1. 目的。
为保证公司档案的完整、准确、系统、安全，更好地为日后查考、利用服务，同时加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，依据《中华人民共和国档案法》，结合本公司实际情况，制订本制度。
2. 适用范围。
本规定适用于对公司文书档案、技术档案、会计档案、人事档案、声像电子档案、实物档案等档案的归档、保管、借用、鉴定、销毁等的管理。
3. 管理原则。
基于公司管理现状及行政管理部档案室的配置及人力局限，实行二级档案管理制度：
3.1. 一级档案指公司层面档案，公司日常管理、生产经营过程中所形成的档案；
3.2. 二级档案指部门层面档案，各职能部门在日常管理、生产经营过程中所形成的档案；
3.3. 公司档案分级范围详见6.1**。
3.4. 密级档案管理详见《保密管理制度》。
4. 职责。
4.1. 一级档案由行政管理部归口管理。
4.1.1.
行政管理部设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。
4.1.2. 行政管理部对公司所属各职能部门的二级档案形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。
4.2. 二级档案由各职能部门指定专人负责管理。
4.2.1.
各部门（包括各项目小组）负责人，对本部门所形成的各类二级档案材料的质量负责，应指定专人按规定对本部门形成或接受的各类应归档的材料进行整理和维护建档，并按档案管理要求建立档案明细清单，注明保管人及保存位置。
4.2.2. 二级档案清单定期交行政管理部备存。待条件成熟时根据档案清单将档案移交行政管理部档案室。
4.3. 档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案管理工作，充分发挥档案资料的作用。
4.4. 技术工程人员和各类管理人员是档案的形成与利用者，应对自己所形成档案材料的真实性、准确性及完整性和归档的及时性负责，对所利用的档案负保护和保密责任。
4.5. 对各类文件材料的形成、积累、归档纳入各部门有关岗位的职责范围，纳入员工考核述职范围。
5. 档案分类。
建立公司档案树目录，并按树目录进行编号存放和管理。编制档案案卷目录、卷内目录并按密级标注。
5.1. 公司的档案分为文书档案、技术档案、会计档案、人事档案、声像电子档案、实物档案。具体见以下说明及附图。
5.2. 文书档案包括董事会、行政管理、企业管理等活动中直接形成的，保存备查的文件材料。
5.3. 生产技术档案是保存备查的直接记叙和反映经营、生产活动的文件。分为以下几类：
5.3.1. 市场经营档案──包括采购销售合同，投标资料，商检资料和各类鉴定资料等。
5.3.2. 操作规程――指原材料和产品检验、设备使用等操作方法和程序。
5.3.3. 生产档案――包括设备运行与生产记录。
5.3.4. 研发档案──包括各类产品的设计资料、实验资料、配方资料等。
5.3.5. 设备档案──包括设备购置文件，随机文件和设备安装、使用过程中形成的文件。
5.4. 会计档案：
是指在公司经营管理活动中产生的会计凭证、会计帐簿和报表等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。包括会计凭证、会计帐簿、会计报表、其他有关会计资料。
5.5. 人事档案：
是公司在人事管理活动中直接产生的，反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。包括人事任命、员工考核材料、职称评定材料等。
5.6. 声像档案：声像档案是以声像记录材料的特殊载体为主，文字说明为辅的一种历史记录。包括录音、录像、底片、**等。图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；
5.7. 电子档案是以**形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。
包括草稿性电子文件、非正式电子文件、正式电子文件、无纸电子文件、文本文件、多**文件、计算机程序、数据文件等。
5.8. 实物档案是指各单位工作中形成的一些具有保存价值的实物。主要包括经营证书、资质证书、奖状、奖品、纪念品以及失效印章等。
6. 公司档案文件材料的归档范围及归档时间。
6.1. 归档范围及保管期限要求。
6.2. 归档时间要求。
7. 档案的归档要求。
7.1. 文书档案归档要求。
7.1.1. 、分类、组卷工作，并按时向档案室归档。
7.1.2. 归档文件材料，要按照文件自然形成规律，保持文件之间的历史联系。
7.1.3. 归档文件材料收集齐全， 按照文件形成规律和保存价值， 科学合理组卷。
7.1.4. 凡经统一编号的文件材料，其文件原稿和打印件必须一起归档，正本与副本、主件与附件应一起归档。
7.1.5. 文件字迹材料必须使用碳素墨水、蓝黑墨水用毛笔或钢笔书写。严禁使用园珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸起草、审批、修改、打印文件材料。
7.1.6. 文件档案向档案室移交要有手续，填写移交目录，一式两份，双方各存一份。
7.2. 工程技术档案归档要求。
7.2.1. 技术文件与图纸要按公司有关规定进行校核、审核签署后，方可归档。
7.2.2. 归档的工程技术文件与图纸要编制图纸目录，目录必须与工程技术文件、图纸相符，完整、正确。
7.2.3. 图面要清晰美观，不得有无关的字迹、符号，墨水浓度适当，线条颜色要深。凡因挖空贴补，残破折皱影响晒制质量和不便保管使用的图纸，不得归档。
7.2.4. 工程技术文件底稿应用兰黑墨水或黑墨水书写，不得用铅笔、园珠笔书写，字迹清楚，底稿统一，并编上页码，装订成册。
7.2.5. 工程技术档案入库要成套完整，有目录，编号符合公司标准，图纸幅面符合国家统一标准，无破损，无皱折，无水迹。
7.3. 声像、电子档案归档要求。
7.3.1. 电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。
7.3.1.1. 逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。
7.3.1.
