公司档案管理制度

环齐集团档案管理制度。

一、目的。为加强本公司档案管理工作，充分发挥档案作用，保证各子公司各类档案能够及时归案，避免在借阅的过程中丢失，加强公司档案的保密性，特制定本制度。

二、适用范围。

公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录，本制度适用于环齐集团所属所有子公司。

三、归档范围

1、本公司重要的会议材料，会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种报告、通知、请示、批复、及各项有董事长签字的规章制度等。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司各部门技术资料、图纸和职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司资质证书、安全证书、营业执照、组织机构**证、法人证、税务登记证、以及挂靠或公司出资取得的个人执业资格证书等相关证件。

四、档案材料的收集管理

1、集团办公室指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料、技术资料、图纸等上述归档范围内的资料收集由各部门负责人或经办人员负责整理，在所经办事项完结或告一段落后及时交办公室归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的涉及归档范围内的资料，由主办部门或人员收集，在所经办事项完结或告一段落后及时交办公室归案。

4、会议文件由办公室收集。

五、归档要求。

1、归档的文件材料份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2、在归档的文件材料中，经办人应将每份文件的原件、复件或相关请示与批复等应合一归案，便于日后查阅。

3、工程部、预算部等主要业务部门的技术资料每2个月与集团办公室对接移交一次，原件一律由集团办公室保管，业务部门留存复印件。

4、档案在归档的过程中集团办公室指定负责人要认真登记详细的内容，包括档案类别、归档时间、原件或复印件、归档份数、保存橱柜等，此一系列详细信息也要在电脑上做详细录入、备份。档案移交经办人要在档案入库登记本上签字确认，凡没有得到签字确认的档案视同该档案未归案，所造成后果由经办人承担。

六、档案的借阅。

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者必须到办公室办理借阅手续，签字确认后方可把借阅档案带走，否则一律不予办理。档案管理负责人要认真做借阅登记，包括借阅所借阅档案详细内容、借阅为原件或复印件、借阅份数、借阅日期等，如所借阅档案为原件还要注明预计归还日期。

2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，借阅人要按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。对于逾期未还同时也没有办理续借手续者罚款50元，如发现损坏、丢失，应写出书面报告，报集团办公室主任处理。

3、借阅人必须严格保密，不准泄露档案内容，如发现遗失必须及时汇报，追究相关人员责任。

4、借阅人不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，不得转借。

5、借阅人必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、其中人事档案只有董事长和集团办公室主任有权查看，其它公司内部人员如需查看，需由董事长批准。

本规范由集团办公室负责解释和修订，自发布之日起正式实施。

淄博环齐集团。

2023年12月20日。