第一章总则。
第一条目的。
为使文书管理制度化，以增进文书处理品质及效率，特制订本办法。
第二条范围。
本办法所讲文书管理，指本公司各部门与外界来往文书及各部门之间来往之文书，自收（发）文至归档全部过程之办理与控制。
第二章文件流传细则。
第三条分类。
1、登记的文书范围：结合《档案管理规定》的要求；
2、外来文件：公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要）、电报、传真等等；
3、本部制发文件：本公司内部文件和对外业务文件。
第四条行文要求。
公司内公文格式主要为公司正式文件、签呈、备忘单、传真。
1、正式文件。
由公司根据其重要性确定是否系正式文件，正式文件要填写文件签发笺，由总经理签发，并加盖公章。
2、签呈。1）公司内部下级对上级有所请示时用；
2）签呈不得越级上报；
3）须总经理阅示之签呈，部门主管应有明确的意见。
3、备忘单。
1）公司内部发布行政命令、通知、通报以及部门之间的业务商洽、协调、联络时用；
2）由公司下发的备忘单由总经理核准，各部门所发备忘单由部门主管核准。
4、传真。1）处理业务时使用；
2）传真由各业务部门自行管理，指定专人负责收发、登记、跟催和归档；
3）以公司名义发出的传真，须经总经理核准。
第五条收文。
1、本公司与外界往来的文件，由办公室统一登记、收文。
2、公司所收上级部门或其他单位公文，由总经理办公室进行收文登记后，送总经理阅示处理。
3、内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。
4、部门所收公文交部门主管处理，对需办理的应抓紧时间办理，不得延误和推诿。
第六条发文。
1、以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司办公室登记签发。
2、公司以备忘单形式下发公文经总经理签字后，由总经理办公室负责下发。
3、部门上报、部门间往来及部门内下发公文，经部门经理签字后，由各部门自行登记、签发。
第七条分文。
1、 外来文件由办公室登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。
2、 内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。
第八条会签。
1、需多部门或多人会签处理的文件应附上"收文处理单"。
2、各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。
3、文件收文后，再依"收文处理单"内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送办公室。
第九条公文归档。
1、管理部门。
1）公司的公文及档案由总经理办公室统一管理；
2）会计档案由财会部负责整理保管。
2、文件档案移送归档时点收原则。
1）检查文件之本文及附件是否完整，如有缺少，应追查归入；
2）文件处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办人员补办；
3）与本案无关的文件，应立即退回经办人员。
3、保存期限。
1)公司文件应依其性质与内容确定保存期限的长短。
2)公司永久保存的文件有：
公司章程；董事会会议记录；
**机关核准文件；
不动产所有权及其他物权、债权凭证；
设计图纸、重要设备技术资料；
其他经核实须永久保存的文件。
4、档案清理。
1）档案管理人员应每年对文件进行一次清理，该归档的文件应装订成册，及时归档。
2）所有档案须入柜保存，永久保存的文件应放入保险柜内保存。
3）档案柜应保持整洁，并有防虫蛀措施。
4）档案保存期满，须销毁的，应造册呈总经理核准后实施，并应在该卷目次表附注栏内注名销毁日期。
第三章重要文件的审核、执行。
第十条审核、批示。
涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件，由办公室汇总签办意见，呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。
第十一条执行。
经总经理或有关人员的批示后，正本留办公室归档存查，由办公室将文件复印一份送执行单位处理并督促执行。
第四章撰写文书格式。
第十二条公司实行按国家标准和公司标准统一的文书规范格式。
第十三条对已经统一的文书类（以附件形式下发），要求各部门及员工严格按公司规范格式操作。
第五章附则。
第十四条本办法未尽事宜，参照公司其他相关制度执行。
第十五条本办法自下发之日起实施。
提示：1、明确制定目的及文书管理范围。如规定本办法所讲文书管理，指本公司各部门与外界来往文书及各部门之间来往之文书，自收（发）文至归档全部过程之办理与控制。参见上文第。
一、二条。2、明确相关分类及行文要求。如规定公司内公文格式主要为公司正式文件、签呈、备忘单、传真。参见上文第。
三、四条。3、明确收文、发文、分文、会签的要求。如规定以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司办公室登记签发。参见上文第。
五、六、七、八条。
4、明确公文归档的要求。如规定公司的公文及档案由总经理办公室统一管理；会计档案由财会部负责整理保管。参见上文第九条。
5、明确重要文件的审核、执行。如规定涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件，由办公室汇总签办意见，呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。参见上文第。
十、十一条。
6、明确撰写文书格式。如规定公司实行按国家标准和公司标准统一的文书规范格式。参见上文第。
十二、十三条。
7、明确其他事项以及施行时间等。参见上文第。
十四、十五条。
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