4、公司各部门(人力资源部除外)的档案工作人员应于每年的12月20日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。
第十三条档案保管。
1、公司所有档案资料均进行专人、专柜管理。
2、档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作，相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。
3、档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分类进行管理。
4、档案工作人员应参照国家的规定和公司《保密制度》，对档案资料进行密级划分，并确定保管期限，上报董事会，经批准后执行。
5、所有档案资料划分四个密级：普通级、秘密级、机密级和绝密级。具体划分标准见《保密制度》。
6、档案工作人员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。
7、对于档案的管理和利用，密级的变更和解密，参照国家有关规定执行。
第十四条档案的查阅、借阅。
1、公司员工查阅、借阅档案时，应严格办理查阅(借阅)手续，由档案管理员对查阅(借阅)人、所查阅档案名称、查阅(借阅)时间和归还时间进行详细登记。
2、查阅(借阅)密级档案时，如查阅人为《保密制度》中知晓范围外的员工或公司外部人员，须填写《档案查阅(借阅)申请单》，经档案管理员审核，批准人审批后方可进行查阅(借阅)。公司员工不得查阅(借阅)档案内容与本身工作无关的档案。
3、档案查阅(借阅)的批准权限：普通档案由办公室主任审批；秘密级档案由行政总监审批；机密级档案由总经理审批，绝密级档案由董事长审批。
4、原则上档案原件概不外借，档案室可对常用的档案资料复制副本，供需要部门借阅，副本在使用部门使用完毕后，由档案室**、保管和销毁，其处理等同于档案原件。
5、查阅、借阅公司档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得损坏档案。
6、严禁公司员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制，否则将按照公司《保密制度》的有关规定予以处罚。
第十五条档案的销毁。
1、对于超过保管期限或确已失去价值的档案，档案工作人员应定期销毁。销毁前，档案管理员应将销毁档案。
2、清单上报办公室主任，经办公室主任审核，报批准人批准后，方可销毁。
3、任何人不得私自销毁档案。普通档案和秘密级档案的销毁由总经理审批，机密级和绝密级档案的销毁由董事长审批。档案的销毁具体见《档案销毁程序》。
4、档案销毁时应有2人以上进行现场监督，严禁私自销毁档案。
四、附则。第十六条本制度由公司办公室制订，并负责解释和组织实施。
第十七条本制度报总经理批准后施行，修改时亦同。
第十八条本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的制度以本制度为准。
第十九条本制度自颁布之日起施行。
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