为使公司的公文处理建立科学、合理、规范的程度，使公文处理准确、及时，提高公文处理的工作效率和公文质量，以及更好的管理公司档案，特制订本制度。
一、 文书档案的组织管理。
1、 公司一切外来信件、传真统一由行政部签收及分发。
2、 公司各部门与外界往来文书由行政办公室统一归档管理。
3、 各部门在工作中形成的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的记录材料，都必须交由行政办公室归档保存，实行统一管理，任何人不得据为已有。
4、 公司个人不得保存公司文件，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管。
5、 行政办公室要做好档案的收集、整理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。
6、 公司业务及内部管理涉及的文书有以下类型：协议书、合同书、各种报告、申请、通知、标书等。
7、 根据公司工作情况档案分类编号如下：（a）文书档案；（b）设备、仪器档案；（c）声像实物档案。
8、 行政办公室对档案的存储分为实物存储和电子格式存储，对公司归档文件应建立两套存储方式，即存储实物档案时应将档案扫描电子版存储。
9、 对于文件档案借阅者要办理借阅手续，填写借阅表。阅后按时送还，不得毁损、丢失。
10、 行政办公室要对档案进行专柜保管，要有防火、防盗、防潮、防虫、防光、防高温等安全措施。并定期检查，对于破损或变质的档案，要及时采取修复或补救措施。
11、 工作人员离职前，必须将本人持有的档案材料向行政办公室移交，归档后方能办理离职手续。
二、 公司内部文书的下发形式。
1、 公司需下发的内部文书主要包括通知、公司各项管理制度等；
2、 以上文书统一由行政办公室签发，签发文书必须加盖公司印章，格式要求正确。
3、 为加强公司各部门负责人对部门工作的统筹性及部门负责人与部门员工的沟通性，文书下发时应移至负责人处，由其进行组织学习或下达部门员工。
4、 公司文书下发方式为：一是下发事务文件至部门负责人，二是将扫描件上传至公司管理系统内。
5、 对于公司下达之任务通知，各部门负责人应负起上传下达的责任：对公司任务的下达及部门员工意见的上传。
文书档案管理制度
一 根据上级关于贯彻 中华人民共和国档案法 及其实施方法的决定和有关档案工作的指示，结合我校实际，特制定本制度。二 坚持档案工作实行 统一领导，集中管理 的原则，学校设文书档案 人事档案 专业技术档案，具体由办公室负责。三 档案室应做好文书档案的收集和接收工作。接收文件和发放文件必须详细登记，并于每...
文书档案管理制度
文书档案管理制度。受控状态。制度名称。文书档案管理制度。编号。执行部门。监督部门。第1章总则。第1条目的。为了建立健全集团的文书档案管理工作，加强对整个集团文书档案的科学管理，有效地保护和利用文书档案，结合本集团实际情况，特制订本制度。第2条适用范围。本制度适用于集团总部和下属各子公司。第3条职责分...
文书档案管理制度
第一章总则。第1条为保证本公司文件材料的齐全 完整 准确，有效地为公司各项工作提供服务，维护档案的安全，特制定本制度。第2条文书档案是公司全部档案的重要组成部分，必须由本公司档案部门集中统一管理。档案部门按照准确 完整 保密 安全的要求，做好档案的收集 整理 立卷 保管和提供利用工作。第3条公司在工...