细分为**商的证明资料、合同协议、商品资料，分别区分归档。
三）按业务性质归档。要求按照文件资料的类型进行归档，如公司精神文件、业务文件、人事劳务文件、会议文件、章程制度文件等。
四）按密级归档。具保密性的文件资料应进行专门归档。
五、文档保存期限。
文件保存期限除**有关法令或本公司其他规章特定者外，依下列规定办理：
一）永久性保存文件：
1．公司章程；
2．股东名簿；
3．组织规程及办事细则；
4．董事会及股东会纪录；
5．财务报表；
6．**机关核准文件；
7．不动产所有权状及其他债权凭证；
8．工程设计图；
9．其他经核定须永久保存的档案。
二）长期性保存文件（10~15年）：
1．预算、决算书类；
2．会计凭证；
3．经营计划资料；
4．其他经核定须长期保存的档案。
三）5年保存文件：
1．期满或解除之合约；
2．其他经核准保存5年的档案。
四）短期保存文件（1年）：事务完毕后无长期保存必要的资料。
五）公司的规章制度由规章制度的管理部门永久保存，使用部门视其有效期间保存。
第六章档案文件借阅管理制度。
一、借阅档案（包括文件、资料），必须在档案借阅登记簿上登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须董事批准方能借阅。
二、档案不能借出，只供在公司内查阅。
三、借阅期限不得超过两个星期，到期必须归还，如需再借必须办理续借手续。
四、借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、复印、摄影、转借或损坏。否则按违反《保密法》追究当事人责任。
五、借阅的档案交还时，应当面交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。
六、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经相关董事批准后方能借阅。但一般情况不能带离公司。
文书档案管理制度
一 根据上级关于贯彻 中华人民共和国档案法 及其实施方法的决定和有关档案工作的指示，结合我校实际，特制定本制度。二 坚持档案工作实行 统一领导，集中管理 的原则，学校设文书档案 人事档案 专业技术档案，具体由办公室负责。三 档案室应做好文书档案的收集和接收工作。接收文件和发放文件必须详细登记，并于每...
文书档案管理制度
文书档案管理制度。受控状态。制度名称。文书档案管理制度。编号。执行部门。监督部门。第1章总则。第1条目的。为了建立健全集团的文书档案管理工作，加强对整个集团文书档案的科学管理，有效地保护和利用文书档案，结合本集团实际情况，特制订本制度。第2条适用范围。本制度适用于集团总部和下属各子公司。第3条职责分...
文书档案管理制度
为使公司的公文处理建立科学 合理 规范的程度，使公文处理准确 及时，提高公文处理的工作效率和公文质量，以及更好的管理公司档案，特制订本制度。一 文书档案的组织管理。1 公司一切外来信件 传真统一由行政部签收及分发。2 公司各部门与外界往来文书由行政办公室统一归档管理。3 各部门在工作中形成的各种文字...