数字化档案管理系统

发布 2022-02-12 18:17:28 阅读 3369

数。字。化。

档。案。管。理。

系。统。方。案。

设计单位:广州莱安智能化系统开发****。

地址:广州市天河区中山大道建中路11号103

欢迎来电索取详细方案或来电洽谈机房、机房监控、机房建设、楼宇智能化等各类机房设备业务,免费提供设计方案,**实惠。

一、数字化档案管理系统项目建设目标与任务3

一)项目建设目标3

二)信息资源共享目标3

三)项目建设主要任务3

二、数字化档案管理系统项目建设方案4

一)总体原则4

二)系统建设遵循和参考的标准、规范5

三)项目总体设计框架和技术路线5

四)应用系统设计7

五)数据资源建设、共享与交换体系设计10

六)主机、系统软件及网络平台设计10

七)安全保密设计10

一、数字化档案管理系统项目建设目标与任务

一)项目建设目标。

根据《中华人民共和国档案法》等相关法规政策要求,建立***厅数字化档案管理系统,实现纸质档案和电子文档(包括历史ocr数据、oa系统数据、资产报表数据、审计数据,音**信息、**信息、幻灯片等)的数字化采集、转换、编目、加密和智能化归档;建立档案系统接口,实现与厅机关现行业务系统和未来建设的信息系统档案对接;与厅机关统一身份认证系统对接,根据访问者的身份信息的识别实现对档案内容的分级查询、验证、输出等管理。

二)信息资源共享目标。

通过项目建设,为***系统和社会公众提供更为快速和便捷的历史档案信息检索服务。档案信息检索范围包括**性文件、制度汇编、通知、通告、会议纪要、机关文件、专刊、音**信息、**信息、幻灯片等。系统建设初期运行在教育专网中,兼顾未来通过技术手段在互联网上实现等有限内容共享的可能性。

三)项目建设主要任务。

1.建立数字化档案管理系统管理平台。包括:档案信息数据库、统一身份认证系统、统一权限管理平台、全文搜索引擎、安全保障平台以及及时消息平台等档案管理相关的基础系统。

2.建立历史档案采集归档系统。在五年内通过系统化服务,将已ocr的历史档案进行智能化归档,通过系统自动分析关联,将历史档案纳入全文搜索引擎管理。

3.建立数字化档案数据接口中心。实现协同办公系统、资产管理系统等电子文件、分析报表的自动归档档案管理。

4.建立数字化档案信息的共享平台。在教育系统内通过权限控制实现电子档案的综合查询、浏览、打印输出、验证等功能。

二、数字化档案管理系统项目建设方案。

一)总体原则。

1.统一规划,分布实施。

在数字化档案管理系统建设领导小组领导下,统一规划、统一标准,分期逐步建成数字化档案管理平台,建立涵盖纸质档案及电子文档(包括音**多**档案、业务系统档案)的综合性档案管理平台。在本期以内网运行为基础,建立小批量纸质档案智能归档管理、档案系统接口和分级访问管理,将纸质文档和基于电子公文、办公系统的文档(不包括多**资料)纳入管理作为一期目标。

2.规范设计、强化管理。

加强组织协调和业务指导,规范档案信息化建设行为,制定应用系统业务流程、基本功能、数据格式和编码信息标准,坚持“统一规范、统一**、统一接口”,在强化行业管理的基础上,坚持“统一软件”,推进档案信息化建设有序发展。

3.资源共享、强化整合。

以现有网络、业务系统和信息资源为基础,加强整合,实现互联互通、资源共享。在系统设计时,充分考虑应用现有的设备,保护已有的系统建设投资。把教育厅已有系统与数据进行合理、有效的整合,充分利用和保护现有的资源。

4. 追求先进、力求实用。

采用国际上先进、成熟、实用的信息技术,既保证系统实现的功能,又结合省教育厅机关目前档案管理现状。充分利用自身优势,借鉴其他单位先进经验,认真比较和选择多种技术路线,优化设计任务,使建成的系统既是技术先进的系统,也是经济、合理、符合实际需求的系统。