2. 物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。
推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。
7.3.2. 电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。
7.3.3. 通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。
7.3.4.
归档的声像档案必须在实物封套上标明记录时间、地点、人物、制作人、内容简介等内容；磁盘、光盘应附软件中文的名称及内容目录；存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。
7.3.5. 电子文件视情况按月或按季度向档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。
7.3.6. 移交档案室的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。
7.3.7.
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应采用专门的保护设备和保护技术手段，其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17-20℃；相对湿度控制在35-45%。
7.3.8. 接收入库的电子档案，应定期进行检验、转存，发现问题要及时采取恢复措施。
7.3.9. 电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照纸质文件归档的规定执行。
7.4. 实物档案归档要求。
7.4.1. 办理、领取、接收实物的部门及人员，在收到实物档案后应立即向档案室办理移交手续，档案管理人员对实物清点**库保管。
7.4.2. 对于一些无特别保存价值，体积庞大的纪念品可留在接收部门陈列。
8. 档案的利用
8.1. 文书档案的利用。
8.1.1. 借阅文书档案需要有关部门负责人签署借阅申请，或由借阅批准人在“档案借阅登记表”上签字，且只能在许可的范围内借阅。
8.1.2. 档案管理人员应积极为借阅者提供所需档案，但有权拒绝提供借阅范围以外的档案材料。
8.2. 生产经营技术档案的利用。
8.2.1.
借阅档案、资料，应按档案资料目录及编号当面点清。借出的档案资料，要精心保管，不得在档案上乱写、乱画，不得拆散、撕页和丢失。档案资料借出后不得转借他人，如转借需到档案保管人员处办理转借手续。
借阅者归还档案前，应按档案资料整编号顺序装袋，归还给档案保管人员。
8.2.2. 档案资料借阅一次不能超过五卷，累计卷数不能超过十卷，超过十卷的利用者，如要借阅时，必须把原借出的档案归还后，方可再借。
8.2.3. 档案资料借阅期限一般为一个月，借阅者应按期归还，如确因工作需要继续使用时，应办理续借手续。
8.2.4. 借阅生产经营技术档案需经分管领导批准。
8.3. 会计档案的利用：会计档案一般不得借出，只能在档案室内查阅。查阅必须经财务总监批准。
8.4. 人事档案的利用：
查阅人事档案需经人力资源总监批准，原则上除公司高层外，中层管理者只能查阅所属下级的人事档案，中层管理者以下人员不允许查阅。查档案人员必须严格遵守保密规定。人事档案一般不得外借，若确因工作需要借出，必须经人力资源总监批准。
8.5. 声像、电子档案的利用与借阅。
8.5.1. 归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。
8.5.2. 利用归档的电子文件，应使用复制件。涉密档案不得在网上提供查询。
8.5.3. 正版基础软件、应用软件一般不借给个人使用，当工作需要安装这类软件，由it部借出并进行安装。
8.5.4. 载有公司档案信息的磁盘、光盘只许专管人员借用，其他部门及个人一律不得外借。
8.5.5. 各部门欲借用声、像档案，必须由所属部门负责人签批方可借用。借取及归还时，双方都应共同清点，以防错乱。
8.6. 实物档案的利用。
8.6.1. 公司实物档案一律不对个人借出，公司各部门因经营、生产等工作需要借用时，需经公司主管领导签批后方可借用，使用完毕应及时归还。
8.6.2. 在借用实物档案时，档案保管人员要做好借用登记记录，并请借用经办人检查无损后签字。
8.6.3. 在归还实物档案时，档案保管人员应按登记记录检查实物完整、完好性，确认无误后注销借用登记。
档案管理制度档案管理制度
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