张华（成都建筑工程集团总公司，四川成都610031）
档案分类的目的在于把同类的档案集中在一起，便于保管和利用。档案分类既要防止“有档不归”而丧失必要的历史记录和历史凭证，又要防止“有文必档”而造成所藏档案不必要的重复和鱼龙混杂。如何对企业的文书档案进行科学分类，我认为有以下两点值得注意：
一、 档案分类应灵活处理，不能搞“一刀切”
在企业档案分类过程中，有时会对《规则》（指《工业企业档案分类试行规则》）生搬硬套，给工作带来不便。
其实，企业可以有各自的考虑与安排，只要能方便地找到档案原件就是好的分类方法，不能搞“一刀切”。
1．档案分类要结合企业档案实际。
档案分类一定要结合本单位档案的实际，切莫脱离实际凭空立类，人为地使档案分类与档案实际相分离。为不脱离实际，二级类目最简单的方法就是按机构职能（结合问题）进行分类，如一个集团企业（包括党群组织）有行政管理职能又有业务管理职能，在管理过程中形成的文件材料实际上都属于文书档案，那么它的分类应该为：
1.文书档案；
1.1党群行政，1.2业务。
这里1.1党群行政是按机构分类，1.2业务是结合问题分类，从分类的标准上虽然缺乏统一性(一个是机构、一个是问题),但按照档案分类的习惯（机构结合问题分类）是可行的，把相关问题的档案集中在一起，便于保管和利用。
2．档案分类要与档案实体整理、编目、排列相一致。
在日常档案的整理和编目中，往往存在着档案分类与档案实际的整理、编目、排列不相一致的现象，究其原因主要是档案分类不是实质性的分类，而是形式上的分类。
要解决这个问题，档案分类必须是“实类”而不应是“虚类”，同时在编目中还应强调和体现类的存在，否则就会失去分类的意义。如上所述的。
1文书档案；
1.1党群行政，1.2业务，在整理、编目和排列时就必须分开，党群行政归党群行政，业务归业务，不要分类是分开了，而实际编目和排列又不分开。
既然有了类目，就必须按具体的类目去整理、编目和排列，因为分类的目的就是为了把他们区分开来，便于保管和利用，否则就没有必要把他们区分开来。
二、档案分类宜粗不宜细。
档案分类宜粗不宜细，过细地把档案细分，反而容易造成类目条款对本企业业务涵盖不全、不准，为档案的整理带来人为的麻烦，不利档案的收、管、用。
1．按机构设类与按问题设类时层次要少，标准要统一。分类层次一般为2-3级，分类层次太多，会使共性条款在各类中重复例举，致使篇幅增多，体积增大。同时，分类标准要统一。
类目划分应使用一种标准，不能同时使用机构与问题两种标准分类，如“综合类、业务一科、业务二科”。
2．在体例结构方面根据立档单位的职能设置问题类目。有单位采用“问题类目下按机构分类编制”的体例，如“业务类”下分几个科室，科室下再按问题列举归档范围，这种方法使分类层次人为增多。改进方法是取消机构类目，在同一问题类目中，按机构顺序列举归档范围，如业务类下不分科室，按科室职能顺序排列归档范围条款即可。
3．一级类目的设置同样宜粗不宜细。如一般档案的分类大纲(一级类目)可确定为：
1.文书档案；
2.科技档案；
3.会计档案；
4.特种载体档案；
5.人事档案（可按照本企业的特定职能进行增减）。
如有必要细分，可在各自的一级类目下再设若干个二级类目，便于相对集中存放和查找。需要进一步说明的是：随着企业档案规范化管理的深入，所有档案信息都要求录入电脑并用档案管理软件进行管理，要查找所需的档案信息，只要有确切的检索标识（而且还可以用模糊检索），在瞬间就可以显现出来，因此靠传统的分类方式去区分、查找档案已不是唯一的方式，我们迎来的将是一种粗线条的大纲式的档案分类方法。
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