文书档案培训

发布 2022-08-21 23:19:28 阅读 8482

文书档案管理工作概要。

一、文件管理工作(文件?或者问你接触过哪些文件?广义的“文件”指公文书信或指有关政策、理论等方面的文章。狭义的“文件”就是档案的意思,范畴很广泛,电脑上运行的程序等都叫文件)

人和机构组织在从事社会活动(履行法定职责、处理各种事务)的过程中必然会产生信息的记录,就是文件document。

我们平时工作生活中随时随地都在产生文件,有些是无用的,有些是有用的,把有用的文件规范的、科学的管理起来,把无用的文件剔除,去其糟粕取其精华,我们要做的工作就是这个。所以我们要全面认识文件理解文件的概念,掌握文件分类的主要方法,掌握文种的用法与特点,掌握文种选择的依据,正确选用文种认识公文格式标准化,掌握公文格式。

1、 归档的企业文件材料:企业自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料,应列入归档范围。

文件的形态包括纸质、光盘、录音录像带、**、实物等各种载体形式。

2、 文件的特征:①文件有特定的体式。②文件要同时具有原始记录性、真实有效性。

3、 文件的种类:根据形成和作用的具体活动领域的不同,可分为通用文件(在工作中普遍形成和使用的文件,如命令、通知、通报、报告、请示、函等)、专用文件(专项或专业文件,如:涉外文件、审计文件等)、科技文件(在生产、科研、基本建设等活动中形成的文件,如:

工程图纸、实验报告等)

4、 文件的格式:明确规定公文的外部特征,包括公文用纸技术标准、**颜色、排版格式与印制装订要求等。格式标准化是一因为行政公文具有法定效力,防止伪造公文,二是有相当一部分公文完成其现行效用后,会转化为档案长期甚至永久保管,所以必须在其生成时就保证它的物质形态符合档案保管的要求。

公文用纸一般为a4幅面:210mm x 297mm **颜色均为黑色,排版格式:正文用3号仿宋字体,一般每面排22行,每行排28字。装订要求左侧装订,不掉页。

容易褪色的书写材料:红蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔)。打印机、复印机、扫描仪出来的纸质文件材料考虑设备老化,质量下降。

5、 文件具体管理工作:文秘部门必须建立健全本单位文件工作的有关制度。包括文件的拟写程序、核稿与签发、会签、印制与复印、用印、收发文登记、传阅、借阅与利用、安全与保密等。

一、登记要清楚。

二、传阅要及时。

三、催办要认真。

四、归档要完整。

五、查阅要有序。

档时要保证归档文件符合档案接收范围和质量要求,统一制定本单位接收案卷质量的统一要求;制作和使用统一的文件目录、备考表、案卷目录、卷皮和档案盒等。

一、 档案管理工作。

一要齐全、完整。包括份数、每份文件的页数,如果某份重要证据性文件少了一页,不但大大降低档案的价值,还可能给单位工作造成损失。二要保持文件的有机联系,不同年度(自然年度)的文件材料要分开,一个年度内的同一个工作、同一个问题的文件要组合在一起,在区分年度的时候,应按照规定处理,即:

跨年度的请示与批复,放在复文年立卷,没有批复的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结、决算、报表放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度**的文件,应放在**年立卷。

件”的装订,要采用符合档案保护要求的装订材料,把它固定下来,装订前先对“件”内稿本或其他构成文件进行排序,排序顺序一般为:正本在前,定稿在后;正文在前、附件在后;批转、**文在前,被批转**文在后;批复在前,请示在后,中文在前,外文在后,有文件处理单的,可放在最前面。装订用品无统一规定,常见的方式,除了传统线装,还有裱糊浆糊、热封胶、订书订、塑料夹等。

件的编号:归档章。

编制归档文件目录:**式,包括件号、责任者(制发文件的组织或个人,即文件的发文机构或署名者,可以是一个机构或部门,也可以是几个部门或一个人,注意不能使用“本部、本公司”)、文号、题名(照实录入,没有题名时要根据文件内容重新拟写或补充标题)、日期(文件形成日期,即发文日期,件以签发日期为准,比如:09年形成的文件,签发日期为2023年,归入2023年档案中)、页数、备注(包括密级、缺损、修改、补充、移除、销毁等情况说明),要单独装订成册,并编制封面。

装盒:以“件”为单位整理的归档文件,归档时必须装盒,按件号顺序装入档案盒,并填写盒封面、盒背脊及备考表(文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况,如字迹模糊、缺损)。填写内容包括:

全宗号、年度、保管期限、起至件号用“-”连接盒号为档案盒的排列顺序号。

如何填写归档文件目录?重要性,我打个比方:我手中的这个案卷,好比是一个家庭,而文件目录的内容是这个家庭中成员的基本情况。

我们只有了解了每一个成员的基本情况后,才能真正地了解这个家庭。核心部分是文件标题,也就是题名的填写。如果原标题已经规范,能满足查找文件快、准、全的要求,就照实抄录。

但在实际工作中,常常遇到不符合这一要求的情况,那就要进行技术处理。因此,下面我就重点讲讲对特殊标题的处理。

特殊标题的处理主要有三类。

第一类:增补。是对残缺不全的成份进行必要的增加和补充。

1、没有标题的文件。哪些属于没有标题的文件呢? 譬如领导批示、题词、公函、书信等。遇到这种情况,怎么办? 应在了解文件内容的基础上自拟标题。

这是一份群众来信,没有题名,根据内容我们要给它拟一个标题。

2、直接以文种为标题的。如通知、报告、合同、协议、聘书等。碰到这种情况怎么办?应概括出文件的主要内容,组成新标题。

3、在文件标题中主要内容反映不全的。如人事任免、表彰先进等,要补全。

这是一份关于谢柏生等同志的任免通知,题名中只列了一个人的姓名,那么这个“等”,还包括哪些人呢?这个文件中还有两位要补上去。

第二类:改换。是对不合理的成份进行修正和改动。

1、改换原标题。对诸如人事任免、处分、表彰、启用印章等文件,这些文件又涉及到立卷单位的,该怎么办? 应按照实际内容改换原标题。

请看这个任免通知:假如立卷单位是经委,标题中的毛伟克不是立卷单位的人,而内容中的王晓枫是立卷单位的人,那么,要将毛伟克改换成王晓枫。

2、把新闻标题改换成公文标题。以反映本机关工作活动的报纸剪贴等,应将新闻标题改换成公文标题。

如《梅花香自苦寒来》是新闻标题,应改换成这样一个标题。

第三类:删除。 指删除和省略多余的成分。

1、层层照转或层层贯彻的文件,到基层单位要择其主题。

2、原标题由多项标题组成的,应择其反映主要内容的标题。 譬如有这样一份文件。有多项标题,该如何填写?是不是都填进去? 没有这个必要。应该择其反映主要内容的标题。

文书档案培训总结

通过学习我还了解到文书档案员的职责,即为负责档案的接收 整理 保管 借阅工作 负责库藏档案检查工作,并做好记录 负责库内温湿度记录,对不适宜的温湿度要采取措施及时调节 每次出库前要检查电源是否关闭,定期检查防火 灭火设备,做好防火工作 定期放置或更换驱虫 防霉药剂,确保档案保管质量 负责库房门 柜架...

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