有限公司档案管理规定

@@@控股****档案管理规定。

第一章总则。

第一条为加强公司的档案管理工作，有效保护和利用档案，根据国家和省市有关档案管理的法律法规，特制订本规定。

第二条公司档案是指对公司经营发展有保存价值的各种文字资料、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条行政办公室负责公司档案的立卷、保管、借阅（使用）管理工作。

第二章归档范围。

第四条行政文书类：包括上级来文、公司形成的文件材料、重要文稿，各单位及控、参股企业的重要请示（报告）等。每年形成的以上资料，应在次年的上半年内归档。

行政办公室负责公司行政文书类档案的整理编目和保管工作。

第五条财务管理类：包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及相关会计核算材料等。公司财务部应根据公司的有关规定，对每年形成的会计档案，按照归档要求，整理立卷或装订成册。

当年会计档案，在会计年度终了后，暂由财务部保管1年。期满后编造清册移交行政办公室统一保管（具体见《会计档案管理办法》）。

第六条法律事务类：包括与法律诉讼有关的一切材料、文件，公司签订的所有合同、协议的原件以及与合同、协议相关的法律文件等。法律事务室负责该类档案的收集、建档、整理、立卷工作，在本年度结束后移交行政办公室负责归档及保管。

第七条经营管理类：包括公司的发展规划、经营计划及营运情况的有关材料、文件等。由发展规划部负责该类档案的收集、建档、整理、立卷和保管工作。

其中年度投资计划及重要文件要送一份交由行政办公室统一编目、存档。

第八条工程建设类：包括在项目立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的相关文件、图纸材料。工程部负责该类资料的收集、建档、归档、管理工作。

工程竣工验收后，工程部应移交一套完整的工程竣工资料给行政办公室归档留存。

第九条安全技术类：包括各种机器设备的安装、使用、维修说明书，图纸，保修单等。安全技术部负责该类资料的建档、归档、留存和使用工作。

第十条控股、参股企业的档案由其自行保存，涉及国有资产与产权变动的，参照国家档案局颁发的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》做好档案的处置工作。但下列文件资料，我方产权代表（或委派董事）应提供一套副本（或复印件）交公司档案室归档留存。

1、企业合并、分立、变更、解散、清算的有关文件资料；

2、企业增加或减少注册资本；发行公司债券方面的文件资料；

3、企业章程；

4、重大借贷、投资、合资合作及关联交易的有关协议、合同等法律文件；

5、大宗固定资产购置和重大基建项目的协议、合同书及设备设施的技术文件资料等。

第三章档案资料的借阅和管理。

第十一条档案室应根据工作需要，编制查阅档案的检索工具，科学排列，方便借阅。

第十二条因工作需要借阅有关档案资料时，必须严格履行登记手续，公司总部或下属单位因工作需要借阅档案的，只办理登记手续即可；属外单位借阅档案的，须持单位介绍信，经行政办公室领导批准后方能借阅。机密文件、资料除公司领导外，任何人不得借阅。

第十三条档案资料一般不借出档案室或办公室外使用，确因工作需要必须借出时，须经公司分管领导批准，并限期归还，最长时间不得超过一周。确需延长借阅期限的，须办理续借批准手续。

第十四条本公司重要档案一般不予借阅，确需借阅时，须经主管领导批准，履行登记手续后方能借阅。

第十五条借阅涉密档案不得摘抄和复印，确需摘抄复印的须经公司分管领导批准，摘抄复印件视同原件管理。

第十六条处理涉密档案的计算机不得与因特网和公众网连接，同时要安装防辐射干扰器。

第十七条借阅的档案资料，不得勾划、圈点、涂改，不得随意拆散、剪。

裁，不得损坏案卷封面，如损坏遗失，应及时报告、设法弥补、严重者应追究责任。

第十八条归还的档案资料要经档案员认真检查，及时注销，并填写利用效果，做到资料齐全，手续清楚。

第四章库房管理。

第十九条档案库房应为独立房间，具有铁门、铁窗、铁柜，室内有防火、防盗设施。

第二十条认真做好库房档案的七防工作（即防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防水、防紫外线）和档案技术保护工作。

第二十一条档案管理员要经常对库房进行检查，如发现案卷有异样现象，要及时采取措施，确保档案安全，延长档案寿命。

第二十二条档案库房要严格遵守安全保密规定，无关人员不得进入，并禁止在库房内吸烟和存放其他物品，禁止库房内从事有碍档案保管的工作。

第二十三条库房安全保护设施要完好、门窗要严密，出入要注意关好门窗、电、灯光、风扇等设施，保证档案安全完好。

第二十四条保持库内整齐清洁，注意温湿度，定期投放与更换防潮剂、防虫剂，防止档案变质损坏，保证档案安全完好。

第五章档案的鉴定及销毁。