xxx档案管理数字化系统。方。案。
建。议。
书。xxx公司。
xxx档案管理数字化解决方案。
江苏省位于我国大陆东部沿海中心，水系分属长江、淮河两大流域。在xxx的领导下江苏xxx在防洪和挡潮、除涝、灌溉、治溃、调水等工作中取得了重大成绩。
随着业务、规模各方面快速发展，xxx的领导者对当今社会经济化、信息化、数字化时刻有着清醒、超前的认识，并实施了厅内部的各种业务现代化、规范化的管理。目前xxx已经投入了大量的时间、人力、物力，建设了覆盖全省的计算机网络和各业务的先进管理系统，通过这些管理系统结合先进的管理思想，有效地提高了xxx的效率、促进了xxx的健康、深层的发展。
xxx系统计算机网络按照省、市、县**网络架构（**结点四个层次），实现省、市、县xxx部门网络的互联互通，并连接全国xx信息网和**信息网。一级结点是xxx网络中心，二级结点包括xxx、直属单位网络中心，**结点是县xxx网络中心。整个网络分为骨干网、地区网、部门网、专业网四个层次。
骨干网：连接一级结点和二级结点的广域网，由xxx网络中心和22个地区网络中心（各xxx、直属单位）互联组成，主要信道采用宽带的光纤电路，南京至宿迁的一点多址数字微波作为备份电路。
地区网：连接二级结点和**结点的广域网，由市园区网（连接同城异地办公的xxx、及直属单位）和县xxx网络中心互联组成，信道采用光纤、微波、卫星、ddn、frn等。
部门网：各单位内部的局域网，通过广域网连接设备接入骨干网或地区网。
专业网：主要包括xx自动测报传输网和工程监控传输网络。
xxx系统计算机网络整体上支持查询（包括web浏览）、电子邮件（e-mail）、文件传输（ftp）、远程登录（telnet）、电子公告牌等服务，xxx的办公自动化系统也已基本搭建。良好的计算机网络软、硬件环境已经建成，为xxx档案管理的现代化、数字化创造了有利条件。
xxx现有档案一万多卷，每卷平均上百页，总共上百万页的档案存放于库房中，这些档案和资料对于xxx的日常业务管理和领导决策存在很高的利用价值。当前如果要查询某些所需资料，则只能到库房众多的历史资料中去查找，给工作带来极大的不便，大大降低了工作的效率和原始文件的信息情**值，而且不利于xxx内部信息的广泛利用。如何将大量的原始文件数字化，如何管理和索引海量的电子档案、建立电子档案库，并随时将大量的新的档案资料及时转换成电子档案，成为目前xxx档案业务管理上急需解决的问题。
由于纸质文件保存时间短，易腐烂、变质，且管理上耗费大量的人力、物力和财力。在信息查询和信息共享方面存在很大问题。如果继续对档案不加以整理，这必将影响xxx的决策和管理工作。
因此档案管理的现代化、信息化已经成为必然趋势。
系统设计的总体目标：
运用当今先进的计算机及网络通讯技术，通过网络系统实现信息资源的数字化管理，为xxx提供先进的历史资料整理、信息收集、加工和处理的高技术手段，建立新一代信息资源管理平台，消息传递及业务管理平台，实现信息管理工作的系统化、规范化。同时为各职能处室提供现代化的信息处理与办公手段。提高工作效率与管理水平，确保业务管理的先进性，通过先进的业务管理为各级领导的经营决策提供及时准确的信息服务，辅助单位管理科学化、现代化，提高经济效益和社会效益。
业务分析：现状。
xxx现已建成办公自动化系统，文件的生成、传阅、办理等都采用办公自动化系统流转。流转过程中题目与原文同时流转，流转结束后题目与原文存储在统一的数据库中，这样为文件归档提供了基础的原始数据，为档案管理的数字化提供了坚实的基础。
文件在年底立卷时，实物档案由各业务处室分别立卷。然后，集中到档案室，由档案室对案卷统一进行调整，编制案卷号。案卷整理、编制完成后进行入库保存。
档案在入库保存后，各处室需要对档案进行查找、利用时需到档案进行借阅或借出。档案人员根据目录本到库房，在大量的档案中找出相应档案，才能提供利用。
缺点。xxx办公自动化系统的建成，为简化厅内文件办理手续，提高厅内文件办理效率起到巨大的贡献。但是办公自动化系统中文件的条目数据和原文数据结构化不强，其数据并非按照档案管理方案进行分类存储，档案管理中对文件的分类、保存、编研、利用等有其专门且科学的管理方法，因此办公自动化系统无法替代档案管理系统。
xxx的档案归档是各部门立卷，档案室集中整理，这种管理模式是科学有效的，但存在在各部门立卷过程中档案室不能实时、有效的进行控制和管理。
在进行档案的利用时，各部门人员要到档案进行借阅和借出，档案室人员要根据利用人员提供的信息，到库房中从大量的原始档案中找出相应档案来提供利用。这种方式在利用时查找麻烦，找出率不高，至使大量信息资源浪费，同时因为纸质档案易损坏、易遗失等特点，使档案的安全性也大大下降。从另外一个方面看，xxx建成了覆盖全省的内网，与如此巨大的网络资源，档案信息的利用显得极为不协调。
解决方案。根据xxx现有情况，利用xxx强大功能实现与oa的数据接口、档案的综合管理、档案信息的web发布、文件资料的批量扫描识别、各类数据的ftp传输、大量数据的海量存储管理。
1． 与oa数据接口。
与办公自动化系统的数据接口可以将办公自动化系统中的数据迅速转入档案管理系统中。通过这种方式可实现数据流的延续，这样可大大提高档案管理工作的效率、减轻档案管理人员的工作压力、减少工作误差。为了方便操作、提高工作效率，oa接口设计时将在xxx现有办公网中加入接口调用程序，可以实现在办文完结时直接将文件转入档案系统中，同时在办公网上通过链接，可以直接实现收文、发文、档案等的查询。
