修订记录。档案管理制度。
第一章总则。
第一条目的：为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
第二章档案管理。
第二条公司的档案包括：公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、**、音像、实物等。具体分类：
1、办公文件包括公司的各种请示和批复文件、各种申请文件、公司发文（公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事物、处理纠纷等具有保存价值的文件。
2、证件性文书资料：包括营业执照、组织机构**证、税务登记证、开发资质证、国有土地使用权证、项目投资备案证、规划许可证、施工许可证、预售许可证、各种验收证明、图纸、竣工档案等资料，及企业产品获得各类荣誉牌匾和证书、证明等。
3、法规性文件：包括上级颁发、需公司执行的，或由公司发行的各种标准、制度等。
4、公司的重大决议：包括由公司股东会、高层务虚会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
5、计划性文件：包括公司总体规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。
6、总结性文件：包括公司年度工作总结、部门年度工作总结、调查报告等。
7、批示性文件：包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等以及公司各类任命工作指示等。
8、凭证性文件：包括公司各部门上报的在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书、意向书等原始记录和文本。
9、汇报性文字资料：包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
10、声像制品资料：包括公司在经营活动或娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录的各类资料，如**资料、录音资料、影片资料等。
11、工程档案、财务档案、人事档案、营销档案：分别由工程管理部、财务管理部、人力资源部、营销管理部自行制定档案管理制度进行归档、管理。
第三条公司的档案管理由总经办档案管理员负责；财务管理部负责财务档案的管理；人力资源部负责人事档案的管理；营销管理部负责营销档案的管理，公司的重大决议由总经理指定专人进行管理。各部门须指定专人负责部门档案的管理并根据本部门实际情况制作本部门《档案管理作业指引》作为本制度的组成部分。
第四条档案管理员的职责。
1、将各类资料档案原件进行分类整理，并存放于对应的档案柜。
2、对各类资料档案建立电子台账，记载清楚日期、内容、档案关联方、份数、存放位置等，同时进行扫描并上传至公司内网，便于公司人员根据权限上网查阅。
3、保证原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
4、对档案借阅、销毁等工作进行管理。
第五条资料的归档整理。
1、归档整理。
一）是指对档案材料进行分类、排列、装订、编号、编目、装盒（袋）,使之有序化的过程；
二）归档文件材料必须齐全、完整，凡有原件的，不能以复印件归档；
三）文件要用a4标准纸型，统一使用不褪色的碳素墨水或蓝黑墨水书写，书写字迹要求字迹清楚；修改文稿时，尽量不要在纸的顶边写字。
2、档案归档整理要求。
一）以件为单位整理，每份文件材料为一件，即正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，**文与被**文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；
二）区分文件材料的不同年度、不同机构（问题）和不同保管期限；
三）以件装订，使用统一档案封面；
四）按年度、机构、保管期限的方法，对每件归档文件材料编号，以确定文件的排列顺序；
五）每件文书首页加盖归档章，并填写相关内容；
六）编制归档目录（档案分类编号办法详见本制度附件）；
七）归档文件按件号顺序装入标准档案盒，并填写档案盒封面、盒背脊及备考表项目；
八）声像档案归档要求。
1、**：统一使用**档案处存放，标注**的题名并附说明。
2、说明：文件说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，要求文字简洁、语言通顺、一般不超过，用阿拉伯数字表示时间。
3、每一案卷都必须编制卷内目录，并有完整的标准格式的**案卷目录。
4、录音带、录像带、光（磁）盘等：应分别有文字说明和题名（参见**的文字说明和题名的要求）,分别进行编号和编制目录。
