公司档案管理现状与对策

摘要：企业要紧紧围绕转变经济增长方式，积极推广和应用信息技术，提高企业管理水。

平，促进企业持续、快速、健康发展。

关键词：企业档案管理信息化方向1前言。

近年来，公司档案工作以公司“专业化施工、现代化管理、国际化经营”战略为目标，以提高企业核心竞争力为导向，以“完善收集、安全保管、有效利用”为核心，求真务实，开拓创新，围绕公司中心工作，积极开发档案资源，努力提高档案管理水平，充分发挥档案效益，为企业决策和其它各项工作提供了服务和保障，在集团公司档案管理工作中名列前茅。

2公司档案管理工作的总体现状。

2.1领导重视，措施到位，库房建设基本达标。

公司档案管理工作起步比较早，具有一定的管理基础。2023年晋升为国家二级档案管理企业。公司领导非常重视档案工作，把档案工作作为企业管理的重要工作之一来抓，并纳入了企业管理标准。

公司成立了由公司副总经理或总工程师任组长、各职能部门负责人为成员的档案管理领导小组，公司办公室负责对档案标准、制度的制订、修订和管理工作。公司实行分级档案管理，形成以公司综合档案室为中心、各职能部室、各分公司、项目部为分支机构的层级档案管理网络，以各部门、各分公司、项目部的专兼职资料员为基层工作队伍的层次档案管理体系。这不仅确保了公司档案资料的完整、齐全、及时归档，也为公司档案管理工作培养了后备人才。

2023年，在公司领导的大力支持下，增加了7间档案库房，新添了密集架、去湿机、温湿度仪等档案设施设备，扩大了库容面积，缓解了档案库容压力。档案库房、业务技术用房、阅览室完全实行了三分开，达到了《集团公司档案工作评价指标》有关档案库房预留5年以上存储空间的要求。

2.2加强制度建设，夯实档案基础工作，管理水平不断提升。

为进一步做好公司档案管理工作，确保企业档案的完整、准确、系统、安全和有效提供利用。公司档案室重新修订和完善了《档案管理制度》、《公司档案工作突发事件应急预案》、《境外工程档案管理办法》、《公司档案分类归档范围及保管期限密级规定》等一系列相关管理流程、制度，内容涉及档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等各个环节，明确了我公司档案管理工作的规范和标准。为公司档案工作的开展提供了工作指南。

与此同时，还把部分重要档案资料电子化，方便查阅和保管，提升了档案管理能力。2.3积极宣传档案工作重要性，形**人重视档案管理的良好氛围。

近几年，公司利用《十一化建报》和年中工作会等手段，积极开展《档案法》等法律法规和新的档案管理理念、方法的宣传工作。积极配合河南省及开封市档案行政执法大检查，公司综合档案室被开封市评为执法好的单位。在公司范围内开展了档案知识竞赛和档案操作职能大赛等活动，建立了公司qq档案管理群，大家共同交流、学习，既体现了档案工作的专业性、又增添了档案管理的乐趣性，丰富大家的档案管理知识，并使之成为联系公司各单位档案管理工作的纽带和桥梁，同时也成为公司档案室服务各分公司、项目部档。

案管理、加大信息资源开发利用的平台。

2.4健全公司档案管理联络网，确保公司档案资料及时准确归档。

由于施工单位的工作性质，年年都有竣工和新建项目部，项目部档案工作人员经常变换，档案管理队伍很不稳定。大型重点建设项目档案具有规模大、数量多、独立性强、专业性强、形成过程动态化、利用需求时效化等特点，需要从项目建设的每个阶段入手，对档案材料的形成、收集、整理、归档从源头抓起，贯穿于项目建设过程的始终。为便于督促指导各单位工程竣工资料的完整归档，及时移交工程档案，我们健全完善了工程竣工资料归档联络网，根据档案实际工作编制了各职能部室、各分公司、项目部档案人员通讯录，由各部室负责人和项目部技术负责人牵头、以资料员为主体组成档案管理联络网，明确任务，落实责任，较好地防止了竣工资料的遗漏、残缺及工程资料的流失。

加强档案的预立卷工作。要求现场资料人员协助技术人员及时填写各类施工资料、各项数据，采取“预防为主、事前控制”的方法，严把预立卷质量关，保证竣工档****、真实、完整。强调对于归档文件中的交工验收证书、开工报告、竣工报告、质量评定、隐蔽工程记录等重要文件，一定要收集齐全，签字盖章完整，不允许出现缺项漏项等现象。

因为在投标经营、资质换证、申报优质工程等经营业务中，这是必定利用的资料，如果不全，势必削弱了档案应有的价值，起不到见证材料的作用。

由于我们在施工项目现场推行项目档案全过程管理模式，近两年新归档的工程项目竣工档案完全达到了归档率100%，准确率100%，完整率98%以上的目标，收到了预期的效果。

两年内，共催交110个工程项目，上交3172册交工资料。归档竣工资料3172卷，财务档案970卷，机具档案143卷，施工合同、各类证书等1020件。2.

