项目公司档案管理办法

实施日期：二〇一七年十二月。

第一条为规范公司各类档案管理，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，充分发挥档案作用，根据相关法律法规和公司管理工作的实际，制定本管理办法。

第二条本制度适用于公司全体员工，公司各部门在办理相关档案业务时，必须遵循本管理办法的规定。

第三条根据其经营管理需要设置档案工作机构，公司重要档案由行政部负责保管。各部门兼职档案员由各部门负责人兼任，文件材料的收集由各部门档案员负责整理。

第四条公司对重要档案文件进行集中保管，档案管理人员必须规范管理，确保档案的安全。

第五条档案工作职责为：

一) 负责公司档案的收集、整理、保管、统计、使用、保密、销毁和移交工作；

二) 负责档案房管理工作，定期对档案库房、设施进行检查，发现问题及时报告，妥善处理；

三) 负责敦促部门兼职档案人员做好本部门文件材料的收集、归档工作；

第六条部门档案员工作职责为：

一)负责本部门履行职责中形成的所有档案资料的集中统一保管，对本部门产生的档案资料系统、齐全、完整地收集、保管；

二) 负责对本部门产生文件材料的质量把关，保证文件材料的字迹、纸张、内容、装订等符合档案归档的质量要求；

三) 负责做好本部门档案资料的安全和保密工作；

四)在工作中发现问题及时上报，妥善处理。并提出改进档案工作的意见和建议。

第七条公司大记事类(公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；公司股东会、股东、监理会形成的文件材料；反映公司重要活动的剪报、**、录音、录像及获奖证书等)，此类档案由行政部保管。

第八条生产经营管理类(公司年度经营计划、公司年度预决算报告、考核指标、经营合同和协议等)，此类档案由行政部保管。

第九条财务档案类(报表、凭证及其管理方面的文件材料)，此类档案由财务部保管。

第十条往来文书类(上级主管单位文件、公司文件及公司对外的正式发文与有关单位来往的文书)，此类档案由行政部保管。

第十一条基建档案类(房屋租赁、物业维修方面的文件材料、合同、办公设备说明书等)，此类档案由行政部保管。

第十二条其他(其他具有利用和保存价值的文件材料)，此类档案由行政部保管。

第十三条失去保存价值的和已到保管期的档案要经过鉴定后进行销毁。

一)对失效的档案，编制销毁清册，及时销毁；

二)办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；

三)销毁时要有二人以上监销，并在确认签字。

四)公司终止、解散时，档案应移交公司法人。

五)公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

第十四条公司凡需使用公司重要档案者，均须在钉钉上发起审批，经领导同意后，填写《文件借阅/领用表》，注明借阅/领用用途及使用人等情况。

第十五条借阅期限不得超过二星期，到期需归还，并在《文件借阅/领用表》上如实填写归还日期及经手人姓名；如需再借，应办理续借手续。

第十六条借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告。

第十七条外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离公司。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

第十八条公司内档案使用的方式有：

一)提供档案原件；

二)提供档案复印件；

三)提供文献索引资料；

四)提供档案扫描电子档。

第十九条要按照国家保密法的有关规定，凡涉及秘密的档案，应按规定范围使用。

第二十条不得擅自提供、抄录、公布档案。

第二十一条任何单位、部门或个人，不准出卖公司档案和内部资料、文件，不得丢失文件和档案；不归档文件材料，集中交档案室统一处理”

第二十二条对于造成失密、泄密、侵权事件的单位或个人，必须严肃查处，追究其责任，情节严重者移送司法机关依法处理。

第二十三条公司档案在办理移交手续时，交接双方必须同时在场，在完成档案名称、数量等信息核实无误后双方确认签字，方可完成移交。

第二十四条公司档案办理快递邮寄档案前，需与档案接收方**联系确认邮寄档案信息，档案信息确认无误后经行政部负责人、公司负责人同意确认后通知快递公司邮寄，并将快递运单号，邮寄地址，联系**等信息填入登记。

第二十五条本办法由公司行政部负责解释，并随公司发展不断完善。