公司档案管理制度

一、总则

1、为了加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。

2、公司及各部门、员工有保护档案的义务。

3、档案工作由公司总经理统一领导，由办公室统一负责接收，收集、整理、立卷、保管。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、**、录音、录像等。

7、其他需要归档的文件。

四、整理办法：

1、档卷分类目录及编号原则，由总经理和办公室统一制定管理。

2、方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

3 、根据文档的不同价值确定保管期限为永久、10年、5年、1年。

五、档案管理人员职责。

1、按照有关规定及时做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全，结案后及时归档。

3、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

六、档案的利用。

1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经总经理核准后持向管档人员调阅。

2.管档人员接到“调卷单”经过核查，取出该项档案，做好调卷登记后，将档案交与调卷人员。

3、于档案室当场借阅者，免填“调卷单，只需填写调卷登记。

4、阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

5、阅档人必须严格保密，不准泄露档案材料内容。

6、对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

七、销毁。对超过保存期限的且没有保存价值的档案，列出销毁清单，报总经理和董事长批准后，可以进行销毁，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

八、本制度即日起开始执行。

档案管理制度档案管理制度

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