一、归档文件的收集。
二、归档文件整理办法。
归档文件含义：
归档文件是指在公务活动中形成的、办理完毕、具有保存价值、应作为文书档案保存的各种纸质文件。
归档范围应考虑以下三个因素：
1、本部门的职能活动。
2、文件办理完毕。
3、具有查考利用价值。
具体收集的范围包括以下几个方面：
1 本单位年度归档的文件材料。
2 本单位历史上应归档而未归档的零散文件材料。
3 本单位直属的撤销单位的全部档案。
4 其它有关的应收集的文件材料。
具体要求：1、收集要齐全、完整。
2、注意纸张规格和字迹材料。
规范性文件要求统一用a4规格，书写材料杜绝使用圆珠笔、红墨水笔、纯蓝钢笔、铅笔，可用碳素签字笔、碳素钢笔、蓝黑钢笔。
3、会议记录用纸要规范。
整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒，使之组成有序体系的过程。
整理原则。总要求：归档文件应齐全、完整。
1、书写材料：纸质文件字迹材料应符合存档要求；字迹模糊或易褪变的应复制，（书写一定用碳素笔）并附于原件后一并归档。。
2、用纸规格：归档文件用纸尺寸须采用国际标准a4纸规格，纸张幅面尺寸超过标准a4型的按a4型规格折叠。对于已破损的应予以修复。
对于小于16k的文件如合格证、证明书、介绍信等应使用a4纸进行托裱（注意：两面均有字的仅贴角）。
归档文件整理方法。
装订——分类——排列——编号——装盒——编目。
一、装订（一）
1、以件为单位进行装订。
件的定义：一份文件为一件。其中：
文件正本与定稿为一件；正件与附件为一件；原件与复制件为一件；**文与被**文为一件；请示与批复为一件；发文稿纸及有关领导重要批示或有处理结果的文件处理单与被处理文件合为一件；报表、名册、图册等，一册（本）为一件；会议纪要或会议记录一年为一件。
2、同一文件的装订顺序。
同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复制件在前，原件在后；**文在前，被**文在后；批复在前，请示在后；不同文字的文本，中文本/汉文本在前，外文本/少数民族文字文本在后。
3、装订材料。
可采用三角袋固定并用不锈钢钉装订，也可手工线缝装订。页数多的文件可采用三孔一线法装订。装订应不影响归档文件的阅读和复制。
二、分类。采用年度-期限-机构（问题）分类方法。将文件先按其形成年度或针对的年度分开，同一年度的文件按永久、长期、短期三个保管期限分类，同一保管期限的文件按机构（问题）进行分类。
三、排列。同一年度内的文件按永久、长期、短期保管期限的顺序大流水排列，同一期限的文件按机构（问题）排列，机构（问题）的排列顺序确定后，原则上应保持不变。
四、编号。归档文件应按分类、排列的次序逐件编号，并在文件首页右上端的空白位置加盖档号章。档号章应包括以下项目：
年度、期限、件号、页数、类别。填写档号章项目时字迹材料应符合存档要求。
编号后的插入处理。
五、装盒。归档文件应按件号顺序装入档案盒。形成或针对年度不同的文件、期限不同的文件不应装入同一盒内。
注意：根据盒内文件的多少选择合适的档案盒。
六、编目。编目包括：
填写档案盒盒脊。
填写档案盒封面。
编制归档文件目录。
归档文件目录的编制（一）
归档文件题名应逐件录入计算机，由计算机编写归档文件目录。归档文件目录包括以下基本项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、期限、承办部门、备注等，也可视需要编制其它项目。
目录右上角注明年度。目录用纸幅面尺寸采用国际标准a4型。
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