1.目的。
为加强我院文书档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为我院的科研、经营管理服务，结合我院实际，制定本管理办法。
2.适用范围。
本制度适用于我院各研究所、中心和职能部门及**有色建筑设计院、地质矿产研究所。
3.术语、定义。
本制度所指文书档案是反映我院主要职能活动，在从事各类管理活动中，形成的具有查考利用价值的文件材料，以及能反映本院真实历史面貌的文字、图表、声像及其他方式、载体的文件材料。
4.职责。4.1 我院文书档案由院信息情报中心统一管理，信息情报中心下设文书档案室。
4.2 文书档案室。
4.2.1 收集、整理、保管、鉴定和统计本院文书档案。办理档案借阅，开展档案利用工作，不断提高归档质量和服务水平。
4.2.2 督促、检查和业务指导院各单位（部门）文书档案管理工作。
4.2.3 学习和推广利用档案工作中的先进经验，不断改进、提高档案管理水平。
4.3各部、所（院）、中心领导要把文书档案管理工作纳入领导工作议事日程，设置兼职档案管理人员，负责归档和本单位档案管理工作。
5.文书材料应归档范围、要求及时限。
5.1 文书档案应归档范围。
5.1.1 应归档的上级文件。
5.1.1.1 国家部委、省、市党政机关针对本院的业务文件和本院需要贯彻执行的文件。
5.1.1.2 上级主管部门党政机关发来需要贯彻执行的文件。
5.1.1.3 上级行业主管部门发来需要贯彻执行的文件。
5.1.2 应归档的本院文件材料。
5.1.2.1 本院以党委或行政名义发布的批示、决定、规定、通知、通报、意见、计划、总结、报告、请示与批复等形成的文件（含电子版）。
5.1.2.
2 本院召开的党委会、院长办公会、院务会、职代会以及各种专业性会议形成的文件材料（含电子版），包括工作报告、会议总结、记录、纪要、决议、决定、经验材料等形成的文件材料。
5.1.2.3 本院形成的管理工作条例、规章制度等（含电子版）。
5.1.2.4 重要的群众来信及领导批示处理情况等材料。
5.1.3 其他同级单位发来需要办理，有考查利用价值的文件。
5.1.4 反映院各种活动的**、**、报纸及电子文件，以及其他对我院有查考价值的资料，如文件汇编、书籍、杂志等。
5.2 事务性、临时性的没有查考利用价值的文件材料不归档。
5.3 文书材料的收集要求与归档时限。
5.3.1 院党政综合管理部负责有关院文件材料的收集、整理与归档的初始工作，院各部、所（院）、中心通过业务渠道收到的外来非技术类文件材料应及时送交到党政综合管理部，由党政综合管理部办理文件的签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等程序。
承办单位和个人应将已办理完毕的文件材料及时归还党政综合管理部，党政综合管理部应在次年第二季度内将收集齐全的上年度文件（含电子版）完整无缺地一同移交信息情报中心档案室归档。院党委会、院长办公会、院务会等形成的会议记录，党政综合管理部可择期归档。
5.3.2 其他应归档材料，党政管理部可在本年度内适时归档。
5.4 院党政综合管理部在向信息情报中心移交文件归档时，应填写文书档案归档明细表一式两份，经信息情报中心档案管理人员检查验收合格，办理签收手续后，一份由归档部门带回留存，一份随档案移交。
5.5 文书档案管理人员应在每年三季度末完成上年度档案归档整理工作。
6.归档文件的质量标准及要求。
6.1 归档文件的整理单位。
6.1.1 归档文件以“件”为单位进行整理，一般以一份文件为一件；
6.1.2 文件的正本与定稿合为一件；
6.1.3 正文与附件合为一件；
6.1.4 原件与复印件合为一件；
6.1.5 **文与被**文合为一件；
6.1.6 同一年度内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各合为一件，跨年度的各为一件；
6.1.7 文件处理单与相关文件合为一件；
6.1.8 报表、名册、图表、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。
6.2 归档文件的分类与保管期限。
