文书档案管理管理办法

文书立卷。每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，根据案卷类目做好平常的文件搜集、分类工作。在文件搜集齐全的基础上，将文件按以下特征逐项分开。

分年度。将文件按其形成的年度分开。

分级别。将文件按其作者之间的关系分成上级、同级、下级。

对互相联络严密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。

分机构。将文件按其产生或承办部门分开。

分问习题。将文件按其内容所反映的问习题分开。

分期限。根据《文书档案保管期限的手册》，将文件按不同的保管期限分开。

在文书分类的基础上，根据实际情况，灵敏运用文件各特征（问习题、作者、时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。拟写案卷题目，简明、确切地反映卷内文件的内容。案卷正式确定下来后，根据卷内文件时间、重要程序、问习题、作者、地区、文件名称、文书往来机关等详细情况系统排列。

编写卷内文件的页号；填写卷内文件目录和备考表；拆除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷题目、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。

档案管理。将档案库房的档案柜、架科学排列编号。保持库房内外清洁卫生。

学习和掌握档案保护技术。库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避免灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。档案利用。

准备检索工具。编制案卷目录、全引目录、专习题文件目录、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进行审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。

借阅档案，应认真填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。对借出的档案资料要按时收回入库。

档案统计。建立档案收进、移出登记簿。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。

档案鉴定。根据国家有关档案保管期限的手册，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定。

剔除没有保存价值的文件，对归档文件确定其保管期限。对保管期限已经满10年的档案，移交市档案馆保存。对会议形成的资料、市政协大事记、常委会议记录等也要立卷、归档、入馆。