1 目的。
为加强置业会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和财政部《会计档案管理办法》制定本规定。
2 范围。本规定适用于恒兴置业总部及各控股子公司的会计档案管理。
3 定义。会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
4 职责。4.1 财务人员应严格遵照本作业指导书做好会计档案管理。
5 内容。5.1 会计档案分类。
5.1.1 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
5.1.2 会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
5.1.3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附注及财务分析报告，验资报告、审计报告等。
5.1.4 税务资料类：税审报告、纳税申报表、月份缴税情况表、税收优惠及退税表等。
5.1.5 经济合同类：各类采购合同、工程施工合同、设计合同等。
5.1.6 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
5.2 会计档案日常管理。
5.2.1 当月工作结束后，须及时将记账凭证装订成册，月末结账后，须及时打印月度会计报表，并连同报表附注及文字说明等整理归档。
5.2.2 年终决算后，须将会计账簿及时打印装订成册，将年度财务报告及时归档。
5.2.3 每月结账后须将会计电子账套进行备份；每季度将硬盘数据作一次性全部备份并刻录光盘双重备份存放于不同地点。
5.3 会计档案的装订。
5.3.1 会计凭证装订前的准备工作：
5.3.1.1 分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全。
5.3.1.2 按凭证汇总日期或凭证号归集确定装订成册的本数。
5.3.1.3 摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的账页或附件要折叠成同记账凭证大小且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整。
5.3.1.4 整理和检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。
5.3.1.5 要检查附件是否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全。
5.3.1.6 记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章或签字是否齐全。
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