文书档案的收集工作

作者：小倪。

**：《北京档案》2023年第09期。

文书档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的文书档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作。

一、文书档案收集工作的内容。

文书档案收集工作的内容主要包括三个方面：一是对本机关需要归档档案的接收工作。机关各部门办理完毕的文件是档案室档案的主要**，建立健全机关内文件材料的归档工作制度是机关档案部门开展档案收集工作的主要途径。

二是对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。接收现行机关和撤销机关的档案，特别是接收现行机关的档案，是各级国家综合档案馆收集工作的经常性任务。三是对历史档案的接收和征集工作。

历史档案是指中华人民共和国成立前，各机关、团体、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中形成的档案，包括革命历史档案、**档案和历代王朝的档案。接收、征集历史档案是档案馆丰富馆藏的重要手段。

二、文书档案收集工作的要求。

一)归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。

就一个机关而言，档案齐全完整是指归档文件材料能够全面、真实地反映本单位的面貌。具体说，归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整。对于文书文件材料，特别是公文，每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、**文与原件、多种文字形成的同一份文件等要完整成套。

归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。就电子文件而言，要注意选择文件的生成格式、保存载体等，以满足长期保存的要求。

二)归档的文件材料应精炼准确，并反映立档单位的主要职能。