1．目的
为完善酒店基础资料存储工作，明确细化档案管理流程，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充，特建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁程序。
2．适用范围。
本规定适用于***酒店管理公司（以下简称集团）总部及下属所有企业及档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁各环节所涉及的相关部门和个人。
3．管理职责
集团档案室隶属于集团行政部，采用集团及下属所有企业档案统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即集团档案室，负责公司档案的总体管理，各分店办公室（部门）文员负责本部门的立卷归档工作，集团档案管理员对各部室进行档案管理业务上的指导、监督和检查。
4．档案收集、存储范围。
4.1 除财务部、人事部、出品部涉密档案外，集团在各种活动中形成的全部纸介、影像资料均在存档范围；
4.2财务档案：包含各类合同均由财务部自行保管，集团档案室提供存放点；使用时，由财务部经理指定专人调档；
4.3 人事档案：包含人事劳资合同均由公司人力资源部自行保管，集团档案室提供存放点；使用时，人力资源部经理指定专人调档；
4.4 出品部涉密档案：包含酒店菜谱、菜品配方、菜品研发资料等涉密资料均由出品部自行保管，集团档案室提供存放点；使用时，由出品部第一负责人指定专人调档；
5. 管理规定。
5.1档案分类。
5.1.1 文书档案：即在集团管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件（备忘录、制度文件、管理规定等）。
5.1.2 工程档案：即以集团及下属企业店面设计、装潢、硬件设施配备、水电位置等为核心的、在酒店前期筹备到后期营运过程中所形成的全部工程方面的专业材料。
5.1.3 财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。
5.1.4 人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的各项资料。
5.1.5 经营销售档案：即公司前线运营活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如大客户档案、市场调研资料、公司宣传资料等。
5.1.6 对客服务档案：即公司在提供顾客服务过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录，如顾客投诉记录、客诉处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查汇总与分析记录等。
5.1.7 外部沟通档案：即公司在单店报批，筹建、运营过程中和**、公共事业单位发生接触后产生的批文、文件、专题会议纪要等具有保留和存查价值的历史记录。
5.1.8 日常管理档案：
5.1.8.1营运类：即以质检报表为核心的服务过程中产生的各类值得留存具有查考意义的各类表单。
5.1.8.2行政类：即以部门设立、年度大事记、组织机构图、财务管理、计划统计、内部收文、外发函件等内部沟通方面的档案。
5.1.9 声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录。
5.2立卷归档：
5.2.1 集团各部室文员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，如：
《部门会议纪要》、《部门总结等》，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。
5.2.2 随时将已放发完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单；
5.2.3 以季度为节点，对本部、室所有文件进行清理，对不需要归卷的文件材料另备文件夹单独存放；
5.3 归档周期：
5.3.1 文书档案、经营销售档案、对客服务档案、外部沟通档案、日常管理档案：
以每年度为一个归档周期，集团各部、室文员在每年1月底，将上一年度形成的文件资料整理后移交至集团档案室。
5.3.2工程档案：工程档案在竣工决算工作完成后三个月内归档。
5.3.3财务档案：会计年终结算后，所有资料暂由财务部保管，3年后再存放于集团档案室。
5.3.4人事档案： 所有人事资料暂由人力资源部保管，2年后再存放于集团档案室。
5.3.5声像档案：声像资料实行实时更新管理，集团各 、室在需在产生资料后的3个工作日内移交至集团档案室。
5.4归档要求：
5.4.1集团各部、室向总部档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份。移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份移交清单即文件清单。
5.4.2集团各部、室文员，整理好档案资料在归档周期内，向总部档案室提出申请，总部档案管理员有义务协调安排好各分店档案移交的具体时间，并在15个工作日内协助申请人完成档案交接工作。
5.4.3集团各部、室向总部档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，对于未经系统整理的零散文件总部档案室有权拒绝接收；
5.4.4 文件在集团各部、室保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档；
5.4.5集团各部室可根据实际工作需要保存文件，但向总部档案室移交档案时，总部档案室只对规定的归档范围内文件进行接收；
5.5 档案整理：
5.5.1 鉴定：对集团各部、室移交的档案，总部档案室档案管理员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料，必要时可组织文件涉及部门人员共同鉴定；
5.5.2 组卷：通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，组成案卷；
5.5.3 造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册；
5.5.4 上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下；
5.5.5 返还：对于没有通过鉴定的资料，要及时通知资料所属部、室将资料取回，自行保管；
5.6存放要求：
5.6.1卷内文件的排列应条理系统。