6.2.1 归档文件按“保管期限-年度-问题”分类法实行。
6.2.2 归档文件保管期限规定为永久、30年（长期）和10年（短期）三种。
6.2.2.1 凡是反映我院主要职能活动和基本历史面貌的，需要长远利用的档案，列为永久保管。
6.2.2.2 凡是在相当长时间内我院需要查考的档案，列为30年（长期）保管。
6.2.2.3 凡是在较短时间内我院需要查考的各种文件材料，列为10年（短期）保管。
6.3 归档文件的装订。
6.3.1 凡归档文件统一按“件”进行装订，十年一断号。
6.3.2 装订文件时尽量把四边都取齐，至少把左边与下边分别对齐。要拆除文件上的订书针、大头针、回形针等金属物。
6.3.3 列为短期保存的文件及本来已装订成册的刊物、书籍、会议记录、报表、名册等，可以保持原貌，不再拆开重新装订。
6.3.4 列为永久和30年（长期）保存的文件，采用不锈钢夹或线绳“三孔法”装订；文件太薄的，可使用少量胶水按“三孔法”装订的位置逐页粘贴；文件过厚的，可采用线绳“三孔法”装订。
6.4 归档文件的排列编号及目录。
6.4.1 归档文件在分类方案的最低一级类目内进行排列。
6.4.2 所有文件按要求装订、分类、排列完毕后即应进行编号、以固定分类、排列次序。
6.4.3 加盖并填写归档章：在每份文件首页上端靠右的空白处加盖归档章并填写各项目。
6.4.4 归档文件目录按排列编号顺序逐件编制，遇到不同问题类别或年度时，均新起一页再连续编写。
6.4.5 文件目录内容应填写完整齐全，纸质目录按保存期限类别装订成册，电子目录留存备查。档案盒内文件排列有序，不同保管期限的文件不得混合装盒。
6.4.6 建立档案目录数据库，逐步实现档案文件内容检索。
7.档案保管。
7.1 文书档案管理人员应根据档案保管的基本要求，齐全、完整、系统地保管全院的文书档案。
7.2 同一保管期限的档案盒应按照年度顺序立式排列，做到盒号与存放顺序一致。
7.3 档案柜应统一编号，科学排列，便于档案的搬运和取放。
7.4 档案管理员应经常检查档案库房，采取必要的技术措施，确保库房温度、湿度应符合国家对纸质文件和电子文档保管的国家标准要求。
7.5 电子文档采用温彻斯特磁盘（或闪存电子盘）和光盘保存，互为备份。对电子文档应每年进行随机抽样读取，发现读取问题须立即进行修复处理。
7.6 档案室内严禁放置植物、食物及易燃、易爆物品，切实做好库房的“防火”、“防盗”、“防尘”、“防潮”、“防光”、“防鼠”、“防虫”、“防有害气体污染”工作。
7.7 档案保管人员如因保管不善造成档案的损坏，应以《档案法》有关条款承担责任。
8.档案的保密。
8.1 档案管理人员必须认真贯彻执行上级有关档案保密工作的制度和规定，严守机密，不得随意将档案带出室外，不得向无关人员谈论和介绍档案情况，应养成守口如瓶的良好习惯。
8.2 密级程度较高的文书档案应有专人专柜保管、专人负责提供利用。
8.3 档案管理人员平时记载和档案有关的材料，不得随意乱扔，不需要保存的要及时销毁。
8.4 档案管理人员不得在档案室内接待非查阅档案的无关人员。
9.档案借阅。
文书档案管理办法
控股集团 第一章基本原则。第一条为加强高科集团公司 以下简称公司 文书档案管理工作的规范化 标准化和科学化，充分发挥各类文书档案在公司生产 经营和管理中的作用，根据 中华人民共和国档案法 企业档案管理规定 等相关法规和高科集团公司的有关规定，结合公司实际，制定本办法。第二条档案工作是公司基础管理工作...
文书档案管理办法
第一章总则。第一条目的。为使文书管理制度化，以增进文书处理品质及效率，特制订本办法。第二条范围。本办法所讲文书管理，指本公司各部门与外界来往文书及各部门之间来往之文书，自收 发 文至归档全部过程之办理与控制。第二章文件流传细则。第三条分类。1 登记的文书范围 结合 档案管理规定 的要求 2 外来文件...
文书档案管理办法
第一章总则 第一条为加强公司文书档案管理工作，确保文书档案的完整 准确 系统和有效利用，特制定本办法。第二条文书档案是指公司在经营活动中形成的具有查考利用价值的归档集中保存起来的文件材料。第二章职责。第三条公司财务部负责财务档案的管理工作 人力资源部负责职工人事管理档案的管理工作，其余档案由办公室统...