分公司档案管理办法

关于天津分公司业务实物档案。

管理办法的通知(2015版）

为了加强泰康人天津分公司业务实物档案规范化、专业化管理，加强档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，更好地为公司和客户服务，根据总公司《2015档案管理办法》有关规定和具体情况，制定本办法如下：

一、实物档案分类：

1、承保：个险、银保、电销（一年期及以上险种）档案。

2、保全：bpm及bas系统保全操作（合同终止和变更类）档案

3、理赔：合同终止类档案。

4、投诉档案：日常产生投诉案件类型档案。

5、个险营销员档案：营销员入司**合同。

6、续期收展员档案：收展员**合同。

二、档案归档流程：

档案分类-资料扫描-是否有电子清单（如果没有）制作手工清单-提取系统清单-清单整理-档案核对-交接档案-档案复核是否齐全-不齐档案是否可以补全（如果补不全档案请提交无法归档说明 -档案装盒 -制作盒内清单 -装箱-制作装箱目录 -内部归档结束 -作装箱目录 -内部归档结束

三、制定档案交接频率和具体时间。

档案交接频率及时间需由各档案产生部门沟通后，并报送分管运营总经理室领导审阅后实施。

四、档案调阅基本流程。

1、案对接人提出档案调阅申请，需注明调档基础信息，档案使用原因、使用起止日期及档案使用责任人，经过档案使用部门负责人签字确认可提交调阅申请。

2、档案管理岗需亲自将档案交接至档案使用责任人，交接过程中不得出现转交，带领等情况。

3、每次调阅档案使用起止日期不得超过3个月，如果超过三个月未归还档案需重新提交档案调阅申请。

4、档案归还，如档案在使用过程**现损毁等情况导致无法归还，需同时提交《无法归档情况说明》。

五、档案销毁原则和标准。

1、档案鉴定销毁工作秉承“审查从严，留存从宽”的原则，按照档案管理规定，以各类业务档案保管期限为标准，并充分考虑业务档案所包含的内容进行鉴定，使之达到既完整又精炼，更好的保存有价值的档案。

2、分公司业务档案鉴定结果及拟销毁档案类型、范围、数量应报送分公司总经理室审批，待批复后，再销毁，同时报总公司运营中心备案。

新版档案管理办法体现了档案管理工作更好适应新形势下发展要求，更好维护档案的完整性与安全行，保证档案管理制度在实际工作中应用。