第一条为加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性，提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据，制定本制度。
第二条本制度所称档案是指公司内部经营形成的各种资料，**机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。档案管理是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
第三条公司办公室负责档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执**况；收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作；提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
第四条公司其他各部门负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知公司办公室；向办公室移交合同或文件资料原件或复印件；负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；各部门档案主管人员负责部门档案的管理，批准对自己部门资料或合同复印件的处置，负责对本部门档案管理的监督检查。
第五条档案资料的收集由各部门负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》；各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》，每季度向公司办公室移交。公司办公室及各部门对各自保管的档案资料编号。
第六条档案资料的日常管理按下列方式处理：
（一）电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存；
（二）文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用；
（三）文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。
第六条档案借阅按下列方式处理：
（一）借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和办公室批准；
（二）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；
（三）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
（四）借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发现一次罚款200-2000不等的罚款元。情节严重者，按《档案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
（五）非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信或本人身份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不可将档案带出档案室。
第七条档案销毁按下列方式处理：
（一）对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。
（二）执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。
第八条档案资料在下列范围内归档：
（一）公司对外发出的公文，如给**的请示报告类公文等；
（二）公司收到的公文，如**职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
（三）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；
（四）公司领导的批示、指示等；
（五）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
（六）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
（七）公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；
（八）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
（九）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
（十）本公司发布的各类广告、宣传材料；
（十一）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、**、录音、录像等；
（十二）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
（十三）财务档案资料；
（十四）各种实物档案；
（十五）其他具有利用和保存价值的文件资料。
第九条档案资料的归档应达到下列要求：
（一）归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
（二）一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。
（三）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
（四）电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
（五）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
第十条下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
（一）公司规定的密级文件；
（二）重要文件，如**批文、核准文件、证照等；
（三）协议书等正本及过程资料；
四）公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
五）重要电子声像档案应实时进行、随办随归；
（六）其他认为需要即时归档的资料。
第十一条下列档案资料应定期归档：
（一）部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交公司办公室；
（二）部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司办公室；
（三）一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管；每年3月底前必须向公司办公室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，公司办公室核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
第十一条部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。
第十二条档案移交公司办公室按下列流程办理：
一）经办部门移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不。
一、长短不齐的文件折叠理齐。
（二）采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。
（三）结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。
（四）经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
（五）公司办公室根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；
（六）档案完整、齐全且符合公司要求，移交纸质移交清单及电子档移交清单，确认无疑后双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；
第十三条档案的保管按下列方式进行编号整理：
（一）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
（二）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
（三）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
（四）档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。
（五）建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
第十四条本办法自2023年月日起执行。
第十五条本办法解释权属公司董事会。
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