办公室档案管理文件。
1.目的：为加强公司档案管理工作，确保档案资料及时、完整地收集和整理，有效地保护和利用档案，更好地为公司的生产经营服务，特制订和执行本制度。
2.范围：适用于公司档案管理，包括行政管理、经营管理、质量管理、科研开发、生产技术等档案。
3.责任： 办公室。
4.内容：引用法律法规。
中华人民共和国档案法》
中华人民共和国档案法实施办法》
宁波市档案管理工作条例》
4.执行程序。
4．1档案库房管理。
4.1.1档案库房系机要重地，非档案工作人员不经允许不得入内。
4.1.2严禁在库房内吸烟，不准在库房内放置易燃易爆危险物品。
4.1.3门窗必须牢固，橱柜必须加锁，做到人走门锁，库房钥匙不准擅自转交他人。
4.1.4库房内必须配备消防器材，定期查看消防用具的状况。
4.1.5库房内应具备防晒、防火、防潮、防尘、防盗、防虫、防鼠、防震等条件。
4.1.6当工作人员不在库房时，应拉闭窗帘，中断照明。
4.1.7档案柜架应科学排放，应按档案不同级别分门别类，达到整齐划一。
4.1.8查阅资料和档案必须办理借阅手续。
4.1.9对保管的档案每年进行一次检查，对到期的档案做好鉴定销毁工作。
4.1.10档案库房的排架要有顺序，要符合编号规律，保持档案的有机联系和系统性要求进行排架（柜）。
4.2技术档案管理。
4.2.1 公司技术档案，按公司《保密管理制度》有关规定执行，不允许个人和部门保存。
4.2.2各部门必须把技术档案的形成、积累、整理、归档及归档后的修改、补充工作纳入日常管理工作中，并列入部门和技术人员的职责范围。
4.2.3凡是归档的技术文件和资料、图纸，应有目录清单，字迹要清晰，归档的图纸必。须保持图物相符。
4.2.4综合管理部负责全公司技术档案的管理、编目、统计、复制，并提供利用服务。
4.2.5技术人员应参加设计会审、产品鉴定和评价、基建工程的验收、科研成果的验收和鉴定、设备的开箱验收等活动；并提交档案资料。
4.2.6档案员调换工作时，需对档案资料根据目录进行全面核对，确认无误后可办理移交手续，并准许调离岗位。
4.3生产经营档案管理。
4.3.1生产经营档案实行统一管理，各部门或个人均不得保管文件、资料档案。
4.3.2有关部门在工作中形成的计划总结、销售和**计划、市场信息和用户反馈信息、统计报表、资料等年终统一由各部门专（兼）职档案员集中收集整理后，按归档范围送交办公室组卷存档。
4.4财务档案管理。
4.4.1由财务部负责收集会计资料，按月装订好记帐凭证，盖好有关印章，做好妥善保管，无缺少、无破损、无伪造；
4.4.2每年形成的财务档案，由财务部按照归档要求进行装订立卷，立卷后可暂由公司财务部保管一年，次年3月由财务部编造清册移交综合管理部保管存档。
4.4.3要求财务部在规定保管期限内，严格保管好财务档案资料，做好“六防”工作，即防潮、防光、防虫、防盗、防火、防霉。
4.4.4做好和完善保密工作，严格按《保密管理制度》要求，规定财务档案查阅范围。
4.4.5财务档案保管期限按《会计档案管理办法》执行，到期的档案资料，每年第一季度内按规定进行清理，先由档案部门提出销毁意见，会同档案鉴定小组严格审查、共同鉴定，经主管副总批准，编制好“会计档案销毁清册”，销毁时有关部门要派人监销。
4.5归档文件要求。
4.5.1凡寄送本单位的公务文件，统一由综合管理部文书收拆、登记，其他部门或个人不得擅自收拆，确保文件资料、信件的及时、完整和安全。
4.5.2本公司拟写文件用统一的发文稿纸起草，修改和签发文件必须用黑墨水或蓝墨水。
4.5.3任何部门、个人原则上一律不留文件（原文），确实非留不可的，经办综合管理部主任批准，保留复印件并办理登记手续。
4.5.4为保持档案的完整，每个文件资料要做到四个一起归档，即正文与附件、底稿与印文、报告与批复、翻印与原件。
4.5.5装订后的档案，统一由档案室保管，根据档案材料本身价值和利用价值分为永久、长期、短期三种，并根据文件密级程度分类保管。
4.5.6凡工作需要查阅文件、统计、经营资料的应积极提供，但必须办理借阅登记手续，外单位来公司查阅有关文件资料的需持介绍信，经办公室主任同意方可查阅；涉及公司机密的文件、资料，需按《保密管理制度》有关规定执行。
