摘要: 档案信息数字化有利于提高档案工作效率,更好满足人们获取档案信息资源需要。目前档案工作存在一些不足,难以很好适应档案信息数字化趋势。
今后应采取改进和完善对策,重视档案信息资源数字化建设、完善基础设施、采用技术对策、提高工作人员素质,并健全规章制度,实现档案工作的制度化规范化。
关键词:档案信息数字化档案工作技术对策规章制度
中图分类号:g27 文献标识码:a 文章编号:1003-9082(2016)01-0030-01
引言 档案是非常重要的信息资源,为不同单位所普遍关注和重视。随着信息技术发展与进步,档案信息数字化逐渐成为一种趋势,它在提高档案工作水平的同时,也对档案工作提出更高要求。但目前档案信息化和档案工作仍然存在不足,今后需采取改进和完善对策,从而更好顺应档案信息数字化趋势,促进档案工作水平提高,为人们提供更为优质的服务。
一、档案信息数字化的概念与特征
随着计算机技术和信息技术在档案工作的应用,档案信息数字化逐渐成为一种趋势,它具有自身显著特征,对档案工作有效开展产生积极作用。
1.概念。档案信息数字化是随着信息技术发展和在档案工作的应用而出现的,它指的是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等,将纸质文件、声像资料,系统组成有序结构的档案信息库。
并建立检索目录,方便对信息的管理和查询。其建设路径是将纸质档案扫描并存储于档案信息数据库,实现档案信息资料传输的网络化,方便信息资料共享,更好满足用户需要。
2.特征。档案信息数字化是档案管理的一种重要趋势,它具有自身显著特点和优势。
不仅节约档案信息的存储空间,方便资料查询,还大大方便对信息资料的检索和存储,有利于实现信息资源共享,提高档案信息传输的安全性与可靠性。同时还能强化档案信息的实时性与动态性,方便对信息资源的整理与加工,让读者更为便捷的获取所需要的信息资料。因而在档案工作中越来越受到人们重视,其应用也变得更为广泛。
二、档案信息数字化视野下审视档案工作的不足
档案信息数字化对各项工作开展具有积极作用,有利于提高档案工作水平和服务质量。但由于受到制度、人员等因素制约,目前档案工作仍然存在不足,影响档案信息化建设,存在的问题主要体现在以下方面。
1.数字档案信息资源不足。由于受到技术、人员等因素制约,数字档案信息资源存在不足,网上档案信息内容缺乏,**提供的信息资源较少,难以满足用户需要。
一些**即使为用户提供档案信息资源,但只给出目录,读者无法获取所需要的信息资源,影响档案信息资源充分利用,制约其价值充分发挥,这是今后需改进和完善的内容。
2.档案信息真实性难以保证。一些工作人员责任心不强,在对档案信息资源数字化处理过程中,由于电子信息资源具有可读写行的特征,人为对信息资源做了修改,并且修改后没有做出任何记录。
导致信息化处理后的档案信息与原始资料不符合,失去真实性,难以有效发挥指导和参考作用。
3.档案信息安全性问题突出。信息化之后的档案资料安全问题尤为突出,互联网会面临来自各方的攻击,黑客、网络病毒等都会侵入电脑程序,拦截重要的数据资料,或者遭到病毒攻击,导致档案信息资料丢失,影响档案信息资料的真实性与有效性。
为确保档案信息安全,采用杀毒软件或其他防病毒攻击措施是十分必要的。
4.对工作人员素质要求较高。档案信息数字化对工作人员素质提出更高要求,他们不仅要具备档案管理基础知识,掌握编号、存档、查询等工作流程。
同时还要掌握计算机技术和信息技术使用方法,能对档案进行数字化处理,做好资料编号及存储工作,能建立数据库和索引目录,方便对档案信息的查询。同时还要明确档案工作流程,严格遵循规范要求开展档案管理的各项工作,提高档案工作服务质量。
三、基于档案信息数字化的档案工作策略
为应对档案信息数字化趋势,提高工作水平,根据存在的不足,笔者认为今后应采取以下改进和完善对策。
1.重视档案信息资源数字化建设工作。相关单位和工作人员要提高思想认识,顺应档案信息数字化趋势,在技术、资金、人员等方面加大支持力度,建立相应的**,录入档案信息资料,方便人们获取相关信息。
在建立**的同时,还要重视**维护与管理,构建检索目录,方便读者查询和获取信息资源,促进信息资源开发,推动信息资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程,提高服务质量和服务水平,满足用户对档案信息资源的获取和需要。
2.完善基础设施,确保档案信息真实。基础设施建设不仅影响档案信息数字化进程,还对提高服务质量和服务水平产生重要影响,因而要高度重视该项工作,不断完善各项基础设施建设。
档案管理部门要借鉴已有的网络建设成果,建立电子档案接收应用系统,为档案信息的归档、接收、保管和利用创造条件。完善档案检索目录、档案信息数据库建设,推动档案信息数字化建设顺利进行。工作人员要提高自己的责任心,严格按规定办事,不得随意修改档案信息资源,严格按照规范流程做好档案管理的每项工作,确保档案信息真实有效,提高服务质量。
3.采用技术对策,保障档案信息安全。采取有效的技术对策,提高档案管理水平,加强安全防范工作,确保档案信息安全。
为保障数据库和**安全,要重视安全管理技术应用,包括防火墙技术、访问加密技术、身份认证技术等。通过这些技术的应用,能有效防止黑客攻击和非法访问,避免档案信息资源丢失,保障档案信息安全。做好档案信息备份工作,避免信息资料丢失而影响服务质量,进一步提高档案管理水平。
4.注重管理培训,提高工作人员素质。要注重引进基础知识扎实,经验丰富,责任心强的工作人员,既懂管理又懂技术,能熟练进行计算机操作,满足档案信息数字化管理需要,提高管理工作效率。
重视工作人员的培训,采用现场授课、讲座、撰写心得体会等方式,做好工作人员培训工作,促进他们业务技能和综合素质提高,能更好顺应档案工作需要,提高工作技能。工作人员也要加强自身学习,遵循规章制度和档案工作流程,能熟练操作计算机技术,做好档案的日常维护工作,确保档案信息安全,更好满足用户获取信息资源的需要。
5.完善规章制度,实现制度化规范化。结合档案信息数字化趋势和管理工作需要,建立健全完善的管理规章制度,有效规范各项工作。
制定档案信息数字化管理标准,坚持规范和统一原则,按照统一的规范标准对档案信息进行归档,使数字档案的保管、传递、利用都实现规范化和流程化,更好满足档案信息数字化需要。另外还要结合新形势和新情况,不断修订和完善档案管理规章制度,更好适应具体工作需要,推动各项工作制度化和规范化。
四、结束语
档案信息数字化是档案工作的一种趋势,对档案管理和各项工作开展提出更高要求。在这样的背景下,要认识档案工作存在的不足,顺应档案信息数字化趋势,完善基础设施和管理制度,采取技术对策,提高工作人员素质。从而更好开展档案工作,促进工作水平提升,为人们提供更为优质的服务。
基于档案信息数字化的档案工作探析
作者 刘继峰。科学与财富 2017年第19期。档案是非常重要的信息资源,为不同单位所普遍关注和重视。随着信息技术发展与进步,档案信息数字化逐渐成为一种趋势,它在提高档案工作水平的同时,也对档案工作提出更高要求。但目前档案信息化和档案工作仍然存在不足,今后需采取改进和完善对策,从而更好顺应档案信息数字...
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