5盘活档案资源，提供全方位的档案资源利用服务。

档案的生命力在于再利用。公司档案室十分重视档案的利用工作，积极开展二次、三次档案信息资源开发利用，先后补充完善了《公司主要优质工程简介》、《公司历年优秀施工组织设计》、《公司历年优质工程吊装方案》、《锅炉、压力容器专题目录》、《优质工程质量评定专题目录》等20多项编研成果，不仅为公司生产经营提供了方便快捷的检索，也为宣传公司提高公司知名度，维护企业的合法权益提供了有力的保障。

近年来，配合市场开发部、各分公司投技术标312个，及时提供资质、荣誉及档案资料的查询利用工作，为公司各个项目顺利中标做出了贡献。积极配合技术质量部完成了公司质量体系、压力容器、计量认证等换证取证工作，其工程竣工资料、压力容器换证资料等工程档案，均受到了评审专家组的好评。今年配合技术质量部整理了起重机械、锅炉换证等资料工作，为起重机械、锅炉资质、电力资质顺利换证工作奠定了基础，确保了一次顺利验收通过。

据不完全统计，近两年利用档案资料达到1798人次8245卷之多，产生了良好的社会效益和经济效益。2.6档案管理存在的问题。

1）境外档案收集困难。

虽然公司有着基本完善的各项档案管理制度，但境外工程的档案管理还比较薄弱，由于所在国家的特殊性、工作环境不同、项目规模不同，业务流程也不一样，再加上地域的差别、距离的遥远，信息沟通较为困难，更无法实现档案人员的现场指导，给档案的规范。

化管理带来了较大的困难。我们将积极研讨，制定相应的措施，以确保档案资料的及时准确收集。

2）信息化档案管理工作相对落后。

根据集团公司的要求，我公司也稳步推进企业档案信息化建设，有步骤、分阶段地实施重要纸质档案的数字化工作，把档案信息化建设纳入企业总体信息化建设中。但由于公司专用档案信息化管理软硬件配置目前还不到位，档案室现用计算机配置较低，集团公司协同办公系统只是设立了公文管理模块，所以达不到在协同办公上使用和利用档案的目的。目前档案室大部分档案的组卷、编目归档及检索利用工作等，还停留在传统的手工操作阶段，也影响了档案的查全率、查准率和利用率。

3公司档案管理工作今后的努力方向。

3.1加强对境外机构档案的收集与管理，加大对各类档案资料的催交力度，尤其是重大项目电子档案、声像档案，工程竣工文件实行有效地跟踪、指导和收集工作。

3.2制定企业档案信息化建设规划，力争使档案信息化建设与公司信息化建设同步进行，加强软硬件建设，促进档案管理水平的优化升级。

3.3着力完善档案信息资源建设，根据公司生产经营实际，加大编研力度，提高档案的利用率和使用效益。强化服务意识，为公司招标投标、资质换证、施工经营等工作提供翔实可靠的信息。

3.4加速档案管理电子化速度，把原有的有利用价值的档案逐年逐步进行电子扫描、整理，建立起公司各类管理电子档案。方便检索、查阅、利用。

3.5对很有价值而又因时间久远有所损伤的档案资料进行抢救、修复，做好档案保管工作。确保公司档案资料的完整、齐全、真实、有效。

3.6如何保管电子档案，如何保障电子档案的有效利用，是我们档案管理工作必须面临的重要方面，也是档案管理必须解决的难题。加强技术**，多渠道、多**、多介质地保存、保管档案资料，做好异质异地备份，确保档案万无一失，给企业造成不可挽回的损失。

4结束语。

档案管理信息化建设应根据我公司的实际情况，循序渐进地进行。根据自身特点，科学、合理地进行档案管理信息化建设决策，安排工作进程。建立起信息化的管理系统要符合我们公司的日常业务需要，对其他企业已有的系统不能原封不动拿来套用，对档案管理信息化要进行深入的可行性研究。

将有限的资金合理应用，挑选符合公司所处行业中经验比较丰富的软件公司协助开发档案信息管理系统，尽量不走弯路。档案管理信息化是一个渐进的增效过程，结合公司经营短、中、长期战略目标，实施相应的档案管理信息化分步走策略，在系统开发资金方面滚动式投入，逐步积累逐步提升应用水平。档案管理信息化本着为公司发展服务的原则，充分发挥档案部门的管理和技术优势，为公司发展提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

经济全球化的趋势已成为一种潮流不可阻挡，全面提高核心竞争力已是公司管理的当务之急。公司是经济运行的主体，为了适应社会发展的需要，公司必须加快实施档案管理信息化建设，促进档案信息的共享与利用，提高企业运作效率，向技术进步、管理科学的现代企业管理模式方向转变。

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