XX公司档案管理规定

档案管理规定（模板）

一、目的：为了加强档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，特制定本规定。

二、适用范围：公司所有职能部门。

三、档案管理员职责：

1. 要具备良好的保密意识，熟练掌握经销档案的收集范围、时间、分类规则、保管期限，按时按量做好档案的收集工作，并对收集的档案进行准确的分类、确定保管期限，保证档案的安全，做好档案的借阅服务；做好鉴定及销毁工作。

2. 要认真学习、贯彻执行档案法规和公司档案管理工作的各项规定，不断加强学习档案管理知识的学习，努力提高自身业务水平。

四、档案归档原则：

一）归档范围：凡在公司发展过程中形成的反应公司职能活动和基本面貌，具有保存价值的各类文件资料。参照国家档案管理规定，本公司的归档范围包括：

行政类、资质类、财务类、营销类、研发类等等。

二）归档时间：凡属归档范围的文件，公司各部门应及时向办公室移交，做好移交手续。

三）归档要求：

1. 公司各部门按照归档范围，对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

2. 凡归档的文件材料，必须做到齐全完整、纸质优良、字迹工整、图标清晰、数据准确、责任者明确。

3. 归档的文件材料，正确区分保存价值，科学地分类立卷和编目，排列有序。

4. 案卷标题应简明确切，注明保管期限，便于有效保管。

5. 装订卷宗要结实、整齐和美观，注意不同种类档案的装订要求。

四）归档类别：本公司档案的保管期限定为永久、定期两种。定期可分为3年、5年、10年、20年期等。

1. 永久保管的档案：包括公司投资协议、工商税务登记证书、各类资质、公司制定的政策性文件；公司召开股东大会及董事会等重大活动中形成决议；重要客户签订的合作协议与业务合同等商务文件；公司经营团队决策及董事会审批文件；重要的工作报告、总结、财务统计报表等；公司机构演变、人事任免等文件；等等。

2. 定期保存的档案：包括公司经营活动中形成的一般性文件；公司召开一般性会议形成的文件；公司一般事务性管理材料；短期、临时性用工协议；一般性工作报告、总结、统计报表；公司的报销凭证，生产台账，销售合同，月度财务报表；等等。

五、档案使用。

1. 凡公司员工查（借）阅档案，须严格履行查（借）阅登记手续，注明查（借）阅的目的。

2. 查（借）阅档案人员要遵守保密制度，严禁向无关人员泄露档案内容，违者按相关公司规定处罚。

3. 档案资料原则上禁止借出使用。确因工作需要必须外借时，根据档案的重要程度与审批权限，经相关负责人批准后，方能借阅档案。

借出时间一般不得超过两周，到期仍需继续使用时，须办理续借手续。

4. 查（借）阅档案，要保持其完整清洁，严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相等行为。借出档案要严格保管，不准转借他人，对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。

六、档案保管。

1. 各部门专人兼职负责管理好本部门当年的档案资料；上交公司档案室的档案文件由办公室统一管理；

2. 档案室（柜）须有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防光、防高温等防护措施。

3. 定期清查核对库存档案，记录在案，发现问题（如：破损或丢失）及时处理。

七、档案移交与销毁。

1. 档案须填写移交登记表，交接人及监交人（移交部门负责人）签字后，移交部门和接受部门各执一份。

2. 需销毁的档案须进行登记，编制档案销毁清册，作为日后查考的凭证；

3. 档案销毁须经主管领导批准后，方能销毁；

八、附则。1. 本规定由办公室负责解释。

2. 本规定自总经理审批，颁布之日起执行。