文书档案管理制度

一、根据上级关于贯彻《中华人民共和国档案法》及其实施方法的决定和有关档案工作的指示，结合我校实际，特制定本制度。

二、坚持档案工作实行“统一领导，集中管理”的原则，学校设文书档案、人事档案、专业技术档案，具体由办公室负责。

三、档案室应做好文书档案的收集和接收工作。接收文件和发放文件必须详细登记，并于每年年底将本年具有保存价值的文件资料进行归档、整理、编目，并且装订成册。

四、人事档案、专业技术档案要有专人管理，及时归档，年底必须进行整理、装订，不得丢失。需上交市委组织部和教育局的要及时上交，并按规定进行装订和整理。

五、有保存价值的文件资料，是指具有现实查考使用价值和对学校改革、发展、建设等办学建校活动有研究价值的文件资料，这些资料必须作为重要文件单独保存。特别重要的文件必须复印一份备存。

六、各业务部门应主动在每年第一季度内将具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人既不得把规定不归档的资料擅自归档，又不得把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。

七、任何个人不得保留自己应归档的材料。

八、送文书档案室的文件资料应符合下列要求：

⒈ 归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、**、软盘、录音带、录像带，都必须齐全完整。

⒉ 归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写，不得采用红墨水书写。出现上述情况，文书档案管理员应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。

九、应定期对超过保管期限的档案资料进行鉴定。鉴定档案资料必须在办公室主任的主持下，组成专门鉴定小组进行，鉴定工作结束后，应提出工作报告，并对经鉴定确无保存价值的档案资料进行登记造册，报送校长批准后销毁。

十、档案管理员对档案的保管应做到防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防丢失、防撕页或换页、防随意涂改和防斑点、褪色或字迹模糊等。要定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制。

十。一、文书档案管理员应编制档案室存放的档案资料的《档案目录》、《案卷文件目录》和有关专题目录，建立档案资料目录总册。人事、专业技术、档案管理员对所有档案资料进行编目，不得出现档案丢失现象。

十。二、需查借档案材料者，应首先履行手续在档案室内查阅，需要借阅必须进行登记。

十。三、严格遵守档案保密制度。未经领导批准并办理有关手续，不得借查阅档案。

十。四、档案室对学校形成文件需要收集两份，汇集起来，编订成册，一套作立卷归档，一套供利用（查阅、摘录、复制），以保证档案的安全和方便利用。

十。五、对上级规定移交的档案，必须按照上级要求及时办理移交手续，做好档案连同案卷目录等移交工作。

十。六、文书档案人员调动工作时，必须在离位开本岗前办好交接手续。

二00九年八月。