1目的。
为规范在监理过程中形成各类监理信息档案和影像资料，使其具有真实性，完整性和有效性，并符合公司质量管理体系运行的相关规定，满足工程竣工备案和城建档案的归档要求，以有效规避监理责任风险，做好监理工作服务追溯。
2适用范围
本指导书适用于本公司承接监理项目，在实施服务提供过程中监理项目部的信息档案和影像管理工作（如涉及保密工程的，应遵守与建设单位的协定）。
3术语与定义。
3.1监理信息资料：监理信息资料是指在监理日常工作之中所形成的反映监理工作情况的信息，具体包括文字、影像、电子文档、光盘等。
3.2项目归档资料：项目竣工验收合格后，对监理资料进行整理，按照规定形成档案文件，向有关档案部门报送和移交。
4引用文件。
4.1《城市建设档案管理规定建设部61.90号令。
4.2《建设工程文件归档整理规范gb/t50328-2001
4.3《建设工程监理规范gb50319-2000
4.4《质量手册cjjl/a
4.5《质量管理体系程序文件cjjl/b
5职责。5.1总监理工程师。
项目信息资料管理的第一责任人，负责对项目信息资料管理的组织策划，落实专管人员，明确各专业监理人员的相关职责和要求，并对项目部的信息资料工作负责指导、检查和验证。
5.2专业监理工程师：
各专业监理人员负责本专业范围相关监理信息资料的记录、收集和编制等工作。
5.3信息管理员/资料员。
负责监理信息资料的收集、整理、分类编目、存储传递、立卷归档、有序管理和档案移交等工作，施工过程中及时把信息反馈到相关部门或责任人。
6工作内容及实施。
6.1信息资料管理步骤：收集→存储→传递→反馈。
6.1.1信息资料的收集。
1）项目部对本项目服务过程中产生的各类信息资料，按照监理规范、文件归档整理规范和地方档案管理规定等有关规定要求进行收集。
2）对于公司管理需要的信息，按公司相关管理规定进行收集；
3）对于公司业绩管理需要的信息按公司相关管理规定进行收集。
6.1.2信息资料的存储。
1）信息资料采用书面文件存储，以影像、电子文档等方式辅助储存；
2）信息资料应建立完善的目录体系，合理分类，有序存放；
3）信息资料存储按公司和国家管理规定，分为长期、短期、永久保存期限。
6.1.3信息资料的传递。
1）各类信息资料可以会议或传阅方式进行传递，并留下记录；
2）监理服务的阶段性成果可以专题性报告和月报形式向上一级有关部门报告；
3）信息资料的发出或借阅应建立发文或借阅登记手续。
6.1.4信息资料的反馈。
1）对发出需要反馈的信息资料均应有闭合处置的要求；
2）对质量、安全有隐患的信息要及时反馈到相关责任人，对公司有重大影响的要及时反馈到公司。
3）对涉及不合格服务纠正、预防措施和实施效果，应按公司控制程序进行处理和反馈。
6.2信息资料的管理要求。
1）各类资料应分类存放在资料文件夹（盒、袋）中，对号入“座”；
2）各文件夹（盒、袋）应按分类编号醒目标出资料类别及名称；
3）每个文件夹（盒、袋）内应对放置的资料建立有清单目录；
4）信息资料应按相关规定内容填写，责任人签字手续完善；
5）信息资料的书面文件应为打印或碳素墨水形成，利于长期保存；
6）信息资料中的各类用表应采用有统一规定的表式，特殊表式可根据要求自行编制。
7）信息储存在硬盘、光盘及其它存储**的，也应参照纸质材料分类管理的规定进行管理。
6.3信息资料管理工作的质量标准。
1）及时性：各类相关信息资料的收集、编制、存贮、传递均应在相应规定的时间段内完成。
2）完整性：各类信息资料应按相应规定和要求，保证其完整性，不得有缺漏情况发生。
3）真实性：各类信息资料应真实反映客观实际情况，不得形成无效的信息资料。
4）符合性：各类信息资料应按相关规范、标准、规定进行加工整理，其格式、内容、审批签字手续等均应符合要求，形成有效的信息资料。
5）有序性：各类信息资料应做到合理分类编目，有序管理，方便检索。
6.4项目部信息资料的分类编目：
应根据本工程的特点和信息资料内容的具体情况合理分类编目。
参见附件一：信息资料分类编目一览表）
6.5监理收文、发文管理。
6.5.1监理收文、发文应在收文、发文登记表上予以登记；
6.5.2监理收文登记后，应及时呈交项目部相关责任人进行处理，并留下处理记录，并按信息资料分类存放。
6.5.3监理发文内容应描述准确、文理通顺无误并经监理部相关责任人审定和签发；
6.5.4监理发文按规定要求完善相应签字手续，并留存原件归档。
6.6监理部各类工作台帐的建立与要求。
6.6.1项目监理部信息资料目录台帐。
该台帐是反应各种类别的监理信息资料的归档情况和内容检索，做到分类目录与实际归档情况相吻合，卷内文件应统一编号，合理有序，方便查询。
6.6.2工程质量验收台帐。
该台帐是反映本项目各单位工程、分部工程、分项工程、检验批有关质量验收的记录，以便及时查阅本工程各部位的验收情况。
6.6.3工程材料质量监督工作台帐（试验记录台帐）
该台帐集中反映监理对本工程所使用材料（含构件、成品、半成品）和功能性检测的控制工作记录。附有工程材料报审资料，相应材料的质量合格证明资料（生产许可证、出厂合格证、材料性能测试报告等）。按规范经监理见证取样送检的材料试验报告，监理独立平行检测试验报告（有合同约定时）；不合格材料的处理情况记录等。
各类试验台帐及相关资料应分类有序归档，可视工程情况分为：材料试验记录台帐（钢筋、水泥、砌块、管材、防水等）；试块（砼、砂浆）试验记录台帐；试件（焊接接头）试验记录台帐、功能性检测试验台帐。
6.6.4安全监理工作台帐。
按安全监理工作指导书的相关要求建立。
6.7信息资料档案管理工作。
6.7.1档案编制内容与分卷要求：
工程项目完成并通过竣工验收后，应将项目部的信息资料进行整理归档报档案部门备案（原件），并将资料（可用复印件）分卷装订成册报总工室核验。
1)档案管备案内容为：
监理规划；
监理细则；
监理工作指令文件。
监理工作会议纪要；
监理月报；
监理工作总结；
2)公司备案内容为：
城建档案移交证明书、见附件一、
● 附件一所有内容。
6.7.2档案的编制要求。
1)移交档案馆资料要求：
内容齐全， 资料均为原件。
分类整理好（不需要装订）。
2）移交公司资料要求。
规格尺寸：卷内文件资料的幅面规格尺寸为16开或4号图纸（297×210mm），左边与上边平齐，左边留2.5cm装订距离。
整理要求：可采用装订或档案盒整理，装订要求每卷立卷厚度不得超过4cm；无论采取何种方式，所有资料均应齐全，分类整理，并建立有总目录和分目录。
6.7.2档案的报送。
1）项目竣工后二个月内由项目监理部按6.7.1要求向城建档案馆归档要求报送；
2）项目竣工后二个月内由项目监理部按附件一向总工室报送；
3）档案移交手续，见“项目竣工审核表”。
7记录。7.1项目部资料目录组成体系及相关资料；
7.2各类监理台帐；
7.3项目竣工审核表；
附件一：信息资料分类编目一览表。
c类为安全资料，参照安全作业指导书。
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