档案管理规定

一、总则。

第一条为加强集团各子公司档案工作，规范企业档案管理，更好地为企业生产经营和改革发展服务，根据上级有关档案管理办法和集团公司的实际情况，特制定本规定。

二、基本要求。

第二条各子公司应配备必要的档案管理设备，包括：档案橱柜、档案架和档案装具等。有条件的公司应设立专用档案室。

第三条档案资料实行按年度立卷和集中统一管理制度。暂时不具备集中管理条件的公司，档案资料可由专业岗位人员按业务性质分类保管，但必须按照档案管理规定要求立卷和归档。各子公司应根据工作需要设立专职或兼职档案管理员，兼职档案管理员履行专职档案管理员同样的工作程序和职责，做好档案资料的收集归档和日常管理。

第四条制定档案管理员岗位责任制，建立档案的归档收集、保管、整理、鉴定、统计、借阅利用、保密制度以及库房管理等细则。

第五条根据实际需要，配备必要的档案保护设备，具备防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防光的有效措施，确保档案资料的安全有效管理。

第六条严格履行档案资料借阅审批程序。

三、档案收集范围。

第七条各级发来的与本公司有关的文件材料。

第八条本公司工作活动中形成的文件材料：

一）本公司的请示与上级机关的批复文件，本公司下级单位的请示与本公司的批复文件；

二）本公司及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；

三）本公司党、团、工会在工作活动中形成的重要文件材料；

四）本公司的历史沿革、大事记；

五）本公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料。

第九条会议文件材料：

本公司办公会议、董事会议、党务会议，民主生活会形成的记录、纪要等文件材料。

第十条机构、人事文件材料：

一）本公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；

二）本公司机构设置、人员编制、干部任免、奖惩、评定职称、调资晋级、职工名册、工资名册、党团名册、报表等文件材料；

三）本公司办理的干部、职工的转移工资、行政、党团、工会组织的介绍信及存根。

第十一条财会统计文件材料：

一）本公司会计管理规章、制度以及审计工作文件；

二）本公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机光盘等）；

三）会计报表、帐薄、凭证及会计档案移交、销毁清册。

第十二条基建档案材料：本公司基建项目从立项到竣工过程中形成的所有文字资料、图纸。

第十三条设备档案材料：

一）购置设备的合同、协议；

二）开箱验收清单及关联文件；

三）使用说明。

第十四条产品鉴定验收形成的所有资料；

第十五条企业所获得的各种荣誉，证书、奖状、奖牌、奖杯等；

第十六条各类企业证书，如：营业执照、组织机构**证、税务登记证、生产许可证、专利证等，还有企业各类产品所获荣誉证书以及产品通过的各项国内外认证证书等；

第十七条企业所设计的各种型号产品的底图、装配工艺底图、机加工工艺底图、各类模具工装夹具底图等；

第十八条企业与外单位签订的各种合同、协议等文件材料；

第十九条各种财产、物资以及档案资料的交接纪录；

第二十条各类电子文件。

四、档案收集要求。

第二十一条归档的文件材料必须齐全完整，**（包括底片或光盘）等必须同其详细的文字说明材料一起归档。

第二十二条归档的文件材料必须经过系统整理，准确地反映活动的真实内容和历史过程。

第二十三条归档的文件材料必须是原件（定稿），具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份归档，归档的文件必须包括定稿、底稿、签批单。

第二十四条归档的文件材料，其制成材料必须易于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、复写纸等。签字需用碳素墨水，打印需用喷墨打印机。

五、档案分类。

第二十五条文书档案：主要分为a类—党群工作类；b类—行政工作类；c类—经营管理类；d类—生产技术管理类。

第二十六条科技档案：包括：基建档案、设备档案、产品档案、科研档案。

一）基建档案分类可采用项目分类法；

二）设备档案分类可按照性质型号分类，也可以按照工艺工序型号分类；

三）产品档案分类可按性质型号、系列型号分类；

四）科研档案可按课题分类。

第二十七条电子档案。

六、归档管理。

第二十八条归档文件资料实行年度归档制。每年3月份以前，各办文部门或文件经办收集部门应将上年度需归档资料按要求整理后到档案室移交。文件材料在归档前遗失，文件形成部门或经办人应尽力弥补，并承担相应责任。

归档部门或个人应填写“归档移交接收登记表”，一式两份，交接双方按清单交点清楚，双方签字，各留一份，以备查考。同时，文件结案移送归档时，按以下原则进行点收：

一）检查文件的文本及附件是否完整，如有短少，应即追查归入；

二）文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门；

三）与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

七、调阅程序。

第二十九条各部门经办人需调阅档案时，应填写“文件借阅申请单”经相关领导批准后方可调阅。

第三十条外单位查阅本公司档案必须持单位介绍信，由本公司档案主管部门负责人请示公司领导批准后方可借阅。

第三十一条产品类图纸原则上一律不外借，确须借阅的，应请示公司领导同意批准。

第三十二条图纸复制程序：

一）用图单位或个人填写复制通知单；

二）复制通知单由所需图纸单位领导签字，再由档案管理部门领导签字批准；

三）档案管理员按通知单发放底图。

八、调阅管理。

第三十三条 “调阅单”以一单一案为原则，借阅时间一般为3至5天，最多不超过7天，如有特殊情况欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。

第三十四条调阅人员对于所调档案，不得抽换增损，且未经批准不得复制。

第三十五条调阅人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应办理调卷变更登记，不得私自转交。

第三十六条调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关者，应经有关部门领导签字同意。

第三十七条借阅人员调离公司时必须归还全部借用的档案、资料，经档案室确认签字后，人事部门方可办理调离公司手续。

九、销毁管理。

第三十八条档案保管的时间长短由档案的保存价值而定，已经到期的档案和已无存查价值的档案可定期销毁。属于业务或专业档案的由档案管理部门负责人和相关的业务经理鉴定确认，属于文书档案的由档案员和档案管理部门负责人共同确认。销毁前由档案员登记造册，档案管理部门负责人和相关业务经理共同签字，报公司分管领导批准后，在指定地点销毁，由两人监销，并在销毁册上签字。

销毁档案资料的请示、批复、清单要作为永久保存资料存档备查。

十、档案保密管理要求。

第三十九条档案归口管理部门及管理人员必须恪尽职守，切实履行制定的档案保密制度。未经分管领导批准，不得擅自以任何方式向外透露、泄露、借出本职管理的公司各种档案资料。

第四十条经分管领导批准办理借阅的部门或个人，有责任和义务对借用的档案资料进行保密。

十。一、档案管理的检查与考核。

第四十一条在有关公司档案管理规范初期，由集团公司综合部负责组织、集团有关公司专职档案管理员具体指导，对兼职档案员进行档案资料收集、整理、立卷、归档知识和操作培训。

第四十二条集团公司综合部每季度组织一次档案管理工作检查，按照集团公司档案管理要求，对档案管理工作不达标的，扣责任公司管理工作分1分。

第四十三条对违反档案保密管理规定，给公司造成经济损失的，每次扣责任公司管理工作分5分；各公司追究责任人的赔偿，直至追究法律责任。经济损失特别严重的提交集团董事会对子公司进行加倍扣分、经济处罚和追究领导责任的裁定。

第四十四条对违反本规定其他条款的，每次扣责任公司管理工作分1分。

十二、附则。

第四十五条本规定由集团公司综合部负责解释。

第四十六条本规定自二00九年一月一日起执行，并定期进行修订，修订后的规定自发布之日起执行。

二00八年十二月十六日。

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