公司档案管理制度

公司档案处理准则第一条为了标准公司档案处理作业，确保档案的完整性及保密性，理顺作业程序，清晰作业职责，根绝材料丢失，特制定本准则。第二条档案处理机构及其职责 1、公司档案作业实施二级处理，一级处理是指公司归纳处理部的统筹处理；二级处理是指各部分的档案材料处理作业。 2、归纳处理部档案处理员担任公司一切档案材料的一致搜集处理，各部分的档案处理员担任本部分档案材料的运用处理。

3、档案处理人员要严格实行公司档案处理规则，认真细致地做好档案保管以及运用作业，充分发挥档案材料的效果。 4、归纳处理部档案处理员有职责对二级档案处理作业进行监督和辅导，每年对二级档案处理进行一次查看检验。第三条归档准则1、但凡反映公司战略开展、生产经营、企业处理及工程建造等活动，具有覆按运用价值的文件材料均属归档规模。

2、凡属归档规模的文件材料，均由公司会集一致处理，任何个人不得私行留存。3、归档的文件材料，原则上有必要是原件，原件用于报批不能归档或相关部分保存的，归纳部保存复印件。4、凡公司业务活动中收到的文件、信件承办后均要及时归档；以公司名义宣布的文件、信件要留底稿及正文备检。

5、业务活动中触及金融财税方面的材料，由财务部保存原件；归于人事方面的材料，由人力资源部保存原件；归于工程建造方面的，由规划建造部保存原件。以上部分应将涉外业务的复印件报归纳处理部存案。6、由公司对外签定的经济合同，应保存三份原件，归纳处理部保存一份，财务部及合同实行（或签定）部分各保存一份。

特殊情况只要一份原件时，由归纳部保存原件。7、在归档规模内的其他材料，由经办人收拾后连同有关材料移送归纳处理部档案室。部分需求运用的可复印或仿制，归档规模外的由各部分自行保管。

第四条档案保管准则 1、公司归纳处理部设寄存档案的专门仓库，各部分应依据保存档案数量，设置寄存档案的箱柜，并具有防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档材料要进行**，编制归档目录。 3、档案处理员要科学地编制分类法，依据分类法，编制分类目录；依据需求编制专题目录，完善检索东西，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次清楚，寄存科学。 5、库存档案有必要图物相符，帐物相符。 6、档案处理人员要了解所处理的档案材料，了解运用者的需求，把握运用规则。

7、依据有关规则及公司实际情况，断定档案保存期限，每年年终据此进行收拾、除掉。 8、经断定需毁掉的档案，由档案处理员假造毁掉清册，经公司领导及有关人员会审赞同后毁掉。毁掉的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密准则，做好档案丢失的防护作业。 10、凡公司作业人员调离岗位前有必要做好材料移送作业，方可处理调集手续。第五条档案借阅准则 1、档案归于公司秘要，未经许可不得外借、别传。

外单位人员未经公司领导赞同不得借阅。2、借阅档案材料，须经档案保管部分担任人赞同。阅档有必要在办公室指定的当地，不得带着外出。

需求借出档案的，须经档案保管部分担任人赞同。 3、借阅档案，有必要实行**、签收手续。 4、借出档案材料的时刻不得超越一周，必要时能够续用。

过期由档案处理员催还。需求长时刻借出的，须经分担副总经理赞同。 5、借出档案时，应在借出的档案方位上，放一替代卡，标明卷号、借阅时刻、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案材料者有必要妥善保管档案材料，不得恣意转借或复印、不得拆封、损污文件，偿还时确保档案材料完整无损，不然，清查当事人职责。7、借出档案材料，因保管不小心丢失时，要及时清查，并陈述主管部分及时处理。8、重要档案、秘要档案不得借阅，有必要借阅的要经分担副总经理赞同，有必要外借的，由总经理批阅。

第六条二级档案应依据材料的性质和部分需求，每三年移送一次，有必要保存的尽量留复印件，其他材料交归纳处理部一致保存。

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