展览公司档案管理办法

发布 2022-02-12 19:51:28 阅读 7475

广东某展览****。

档案管理办法。

为了建立健全公司的档案工作,加强对公司档案的科学管理,有效地保护和利用档案,结合本公司实际情况,特制定本办法。

一、档案分类、存放部门。

注:领导:集团公司领导。文档=行政人事部文档管理员。

经办=各部业务经办人。人事=行政人事部人事经办人。

财务=财务部业务经办人。)

二、档案建立程序。

1.档案交存时限:机密文件、员工档案、财务凭证、集团公司会议纪要、合同文件和资产文件要随时送文档管理人员签收保管;其它文件在相关工作完成后14天内立卷后,送交档案管理员。

其它单独事项文件,需存档备查的,分类立卷后,每年12月份内交档案管理员。

2.档案建立要求:员工档案和财务凭证档案按行政人事部和财务部规定的方式建档;其它文件经办人按文件的时间顺序将重要文件整理成卷,填写卷宗夹,并打印如下《卷内目录》,一式两份,经本部门负责人签字确认后,同电子版一并交行政人事部档案管理人员确认签收后,由公司保管,交卷人留一份《卷内目录》作凭证。

3.档案管理人员要将存档文件建立检索目录。

卷内目录。卷宗名称:

立卷人: 立卷部门负责人档案管理员:

三、档案密级和保存期。

1.密级:有机密文件的档案卷按其中最高密级文件定密级。

2.保存期限:文件保存期要按文件内容来确定。一般配情况如下:

四、档案保管。

1.各部门和机要交换送交的档案,在已立卷的基础上,由档案室统一进行分类、合并、装订和保管。

2.档案管理员要记录档案的收进和移出、卷宗和案卷数量、查阅情况。

3.档案室必须严格注意防盗、防火、防虫、防潮,确保档案的安全。经常检查档案保管情况,对破损和变质档案,及时修复。每年年终进行一次全面检查,发现问题,立即解决。

4.根据需要与可能,努力更新收集、保存方式,逐步实现档案管理的信息化。

五、档案借阅。

1.公司所有档案资料的密级分为绝密、机密、秘密、一般。集团公司内部人员非因公需要,一律不得查阅或借阅本公司档案。

因工作需要,员工可以借阅一般性的档案资料;部门经理(含)以上职务可借阅除绝密级以外的档案资料;绝密级档案资料只有公司副总经理(含)以上职务者方可借阅。特殊情况须经主管公司领导批准可特殊处理。

2.员工借阅档案资料,需经本部门负责人批准,按规定办理登记手续,才能借阅。借阅人员应与档案管理员当面点清,借阅档案后须及时退还,并办理归还手续。

3.凡外单位人员借阅档案资料,须持有关单位证明或介绍信,并经我公司副总经理(含)以上领导批准,方可查阅,但不能借用。

4.档案资料原则上不向外借出,只限在档案室查阅。如工作需要借出,借用期最长不超过一周,如工作需要延期使用,须向档案管理员说明理由,并办理续借手续,每次续借不超过五天。

归还要点清和检查,如发现遗失或损坏,要及时报告和处理。

5.查阅档案材料,不得在档案材料上划圈、涂改、更不得拆散、折叠损坏档案。

6.借用档案应注意保密,妥善保管,不得损坏遗失,不准拆卷、剪裁或抽张取页,不准涂改、增删内容、画标记或自行复制。如工作需要,须经主管公司领导同意后方可复制、复印、登记。

不准带出集团公司或转借他人。

7.有复印件卷的档案,一般只查阅或借阅复印件卷。

8.借阅档案的人员调离,离开公司前,必须将借阅的档案资料还给档案室,并办理注销手续。否则将视具体情况予以处罚并罚款。

9. 档案室档案管理人员办公室严禁吸烟。

六、档案的鉴定、销毁。

1.档案室应会同公司内有关部门,根据本公司档案材料保管期限表,对档案定期进行鉴定。鉴定工作结束后,对逾期应该销毁的档案要作书面鉴定报告。

2.对销毁的档案应造具清册经有关部门领导签注意见,报公司主管领导批准后销毁。销毁档案时一律作为保密文件处理,至少由两人负责监销,并在销毁清册上签字。

七、附则 1、档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理,提高管理效率。

2、本办法由行政人事部解释、补充,由公司总经理批准颁行。

广东某展览****。

二〇〇九年月日。

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