事业单位档案管理数字化建设

作者：刘亚。

**：《环球市场信息导报》2023年第06期。

随着社会信息化发展日新月异，事业单位档案规模与需求量日益增大，致使目前我国档案管理工作发生了较大的改变。通过对档案管理数字化处理，实现对档案信息的高效整合，克服传统档案信息在管理过程中混乱无序，稳定性、安全性、时效性、共享性不足的问题。

一、档案管理数字化建设。

档案管理数字化建设主要是指在不改变原始档案信息的前提下，对档案信息以及档案存储形式进行一系列的数字化转换，通过扫描、修正、分类、整合等处理手段形成系统的数字化档案，方便档案管理人员通过档案管理系统对档案信息进行各种处理。

二、事业单位档案管理存在的问题。

档案信息不易保存，安全性不高。现有档案多采取纸质载体，因为纸张在温度高、湿度大环境中长期保存极易受损，所以往往纸质档案使用寿命都很短。在信息化社会中，档案信息利用率不断增高，无形中增大了档案的磨损度，降低了使用寿命，同时也给档案管理带来安全隐患。

事业单位相关部门在档案信息提供利用过程中，丢失数据和档案信息泄密的现象也时有发生。

档案信息材料分散，管理流程复杂。事业单位档案信息名目繁多，而且来自不同部门的相关信息间各自独立，多采用一事一信息。这就给档案信息管理带来了很大的困难，导致档案信息存储比较分散、零乱，重复率还很高，大大降低了档案信息的使用率，并导致大量的重复劳动。

在现有档案管理模式下，事业单位档案信息收集后要经过校对、分类、排序，编写档案目录等复杂的业务流程。如果出现有新档案需要插入到已排好次序的档案中时，该业务流程将重新进行一遍。这种操作流程耗费大量人力和时间，致使档案不能及时整理归档。

同时，由于大量工作都是手工操作，所以很容易出错。

档案信息收发不及时，使用率偏低。事业单位档案信息在提供利用过程中多采取人工层层传递形式，难以合理、高效、准确地实现档案信息的利用，更别说能及时为使用者提供全面、及时、准确的信息，为科学决策提供重要的依据了。