一、为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
二、档案管理机构及其职责。
一）综合部负责档案室的建立，所有资料的统一收集、保管工作。
二）档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
三、归档制度。
一）凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
二）凡属归档范围的文件资料，采购合同、销售合同、租赁合同均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
三）归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，档案室保存复印件。
四）凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
五）业务活动中涉及金融财税会计方面的资料，由财务部保存原件。销售合同定单及客户档案由销售部门保管一年，采购合同定单及**商档案由采购部门保管一年。
六）由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，档案室保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由档案室保存原件。
七）在归档范围内的其它资料，由经办人整理后连同有关资料移交档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
八）各部门收到的外来文件统一交档案室备案，由档案室阅处后交责任部门承办，承办后所有资料交档案室存档。
四、档案保管制度。
一）公司综合部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
二）归档资料要进行登记，编制归档目录。
三）档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
四）档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
五）库存档案必须图物相符，账物相符。
六）档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
七）根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
八）经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
九）严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
十）凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
五、档案借阅制度。
一）档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
二）借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经责任部门、档案保管部门负责人批准。
三）借阅档案，必须履行登记、签收手续。
四）借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借，过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
五）借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
六）借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则、追究当事人责任。
七）借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
八）重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅，或者外借的，须经总经理审批。
六、各部门应根据资料的性质和部门需要，及时做好档案移交工作。重要资料应随时移交档案室存档，其它资料可按半年、或者年度定期移交，部门内必须保留的，应尽量留复印件，原件交档案室统一保存。
本文件自2023年6月1日起执行，过去有关规定与本通知不符的，按本通知规定执行。
附1存档资料清单及保管期限。
附2档案借阅登记表。
档案借阅登记表。
附3档案移交清单。
移交人接交人监交人：
本表一式两份，经签字确认后，由移交人、接交人双方自行保管。
档案管理制度档案管理制度
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