1目的。
加强公司文书档案规范管理和有效利用，维护档案的保密和安全，进一步提升档案管理水平，特制定本制度。
2适用范围。
适用于公司各种文件、记录等档案资料的管理。
3术语及定义。
档案是指根据国家档案局10号令编制的公司办公室《文件归档范围和保管期限表》中由公司办档案室统一管理的文书档案，包括：经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类。
4档案管理基本原则。
公司办公室集中统一管理公司已形成的文书档案，主动做好档案的管理工作，维护档案的保密和安全，便于科学管理和有效利用。
5档案管理基本内容。
档案的收集、整理、保管、利用、销毁。
6档案的收集。
6.1收集范围。
凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、记录、出版物以及各种图表薄册、**等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：
上级来文。1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；
2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、**和有特殊保存价值的录音、录像等材料。
公司文件材料。
1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件（含会议纪要）和领导的讲话稿等。
2）公司发布（包括**）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿。
3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件。
4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；
5）反映公司业务活动和技术管理的专业文件材料。
6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料。
7）公司的统计报表、统计分析材料、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料。
8）公司党、团、工会等内部组织机构在工作中形成的重要文件材料。
9）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料。
10）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信、公司章程、人员编制等文件材料。
11）反映公司重要活动的声像材料、荣誉奖励证书奖牌、有纪念意义和凭证性的实物和展览**等文件材料。
12）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料。
13）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、员工名册，职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料。
14）公司员工党、团组织介绍信及存根。
15）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册。
16）公司在日常经营活动中签订的各种合同、协议等材料。
17）其他在公司日常经营活动中产生的文件材料。
6.2收集中应注意的问题。
1）正文和附件要同时收集。
2）一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。
3）作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。
4）有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档；
5）有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况。
6）经多方查找，证明确实已丢失的文件，应详细标明文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。
7）公文立卷应根据其相互联系、保存价值及立卷时间分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
8）各单位形成的文件，可自行立卷。
9）上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷；非专业性文件，由公司办公室立卷。
10）库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
7档案保管。
公司各类档案资料应分类做好纸质档案的存档与电子台账的登记，确保各类档案分类规范、存放有序、便于查找。
7.1纸质档案管理。
1）档案管理员收集的各类文件，应按文件类别分别装进专门的文件袋、册、盒、柜，并按装入文件的类型贴上名称清晰的标签、标识。
2）存储档案必须配有专门的档案柜、架，文件摆放方法要科学和便于查找；档案柜、架应置于防潮防腐的地方，档案柜内不得存放其他杂物。
7.2电子台账管理。
1）电子台账应按档案类别，分别建立台账**，做到账物相符。
2）档案管理员录入档案信息要及时、准确、真实，记录内容与实际相符。
3）定期对台账数据进行审核，定期检查台账录入内容，确保台账数据的准确性、及时性和完整性。
8档案借阅。
8.1借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅登记手续。借阅的案卷要注意爱护，不得转借、丢失、损坏、涂改，要如期归还。
8.2借出的档案要注意保密，不得随意将档案带出公司或带去公共场所，不得转借，必须准人专用。
8.3借阅时间最长不得超过一个月，确因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
8.4归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
9档案销毁。
对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。
10档案统计。
10.1销毁秘密公文，应进行登记，有人监督，保证不丢失、不漏销。
10.2要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。
10.3除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作，统计数字要准确真实。
11档案保密。
11.1档案管理人员要严守机密，不得传播、议论有关机密问题。
11.2档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
12本制度由公司公司办公室制定并解释，自发布之日起执行，各分（子）公司遵照执行。
附件一：重要文件接收记录表。
附件二：重要文件借阅登记表。
附件三：文件销毁申请表。
附件一：重要文件接收记录表。
附件二：重要文件借阅登记表。
附件三：文件销毁申请表。
档案管理制度档案管理制度
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