档案工作是公司的重要基础工作，为了加强公司档案管理工作，充分发挥档案的历史作用，特制定本规定。
一、总体要求。
1、公司设档案室，由总师办兼管，是公司档案的管理部门，对公司档案的系统性、真实性、及时性、完好性负责，受分管副总经理领导。
2、各职能部门（主要为咨询部、**部）是档案形成和使用部门，对归档资料的真实性、完整性、准确性、及时性负责，并接受档案室指导与监督。
3、各职能部门当事人应按照各自业务类型资料归档规定收集资料，统一向档案室归档。
二、职责分工。
1、总师办：制定公司档案管理规定；对业务档案的质量和归档时效负责；检查和指导业务档案归档和管理；
2、档案室：
1）负责贯彻执行制定公司档案管理规定；
2）对各职能部门档案工作进行业务指导和监督检查；
3）对档案资料立卷整理经办人员进行业务指导、协助，发现问题及时帮助处理，组织档案业务培训；
4）负责公司各类档案的接收（征集）、整理、分类、登记、保管和鉴定工作；编制检索工具和参考资料，提供档案信息；
5）执行保密制度，确保档案的安全；
6）会同有关部门，对超期保管的档案进行鉴定和处理；
3、职能部门：
1）各类原始档案材料的形成、积累、整理、归档，确保档案资料真实、完整，移交归档及时；
2）借阅档案资料时应妥善保管并完整归还；
三、管理办法。
1、档案资料形成后向档案室办理移交，移交人要编列移交清单，办理移交登记，接收人依据移交清单仔细核对，验收合格后办理接收手续，编好分类编号、检索目录存档；
2、重要的档案资料应复印一份作备件，供阅读借用；
3、宗卷分别按永久、长期、短期三种保管期限进行系统排列存放；
4、定期检查库房，保持库房干燥和清洁，做到防火、防潮、防腐蚀、防霉变、防止鼠咬虫蛀；
5、档案资料每年清理一次，对破损和字迹模糊或变质的档案，及时候补或复制；过期档案及时销毁，并做好登记；若按规定需要销毁时，须经总经理批准，并由档案管理人员填写销毁清单，由专人监督销毁，任何部问或个人未经允许不得销毁公司档案，四、归档规定。
1、归档范围：
1）公司章程、规章制度、管理规定、**文件往来、公司基础数据、与其他企业的合作合同、协议、意向书等；
2）公司的发展战略、公司年度计划、统计资料、财务资料、经营情况资料等；
3）反映公司重大活动和历史发展，具有保存价值的各种声像载体、工作总结、奖惩记录、荣誉称号、证书，各类年检年审资料；
4）人事档案、委任书、考核培训资料、薪资资料；
5）会议纪要（记录）、决议、决定；
6）专家库资料、招标采购资料、造价咨询资料、工程代建资料、合同、协议、各类投标文件、中标通知书等；
7）公司仪器、设备的说明书；
8）其他应归档的资料。
2、归档时间：每季或单项工作完成，特殊情况及时归档；
3、档案质量：
1）档案应尽量采用原件，有正本的用正本，没有原件的应采用正本复印件（必须注明原件存处或原因）。
2）文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档；缺失的应作出说明，保持档案资料的完整性。
3）档案资料卷首为“文件目录”，卷内文件没有题名的由档案整理人根据内容拟写标题，会议记录应填写主要内容。
4）登记编号：年份＋部门**＋文件编码。
五、档案利用。
1、档案借阅：
总经理、副总经理、部门经理借阅档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；
公司其他人员需借阅档案时必须在“档案借阅登记簿”登记后方可借阅，秘密级以上档案文件要经主管副总批准；
档案借阅必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失；确属工作需要而摘录和复制，须由部问经理以上领导批准。
借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续；
外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准，但不能将档案带离档案室，需摘抄卷内档案，应另经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。
2、档案归还：
档案资料归还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告主管处理。
六、档案保存。
保存要求：收集人应按文件资料的自然形成规律和便于利用的要求，进行系统整理组卷，填写卷内目录，卷内说明，案卷标题，注明密级和保管期限；
归档文件用a4纸，打印格式统一，手写可用墨汁、碳素（蓝黑）墨水，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水；
装订时，文件正本在前、底稿在后，正文在前、附件在后，原件在前、复印件在后，**文与在前、被**文在后，复文在前、来文在后；
档案袋应与档案编同样编号，注明归档文件名称、目录、页数、建档责任人、文件形成日期；
七、保存时间。
永久保存：1、公司章程，2、公司规章制度，3、总经理办公会议记录，4、财务报表，5、**机关核准文件，6、不动产所有权证及其它债权凭证，7、公司人员名册，劳动人事资料，8、其它核定须永久保存的文书。
长期保存（20年）：专家库资料、招标采购资料、造价咨询资料、工程代建资料、合同、协议、中标通知书等；公司仪器、设备的说明书；
短期保存（10年）：1、工程已完成的投标文件，结算已审结的工程预算、工程量清单，结算审核书；2、其它经核定须保存10年的文书。
八、本规定自发布之日起施行。
公司档案管理规定
南京飞元企业集团。宁司飞元 2008 37号。经研究，就公司档案管理规定如下 1 档案分为 机要档案 普通档案。1 1 机要档案包括 董事会会议记录及决议 会计资料 重要人事任免 投资报告 人事档案。1 2 除以上之外的档案为普通档案。2 管理部门。2 1 机要档案管理由公司机要内勤负责。2 2 普...
公司档案管理规定
第一章管理部门。第一条人力资源部负责档案管理，下辖档案室，配档案管理员 人。第二条各部门配兼职档案管理员 名，负责部门资料或档案的管理，各部门必须按时向公司档案室报送档案 资料。第二章档案明细 见附件一 第三条办公事务档案。发布的有关法规 指示 决定 决议 通知。公司章程 公司规章制度。董事 股东 ...
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