5.扩大开放、确保安全。

由于应用需求的不断发展和网络规模的扩大,网络采用具有良好的开放性和扩充性的方案,以保证业务系统的增加、业务量的增长、社会公众需求的延伸和新应用的开发等应用需求的发展;采用标准的接口和协议,采用具有良好扩充性的网络设备和网络拓扑,尽可能采用结构化的设计方法;在功能设计上,适当引入高新技术,加强信息安全、信息集成和信息利用,预留适当的功能空间和接口空间,为将来系统的进一步发展预留硬软件资源。

在保证网络开放性的同时,坚持采用成熟、安全、可靠的网络技术,建立备份、应急预案和灾难恢复系统,保障网络和信息系统使用安全。

二)系统建设遵循和参考的标准、规范。

***系统数字化档案信息管理系统建设和配套服务将严格按照《中华人民共和国档案法》有关标准和规范执行。

三)项目总体设计框架和技术路线。

***系统档案信息管理平台建设主要包括档案数据库、档案管理应用系统、档案分级共享管理系统和安全保障系统。具体如下:

档案数据库部署在厅机关网络中心,利用现有的sqlserver2005数据库软件,根据档案管理的相关要求,建立档案信息资源中心和数据接口中心,满足日常办公文件归档、业务系统电子档案自动归档和快速查询的需要。

档案管理应用系统部署在教育专网,采用c/s与b/s相结合的方式开发。c/s程序提供给档案室管理人员,主要作为前期小批量纸质档案信息分析、加密和自动入库,解决历史档案信息和日常纸质档案的管理问题。b/s模式提供给所有具有访问权限的人员,通过厅机关统一身份认证平台,访问者借助浏览器实现对历史档案信息的查询和展现。

档案分级共享管理系统属于内部权限控制,对访问者的身份进行识别,合理分配访问的范围、打印范围、**控制等。

安全保障系统是指为了确保档案信息管理系统能够正确使用、安全使用及合理使用而设定的操作规范,任何人在操作过程中,系统均会对操作详细步骤进行记录,包括复制的内容、**的内容、打印的内容等信息,避免违规使用和恶意攻击的发生。

为确保厅机关信息系统建设和运行维护的连续性,本系统开发要求采用主流的开发技术,建议采用。net和sql数据库,面向服务的开发路线和模式。

四)应用系统设计。

***系统数字化档案信息管理系统严格按照《档案法》,结合教育厅机关档案管理的实际进行设计,主要包括以下内容:

1.历史档案自动归档。档案室管理员利用客户端程序,调用扫描仪对纸质档案进行批量扫描,扫描的同时进行文字识别,识别完成系统自动将**文件、pdf文件和可编辑文件自动上传至服务器进行加密和关联,实现对纸质档案的管理。

2.灵活的档案存储。工作人员可以自定义档案文件的存储方式,如按照发文单位、发文时间、文件类型(如任命类、通知类、通告类)进行管理,系统将按照类别不同,规划档案管理的存储方式,并以图标的形式在首页直观地显示出来。

3.身份识别。档案管理系统通过教育厅已经建立的统一身份认证平台进行验证。

该平台采用usbkey方式,面向厅机关、大中学校、教育局等单位,建立认证中心,已经将厅oa系统、电子印章系统纳入管理。

4.模糊搜索。工作人员不需要知道完整的档案信息,只需要档案中部分模糊信息,系统就能自动关联到档案的内容,并且具有智能排序功能,将可能命中的文件放在前面供参考。

5.支持二次检索。在已经检索到的信息中,工作人员还能够输入更多的条件进行精确的查询,如选择“任命类”可以将范围缩小,以提高定位的速度和精度。

6.自动分析和关联。智能化档案管理系统通过分析结构化文档(如doc文件、txt文件、可编辑的文件甚至是oa系统中的过程文档),自动建立高准确率的索引文件, 做到对内容和属性的任意高速搜索。

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