为了加强档案的规范化管理，使之能够真实、完整准确地反映公司历年的经营活动状况，充分发挥档案资料的重要参考作用，特制定本制度。
一、公司名义发出的公文、文件，包括上行文、平行文和下行文，其经领导签发的稿样和定稿同，必须交档案室（或指定人员）统一立卷归档。
二、本公司及公司所投资企业有利用和保存价值的文书、证照、图纸、**、磁盘、光盘及科技文献等，均须按本制度交档案室（或指定人员）统一管理。
三、公司各部门对有利用价值的文件和资料的原件，均交到总经理办公室档案室（或指定人员）统一立卷归档，对不按时移交档案的部门和个人，应追究部门负责人或当事人的责任。
四、完备档案归档签收登记手续。档案室（或指定人员）对送存归档文件、资料等，应逐一填写《文件、资料签收登记表》(见《附表一》)，并向交件人出具《收件凭据》。
五、严格档案借阅审批程序与权限。凡属职责范围内的档案，经其部门经理批准；对超出职责范围的档案：如机密档案、人事档案和关系本公司重大利益的文件，必须经公司总经理办公室负责人审定，总经理批准后方可借阅；外单位查阅档案，须出示单位介绍信，经总经理批准后方可查阅。
六、完备档案借阅手续。借阅或查阅档案的人员必须事先书面申请，经批准同意后，方可查阅并作好登记(见附表二：《借阅档案登记表》)，不得擅自将档案带走。
阅览时不得在档案文件上涂改、标记、划线和扯角、撕页等。否则，按档案法和公司的管理制度追究责任。
七、建立借阅卡片，每档案一卡。凡已借阅的档案均用卡片代替保存，且注明该档案及借阅详细情况，据此按时期催收。
八、所有档案文件未经批准，不得擅自复制、照相、摄影。对特殊档案文件及其载体应进行专项管理。
九、随时检查档案的库存与流动情况，做到防火、防盗、防潮、防腐、防蛀，保证档案的安全、完整，对破损、褪变的档案，应及时进行抢救、修复。
十、对保存期满的档案文件，档案室（或指定人员）要作出认真鉴定，对无保存价值的档案，登记造册，经总经理签字批准后，应在监销人的监督下彻底销毁，并作详细记录，双方签字。
十。一、严格执行保密制度。所有档案须及时归档入库，档案管理人员在外出、通信、串亲访友时均不得携带和谈及档案机密。
十。二、凡借阅(用)文件，必须按借阅卡所填归还时间按时归还，若由于特殊情况不能按时归还者，须办理续借手续，档案管理人员必须按时催收借出文件资料。
十。三、档案管理人员调离时应与新到人员做好移交工作，并填制移交清单，双方签字认可。
十。四、财务档案按国家制定的《财务会计档案管理规定》执行。
档案管理制度档案管理制度
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