公司会计档案管理办法

第一条为了加强会计档案的科学管理，更好地为公司经营管理服务，特制定本办法。

第二条会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。

第三条公司财务会计部会计室主管和下属单位财会室主管为兼职档案员，负责会计档案的整理立卷、装订成册以及定期归档，在业务上接受办公室档案员的指导与监督。会计工作人员做好业务范围内会计档案资料的保管，并积极协助兼职档案员工作。

公司总部和下属各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，进行整理立卷或装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，应由兼职档案员编造清册移交公司总部办公室。

财务会计部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案，全部移交公司总部办公室，不得自行封包保存。办公室档案员必须按期点收，不得推诿拒绝。

第四条公司总部办公室接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

公司总部办公室对于违反会计档案管理规定的，有权进行检查纠正，情节严重的，要马上报告上级领导和审计监察部。

第五条公司财务会计部、各下属单位财会室、公司总部办公室对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

第六条公司总部和各下属单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，但要遵守下列规定：

一）财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，经本部门负责人批准后办理有关借用手续。

二）公司下属各单位因公需要到总部查阅会计档案时，必须经该单位领导批准证明，经财务会计部经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。

三）外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务总监同意后，方能由档案管理人员接待查阅。并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

四）会计档案一般不得带出室外。如有特殊情况，需带出室外复制时，本单位人员由财务会计部经理批准，外单位人员由财务总监批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还。

第七条各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期二类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。具体详见附件—会计档案保管期限表。

各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第八条撤销、合并单位和建设单位完工后的会计档案，应随同单位的全部档案一并移交给指定的单位，并按规定办理交接手续。

第九条会计档案保管期满，需要销毁时，由办公室档案员提出销毁意见，经办公室主任审查，会同财务会计部、审计监察部共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。经公司董事长批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由办公室保管到结清债权债务时为止。

按规定销毁会计档案时，应由办公室档案员、财务会计部派员、审计监察部派员共同监销。监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司领导。

第一十条预算、计划、制度等文件材料，按照文书档案管理办法执行，不适用本办法。

第一十一条本办法适用于公司总部和各下属单位。

第一十二条本办法由公司财务会计部制订，并负责解释、检查、考核。

第一十三条本办法报总经理批准后施行，修改时亦同。

第一十四条本办法自公布之日起施行。公司其他有关会计档案管理规章、规定凡与本办法不符的，一律以本办法为准。

附件：会计档案保管期限表。

会计档案保管期限表。