一、能够对档案进行分类、检索并实施科学管理。
一)学习目标。
能够对档案进行分类、检索并实施科学管理。
二)分类、检索。
1.常用档案分类法。
一般意义上的档案分类，即全宗内档案分类。就是把立档单位所形成的档案，按其**、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的工作。
最常用的档案分类方法有下述三种：
第一，年度分类法。
就是根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成若干类别。
第二，组织机构分类法。
就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成若干类别。
第三，问题分类法。
就是按照文件内容所反映的问题(或称"事由")将全宗内档案分成若干类别。
2.现实分类中几种方法的结合运用。
在实际的档案分类过程中，单纯采用一种分类方法的情况是较少的，多为几种方法的结合运用。这种结合也称复式结构分类法。传统的复式结构分类法主要有：
组织机构--年度分类法，年度--组织机构分类法，年度--问题分类法，问题--年度分类法。但是，根据目前国家有关规范的要求及现行立档单位的实际情况，许多单位多采用下述方法：
第一，年度--组织机构分类法。
就是先将立档单位内的档案按年度分开，然后在每个年度内再按内部组织机构进行分类。此种方法适用于立档单位规模较大，年立卷量较多，且内部组织机构虽有变化但不复杂的全宗。例如某城市建设集团全宗档案按年度--组织机构分类法分类如下：
2023年经理办。
计划部。工程部。
经营部。财务部。人事部。
2023年经理办。
计划部。工程部。
经营部。财务部。人事部。
第二，年度--问题分类法。
就是先将立档单位的档案按年度分开，然后在每个年度内再按问题进行分类。在实际工作中，有些单位组织机构变化复杂，或者文件很难区分所属机构；有些单位内部未设分支机构或者虽然内部也设一些机构，但机构职责不明确，加之各机构形成档案的数量差别很大，有的机构(如总经理办公室)形成档案较多，而有些机构(如工会)形成档案很少，难以按年度--组织机构分类。在这种情况下，就可以采取此种方法。
例如某生产性企业全宗档案按年度--问题分类法分类如下：
2023年行政事务类。
生产经营类。
劳动人事类。
财务管理类。
教育培训类。
综合类。2023年行政事务类。
生产经营类。
劳动人事类。
财务管理类。
教育培训类。
综合类。2.常用档案检索工具的编制和使用。
档案检索工具，是查找档案使用的目录、索引、指南等的统称。
1)案卷目录。
案卷目录是以案卷为单位，按照档案整理顺序组织起来的档案检索工具，它是档案部门最基本、使用较为频繁的一种检索工具。如图：
案卷目录。案卷目录在档案管理中有广泛的用途。但是，由于它的查检对象是一组有密切联系的文件组合体，人们对于单份文件的查准率受文件立卷质量制约较大。
2)全引文件目录。
全引文件目录又称案卷文件目录，是将全宗内文书档案或其一部分卷内文件目录按一定的排列方法(分年度或分保管期限)汇编在一起而成的检索工具。它是案卷目录与卷内文件目录"合二为一"的产物。其形式有两种：
一种是先列出案卷号、题名、年度、页数、期限，随之就在下面标出此卷内文件目录。如图：
此种方法的缺陷是不能使用已有的卷内文件目录，需要重新填写卷内文件目录。另一种是指明案卷号(在卷内文件目录的右上角)，下面再列出这个案卷内的卷内文件目录。如图：
此种方法简便易行，将已使用的卷内文件目录(标有案卷号)，复制一套，按照一定的规律装订成册即可。但此种方法未列出案卷标题，检索当中有一定局限。
全引目录这种检索工具的优点是，揭示档案的内容和成分比较具体，无论查找案卷或单份文件都方便，编制也比较简单，但不便按专题查找档案。
3)人名索引。
人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明其档案出处的检索工具。人名索引一般由人名和档号两部分组成。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。
人名索引从体例上可分为综合性人名索引和专题性人名索引。综合性人名索引是将档案中所涉及的人名都编成索引；专题性人名索引是根据所列专题范围(如任免、奖惩等)，对涉及该专题的人名编制索引。
人名索引，一般按姓氏笔划、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。
4)全宗指南。
其体例包括以下内容：
第一，立档单位和全宗的历史概况。此部分简要地叙述立档单位成立时间、人数、机构设置情况，主要领导的配备，立档单位的性质、任务及主要职能活动情况，隶属关系以及全宗历史的沿革等。
第二，全宗内档案内容和成分的介绍。这是全宗指南的主体部分。首先，介绍全宗内档案的构成及数量；其次，以档案内容或以组织机构为主线分别介绍档案情况，突出有价值的内容；再者，介绍全宗内档案的整理(分类、编目)及保管情况。
第三，全宗指南的辅助材料。此部分主要包括：关于利用全宗内档案材料的说明(利用方式、服务手段、利用效果)，有关立档单位历史和全宗历史的参考资料情况(自编参考资料的种类、数量)等。
档案检索工作是指存储和查找档案或档案信息的过程。
档案检索工作是由档案信息存储和档案查找两部分构成的。档案信息存储是档案查找的基础和前提，档案查找是档案信息存储的起因和目的。
档案检索工作的意义主要在于它是档案提供利用工作的先决条件。一个单位的档案文件达到成千上万卷并不是希罕事。面对大量的档案，档案提供利用工作并不只是依靠简单的取和放完成的，而是先要通过检索这一瓶颈。