4.5.7档案资料一律不准外借，确需抄写、复制的需经办公室主任同意；保密档案按规定的密级要求进行标识。
4.5.8严格组织纪律，遵守保密制度，档案材料不准随便翻印，对不归档文件、内印资料一律作保密废纸处理。
4.6档案借阅管理。
4.6.1档案室保管的档案资料，主要是为公司生产经营管理工作提供信息， 为各部门服务。
4.6.2公司有关部门需查阅档案、资料，必须在档案室内进行，不能流离他处，如特殊情况需要拿出室外的，要求按（4.5.7）执行。
4.6.3借阅密级的档案只能在公司内，并经办公室主任同意，借阅人员要严格遵守《保密制度》，并按（4.5.7）执行。
4.6.4借阅档案必须说明理由和内容，并在借阅登记簿上登记后方能借阅，所借档案不得携出公司或转借他人，借阅时间不得超过半个月，技术档案所有原件一律不得出借。
4.7档案保管期限划分为永久、长期、短期三种。
4.7.1永久：凡反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司的经营有长期利用价值的档案，列为永久保管。
4.7.2长期：凡对公司生产经营管理工作有查考利用价值的文件、资料，列为长期保管（16年—50年）。
4.7.3短期：凡在较短的时间内，对公司经营管理有参考利用价值的文件、资料，列为短期保管（2年以上，15年以下）。
4.7档案的鉴定与销毁管理。
4.7.1在所长的领导下，成立档案员和有关部门人员参加的档案鉴定小组，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，并提出销毁意见；
4.7.2经鉴定，对失去价值和保管价值的档案，由档案室提出意见编造销毁清册，报所长审批后销毁，未经鉴定，任何人不得随意销毁档案；
4.7.3档案的鉴定与销毁，对已经超过保管期限的档案，由公司档案员提出意见，经批准，由公司派专人监销或报请上级部门统一处理；
4.7.4销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点、核对，在销毁清册上盖章，并将销毁情况报告所长，销毁清册应列入档案；
4.7.5会计档案销毁时，对历来的工资名册、未了结的债权债务、土地征用和固定资产中的重大财产的买卖单据、交通肇事、工伤事故的单据，对涉外（含港台）账务要抽出另作组卷，作长期或永久保存。
4.7.6技术档案和统计档案要定期鉴定，对内容（数字）有误漏的资料及时进行修改和补充，并在备考表中说明修改补充情况，在修改补充处加盖修改人私章。
4.8档案保密管理。
4.8.1档案保密基本范围和密级确定等同于公司《保密管理制度》所确定的范围和等级。
4.8.2保密文件、资料的控制、发放、**按《保密管理制度》规定进行批准、登记、 印章、识别，具体由办公室文控中心控制。
4.8.3凡属公司档案保密范围的文件材料，相关部门须在规定时间内，系统、完整、准确归档全部材料，并根据制度规定，审定密级，送交档案室集中保管。
4.8.4公司任何部门和个人均应加强保密教育，特别在涉外经济活动中，必须严守公司秘密，违者按公司《保密管理制度》有关规定进行处理。
4.8.5凡公司有关人员因工作需要查阅和利用保密档案的，必须按要求进行控制。
4.8.5.1绝密级：经公司总经理同意，在档案室查阅，一律不得外借。
4.8.5.2机密级：经所长同意，到档案室查阅，一律不得外借。
4.8.5.3秘密级：经项目经理同意，到档案室查阅。
以上三种密级的档案确系工作需要，要求借阅的，必须按密级审批同意；办公室负责复制标识，超期不归还的按泄密论处。
4.8.6外单位人员来查阅保密档案，需持单位介绍信到公司办公室登记，并报所长批准，方可查阅，原则上不得摘录。
4.8.7组织有关人员定期对企业密级档案自行检查、鉴定，并确定升（降）密级或解密，定期对公司保密制度执**况进行检查。
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