2． 档案的综合管理。
档案的综合管理主要分为文件管理、整理编目、档案检索、档案利用、档案保管、鉴定销毁、档案统计移、移交进馆、档案编研、系统维护等模块。第三章将会对各功能模块详细介绍。下面对如何实现文件管理和整理编目进行详细介绍。
文件管理：根据xxx的情况在文件管理下分四个模块即来文登记、发问登记、内部文件登记、各处室文件登记。可以实现各处室文件的统一登记、原文与条目的关联、方便的查找利用、文件登记**的打印、文件分发传阅处理催办等信息的登记、整理编目中数据的原始录入等功能。
文件信息的录入可以通过手工录入或通过oa接口模块来实现。
整理编目：根据xxx的情况在整理编目下除原有文书、会计、科技、声像等模块外，另加入一各处室档案模块。这样可以实现各处室按自己部门的权限分别录入、整理、编制档案的工作。
整理编目中提供手工、自动、半自动组卷功能，可以更加准确、有效的协助档案管理人员完成组卷工作，同时提供制作目录、查询、案卷调整、原文管理、排序等功能。在整个组卷过程中档案室人员可全程通过软件来了解、监控各处室档案整理过程。在各处室整理完毕后，档案室人员可以对厅内各处室档案数据进行调整，调整后各处室可对实物档案进行装订工作，移交档案室。
3． 文件资料的批量扫描识别。
在档案数据形成过程中对大量的原文数据，可以采用批量扫描识别模块来实现文件资料的数字化。系统根据条目数据生成条码，将条码粘在文件的首页上，通过高速扫描仪将每页文件扫描到计算机中，软件通过自动识别，将本来不带信息的**文件与条目关联起来，并存储到系统中。这样在档案进行利用时可以不必到档案室，就可以通过查找条目信息及看原文功能，按权限直接查看档案内容。
4． 各类数据的ftp传输。
各类原文数据，在网上进行文件存储传输时通过ftp方式进行。这种方式大大提高的数据的安全性，可以避免有意或无意的数据毁坏。
5． 档案信息的web发。
档案数字化处理后，可通过v版的扩展功能模块《web发布子系统》进行网上发布，内部网上各客户端（包括江苏省内各市的远程客户端）可使用ie等浏览器在内部网上根据权限浏览相关档案。可以极好的利用起xxx的网络资源，可以将部分对各市xxx部门有用的档案，在内部网上按权限发布，这样使档案信息资源得到极大的利用。
6． 大量数据的海量存储管理。
档案数字化的过程中将形成大量的原文数据，此数据可以存储于海量存储设备中，来节省系统所在硬盘的空间。
7． ocr识别。
ocr是英文optical character recognition的缩写，意思为光学字符识别。通过光学扫描仪和计算机的配合，ocr软件将图象数据进行运算分类后，将图象数据转化为计算机内码。可以极大地减轻数据录入工作的强度、提高数据录入的速度。
xxx公司同北京汉王科技公司进行强强联合，将汉王公司优秀的ocr识别系统集成到xxx档案管理系统中。通过此种方式，xxx档案管理系统可以将各类扫描后的**文件进行处理，形成可编辑的文档，系统可对此类文件进行各种编辑、原文检索等方面的操作。
8． 原文检索。
对各种可编辑的文档，xxx档案管理系统可实现原文检索功能。通过此项功能，在查找档案时不仅能对各类档案的题目进行检索，同时还能够实现对原文内容的检索。这在查找一些题目中不包含有价值信息，而在原文中含有有价值信息的文件（如：
任免通知在题目中没有要找的人名，在原文中却有。）时，可以起到事半功倍的效果。
xxx档案管理软件系列软件是xxx公司最新研制开发的档案管理软件。该系列产品以档案管理理论为指导，采用了最新的软件复用技术-“领域相关软件体系结构”（dssa），根据对全国市场、众多行业需求、各种档案业务的理解，建立起档案管理的通用业务模型，并抽象出面向档案管理领域的软件体系结构，在此基础上采用组件技术开发出核心框架，在根据典型行业的业务特点，扩展为具有个性化的行业档案管理版本。
作为专业级的档案管理软件，xxx档案管理系统标准版在实现通用性的同时，充分满足用户个性化的需求，通过集成数据压缩、数字加密等先进的信息处理技术，使产品的安全性、灵活性、通用性和可扩展性上升到一个新的层次，实现了从文书处理到自动组卷、档案整理、打印编目、编研鉴定以及库房管理等档案工作全过程的计算机管理，是一套集信息的采集、加工、整理、分析、统计和利用于一体的智能化信息管理系统。
功能与特点。
著录标引。快捷准确地登记各类文件、档案信息，主题词自动标引。用户可自由定制数据录入界面，实行人性化操作。
原文管理。直接将纸质文件转存为电子文件进行管理，可对文、图、音、形多种形式的电子文件进行加密存储。为原文专门设置用户权限、确保核心数据安全。
原文数据可备份至大容量硬盘、磁带机及光盘塔等外部存储设备上，并可方便恢复。
整理编目。系统对各行各业的不同门类、不同裁体的档案进行科学有效地管理，实现档案的综合利用。
自动组卷。即可遵循国家标准（支持传统与简化两种方式）进行自动组卷，也可根据用户自定义的组卷条件，对其特有的业务档案进行组卷，系统将自动生成档案管理所需的案卷号、件号、起止号等各种档案信息。
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