档案能否及时、准确地提供给利用者，充分发挥其作用，在很大程度上取决于检索工作。检索工作是衡量档案工作水平的一个很重要的尺度，有经验的文秘、档案工作者总是不惜时间和精力，认真编制各种检索工具。
在企事业单位档案部门，所存档案形成时间不长，利用者又基本为内部员工，在利用档案时，能够提供一定的查找线索。因此，这里的检索工具，并不必像档案馆那样详尽完备。只要有案卷目录、全宗文件目录、文号目录、人名目录和全宗指南等检索工具就能够满足需要。
三)相应知识。
档案整理工作是指按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
档案整理工作的一般途径和程序有：区分全宗、分类、立卷、案卷排列以及编制案卷目录等。对此也可称为档案整理工作的内容。
档案整理工作一般是从区分文件所属全宗开始的，只有把属于一个全宗的文件集中在一起，才能根据全宗的具体情况进行下一步的系统整理工作。如果不先区分全宗，属于不同全宗的文件混淆不清，就不可能或者不能正确地作进一步的整理。
一个全宗内文件的系统整理，一般是先分类再立卷。文件怎样分类以及分类是否正确，对立卷有重要关系，因为立卷是在一个类的范围内把文件组成许多小的单位，不是一个类的文件不能组成一个案卷。
案卷的系统排列，只能在立卷之后才可能进行。立成的案卷，为案卷排列提供了实际对象，而排列又确定了案卷的位置。
案卷目录的编制，是在案卷排列之后进行。案卷排列为编制案卷目录提供了具体内容，而案卷目录又最后固定了案卷的排列顺序。
这里牵涉到两个很重要的术语，即"全宗"和"立档单位"。分述如下：
全宗是由一个国家机构、社会组织或个人形成的全部档案所组成的有机整体。如一个公司所形成的全部档案可包括：党群管理、行政管理、财务管理和产品、基建、设备、科研等方面的各种门类的档案。
一个科学家、文学家、艺术家、教育家、企业家、金融家、社会活动家及其他知名人士，在其一生活动中所形成的著作手稿、讲话稿、日记、文电、信函和音像材料等均属个人全宗中的内容。
在我国档案科学和实际工作中，全宗是一个术语，也是一条理论和原则，即：同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。因为一个单位或著名人物在社会活动中形成的全部档案，反映了这个单位或人物的历史面貌及发展变化过程，是一个不可分割的有机整体。
立档单位的定义是与全宗相对应的。其档案能够构成档案全宗的国家机构、社会组织或者个人即称为立档单位。
确定一个组织机构是不是立档单位，它的档案是独立构成全宗，还是作为一个全宗的组成部分，要根据一定的条件来分析。构成立档单位的主要条件是：
第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外单独行文。
第二，是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。
第三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
简单地说，就是看这个组织机构在工作上、组织上和财务上是否有一定的独立性。这三个条件通常是互有联系，有此即有彼的。但是，三个条件又不是并列的，其中以第一个条件最为主要。
为了确定一个组织单位到底是立档单位，还是立档单位的内部机构，必须从有关这个组织单位职权的法规性、指导性文件和实际活动两个方面去分析。
充分利用原有基础，尊重档案的自然形成规律，最大限度地保持文件之间的历史联系，便于保管和利用，是档案整理工作的原则。
档案整理可以为档案工作的其他业务环节奠定基础，是科学管理档案、有效发挥档案作用的前提条件。
四)注意事项。
1.档案分类的注意事项。
1)分类时如何正确判定档案文件所属年度。
一个立档单位的档案，无论是采用年度--组织机构分类法，还是年度--问题分类法，都要首先涉及正确判断文件材料所属年度问题，这是档案分类中一个很重要的问题。对于下面几种情况的文件，应该准确地判定其所属年度：
第一，文件上有两个以上日期但又不是同一个年度的文件。对此类文件要根据文件的特点，确定最能说明该文件特点的日期作为分类的根据。如，法律、法令和条例等法规性文件，以批准日期为根据(公布生效的文件，以公布日期为根据)；指示、命令等领导性文件以签署日期为根据；会议记录以开会日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表以内容针对时间为根据。
第二，文件上没有准确日期的文件。对此类文件应运用多种方法，判定和考证文件的准确日期或接近日期。其方法是，分析文件的内容，研究文件的制成材料、格式、字体和各种标记，或者通过与已有准确日期的同类文件比较、对照来判定该文件的日期。
第三，跨年度的文件。此类文件有两种情况：一是一份文件内容跨了两个以上年度。
如，前一年的工作总结和后一年的工作计划，内容针对两个年度。对此，应以主要内容为根据，判定其所属年度；内容不分主次的，应归入形成文件的年度。五年计划、三年总结、十年规划等文件，属于计划的，归入计划开始的一年；属于总结的，归入总结针对的最后一年。
二是一组有密切联系的文件，形成于两年以至于两年以上，如一次会议，前一年底开会后一年初结束，此种会议形成的文件，应归入会议开幕年。专门案件形成的跨年度文件放在结案年立卷。
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1.1 为贯彻中华人民共和国 档案法 加强公司档案管理工作，维护科技档案的完整与安全，积极开展科技档案的利用工作，特制定本制度。1.2 根据 国营企业档案管理暂行规定 科技档案实行集中统一管理，部分档案 主要是设备仪器档案 实行集中管理，分级保管。2.1 负责科技档案的接收 整理 保管 鉴定 统计 ...