九）实物（荣誉）类档案的归档要求。
1、分别按时间顺序编号；
2、每一实物档案均要贴归档标签；
3、编制目录。
三、档案编号方法及具体归档要求在各部门《档案管理作业指引》中进行规定。
第六条档案的移交和保管。
一、凡盖有公司公章的资料、合同等原件必须交总经办，由档案管理员负责及时归档，各部门根据需要，可以保留复印件。
二、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件交总经办由档案管理员归档，财务档案中的机密以上级的文件原件由财务管理部负责收集归档，人事档案中的机密以上级的文件原件由人力资源部负责收集归档。
三、各部门取得的相关资料交总经办时，填写《档案移交清单》,移交清单一式两份，交接双方在清单上签字后各执一份。
四、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。
五、公司章程、高层会议纪要、决议等档案文件，由总经理指派专人制作并进行管理，不移交给总经办。
六、公司对外签署的合同协议应在签订之日起移交总经办。
七、凡已办理完毕的具有保存价值的各类文件资料，均应在三日内移交总经办归档，对于某些专业文件，为方便日常工作，移交时间可根据实际情况适当延长。
八、档案应以全宗进行分类排列，并有明晰的标引，以方便查阅利用。
九、保管档案可以不占用独立房间，但保管档案的房间必须门窗坚固、安全，窗户要有遮阳设施，保持通风，室温、湿度满足保存需要，要经常清洁，要有防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防虫等设施。
十、档案进室或借出、移交，要进行登记，每年要对室藏情况进行一次清点，发现问题要及时采取措施。对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。
十。一、档案管理员调动工作时，应在离岗前办好交接手续。
第七条档案的保密。
一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”**。
一）绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性合作协议。
二）机密档案包括：财务资料；公司重要会议纪要；公司经营情况；人事档案、薪资性档案、劳动合同；技术资料。
三）秘密档案包括：重要项目资料；项目合同协议。
二、档案保密制度。
一）档案管理员要严格遵守档案管理制度的规定，遵纪守法，忠于职守，自觉维护公司的秘密。
二）档案管理员不得私自将档案材料带出本公司或借给他人，严禁携带档案材料到公共场所。
三）严格遵守和执行档案借阅审批手续，按批准范围查阅档案，摘录或复印秘密以上的档案材料，应保证专人专送。
四）坚持做到六不：
1、对档案内容不该说的绝对不说；
2、不该借阅的绝对不借；
3、不该复印、复制的绝对不复印、复制；
4、不在公共场所、私人通信、非保密本、普通**、电报、邮件、谈论、记录，传达秘密以上的档案；
5、不在不利于保密的地方存放和携带秘密以上的档案；
6、非档案工作人员，不得随意开启档案柜。
第八条档案保存期限除**有关制度或公司其他规章制度特定者外，一律按照下列制度办理：
1、永久保存：
1）公司章程。
2）股东名簿。
3）高层会议纪要及决议。
4）公司证照。
5）印鉴。6）各级批文。
7）公司年度经营计划及总结。
8）年度财务报表。
9）技术资料。
10）不动产所有权状及其他债券凭证。
11）人事资料。
12）大型活**片、音像资料。
13）其他核定需永久保存的文件。
2、十五年保存：
1）会计凭证。
2）其他经核定需十五年保存的文书（其他财务档案的保存期限按国家相关制度执行）
3）项目施工图纸、竣工图纸（其中施工图纸在竣工交付两年后可销毁，竣工图纸可移交物业保存）
3、五年保存：
1）期满或解除的合同协议。
2）完结后的项目方案。
3）其他经核定需保存五年的文件。
4、一年保存：
1）部门工作计划及总结。
2）完结后的部门请求。
第三章档案的借阅。
第九条因工作需要，公司员工需查阅公司档案资料时，由本人填写《档案借阅申请表》经部门经理批准，交总经办经理签字后，将《档案借阅申请表》交档案管理人员进行办理。
第十条公司员工因工作需要，需外借公司资料档案的，除按上述流程之外，还需在总经办《资料外借登记表》进行登记后，方可取得资料。登记内容包括：外借资料名称、外借事由、外借时间、归还时间、保管人、领用人等。
第十一条档案借阅者必须做到：爱护档案，保持整洁，严禁涂改；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
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