公司档案管理规章

圣易档案管理规程。

一、总则公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案的收集。

一)档案的收集流程：由各部门或经办人员负责整理（一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集），整理后的资料交到行政部门，经总经理审阅后，行政部门归档。

二）档案的收集范围：

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录、会议录像等由行政部门收集整理。

2、公司的职工劳动合同、工资、考勤、福利方面的文件材料由人事部门收集整理。

3、员工工作中涉及到公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表，对外的正式发文与有关单位来往的文书，与有关单位签订的合同、协议书等文件材料，公司大事记及反映本公司重要活动的**、录音、录像等，按工作职责向行政部门交自己工作范围内的文件资料。

4.收集的文件材料应为文字文件和电子文件，归档后的电子文件仅由公司行政部门的专人保管，部门及个人不可保留。

5. 工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

三、档案的归档。

一）归档的要求。

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、**文件与原件，分别立在一起，不得分开，文、电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

5、档案文件中密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用黑色记号笔书写，字迹要工整、清晰。

二）档案管理人员职责。

1、定期做好文件的收集、整理、分类、归档等工作。

2、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

四．档案的借阅。

一）借阅流程。

因工作需要，公司内部人员需借阅绝密档案时，由其填写《借阅档案申请表》，总经理审批，审批合格后，方可借阅；借阅机密档案，填写《借阅档案申请表》，部门经理审批，合格后，方可借阅；借阅非密级档案，可直接填写档案借阅记录表办理借阅手续。

二）借阅档案的密级分类。

公司档案密级分为绝密、机密两个级别：

1、绝密级包括①公司领导的电传、传真、书信；②非公开的规章制度、计划、报表、员工工资及重要文件；③公司领导个人情况；④正在研究的经营计划与具体方案、员工档案、人员任免；

2、机密级包括①公司合同；②技术性文件和资料。

三)注意事项。

1、档案借阅随借随还；对借出档案，档案管理人员要及时催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

2、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

五．档案的销毁。

一）销毁流程。

档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交副总审核经总经理批准后执行。

二）销毁时间间隔。

1.面试人员档案，每3个月的档案集中销毁一次，间隔时间为3个月。

2.离职人员档案，每半年的档案集中销毁一次，间隔时间为一年。

注：经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

六、本制度即日起开始执行。

附：档案记录表。

档案号编制要求：编号由13位数组成，前八位是古润方三字开头字母大写+年号+部门代号，第九位为“-”后四位为顺序号，顺序从0001开始编排。

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