文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列顺序为文前图后。
5.6.2不同保存价值的文件应分开组卷。
5.6.3凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。
5.6.4文件材料装订前应剔除金属物，工程图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cm×21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。
6 保存规定：
6.1 档案室管理：
6.1.1 档案工作人员要严格遵守《保密守则》，做到不失密。
6.1.2 入柜档案井然有序，并备有档案存放地点索引，以便掌握存放情况，以满足迅速调阅的需要。
6.1.3 案室应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与档案管理无关的活动；档案室档案必须按顺号上架，不得错架、乱架；
6.1.4 档案室内应设有空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备，档案员要定期检查，以确保以上设施的安全有效；
6.1.5 随时注意库房温湿度的具体指数，档案室温度必须保持在140c~200c，相对湿度50%~65%；
6.1.6 档案入室前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动；
6.1.7 档案管理员要定期对档案进行检查核实，如发现档案与目录不符或毁坏，应及时查明原因，采取补救措施，如人为造成，视情节轻重，追究责任。
6.1.8 档案管理员每周定期对档案室进行清扫擦拭，包括擦洗密集架、地面、门窗等，特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防虫蚁滋生；
6.1.9总部档案管理员外，其他人不得随意出入档案室，确需进如者（如维修房间或设备等），则须有档案员陪同并相伴始终；档案管理员工作完毕后，应对门窗、电源、消。
器材等进行全面认真的检查，确保档案室安全；
6.2档案借阅、借出管理规定：
6.2.1 公司内部人员借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库；
6.2.2 档案使用人如需借出档案，须填写《档案借出登记表》，并按规定于1周内归还，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续；归还时，档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。
6.2.3 非本集团员工若需借出档案，须持有关单位介绍信，并征得行政总监同意后，方可借出；
6.2.4借阅档案，一次不得超过二卷，一般应在档案室查阅，确因工作需要借出时，需填写《档案借阅登记表》，经档案室直属总经理及行政总监批准后方可借阅，借阅期限不得超过五天。
6.2.5借阅者要树立爱护档案的自觉性，确保档案资料的完整与安全。
6.2.6借阅者应对借阅的档案资料妥善保存，保守机密，不得任意转借或扩大范围。
6.2.7借阅人员必须保持档案的完整无损，不得涂改划圈、拆卷、撕页、摄影和翻印。
6.2.8借阅者不得在档案室内吸烟、大声喧哗。
6.3 流动中的安全防护控制：
6.3.1 档案在档案室外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所；
6.3.2 未经许可，借阅者不得将所借档案转借他人，以防泄密；
6.3.3 尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间，以防因档案外借时间过长而出现泄密情况。
6.4 档案销毁。
6.4.1 准备销毁的档案料在未批准前应单独保管；
6.4.2 对超过保存年限和无保存价值的档案，由档案管理员提出意见，行政部会同有关职能部门共同鉴定；
6.4.3 鉴定完毕后登记在册，参加人员签字盖章，送总经理审批后方可销毁；
6.4.4 档案销毁时，总部档案管理员及行政部文员必须同时在场，并签字证实；
6.4.5 销毁清册必须立卷归档，长期保材存。
6.4.6严禁将需要销毁的档案做为二次用纸使用，或作为垃圾卖出。
7． 相关表单：
7.1 文件清单/移交清单。
7.2 档案借阅登记表
7.3 档案清查记录。
7.4 过期档案销毁申请表。
7.5 档案销毁记录。
附：档案归档明细表。
案卷装订的步骤。
确定装订线。
根据文件**区的情况和纸型的大小，确定案卷装订的位置。
因文件为横写横排，案卷采取左侧装订的方法。
2）去除金属物。
去除文件材料上的书钉、回形针、大头针等金属物，年久生锈将腐蚀文件。
清除时注意不要损坏文件。
3）补贴加边。
对破损文件要进行裱糊。
对未留装订线位置或装订线上有字迹的文件材料要用无字白纸加边托裱，字迹已经扩散的文件材料应复制并与原件一起装订。
纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔等材料制成的文件材料易发生字迹模糊或蜕变等现象。
酒店档案管理办法
起草 审核 分管领导审核 签发 第一条档案管理机构。酒店领导。分管档案工作副总经理 办公室。档案管理员 各部门兼职档案管理员。第二条归档。各部门在工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的文材。料，按 条款类目 分别存放，翌年经检查齐全后，整理 立卷，交由档案室归档。归档文件必须经过公司总经理办公室主...
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一 集团公司档案管理办法。第一章总则。第一条根据 档案法 企业法 乡镇企业档案管理暂行规定 和 电子文件归档与电子档案管理办法 试行稿 的规定，为加强档案的科学管理，更好地为集团经营管理服务，特制订本办法。第二条集团档案指各公司 企业 部门在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案，包括纸质档案 电子...
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1 工程地质勘察报告。2 水文地质勘察报告 自然条件 调查。3 初步设计图纸和说明。4 技术设计图纸和说明。5 施工图及其说明。6 设计计算书。7 设计 地勘单位的参建责任人员名单及相关质量责任书。五 工程部。1 施工单位的竣工资料。2 建设 监理 施工单位的参建责任人员名单及其相关质量责任书。3 ...