3.2.3档案交接时，应编制移交清单，一式两份，交接双方签字后方可。
分类→组卷→卷内文件排列→拟写案卷标题→复查定卷→填写卷内文件目录→填写卷内备考表→填写案卷封面→案卷装订→案卷排列与档号编制→填写卷盒、装盒排架→编制检索工具。
3.2.5档案管理员及时整理已移交档案，不得堆积累计超过3个月的档案资料。
未经加工整理的档案要争取排放在档案室资料橱内，不得随意乱放乱丢，要随时留意整理室内档案的数量，确保档案完整安全。
3.2.6归档文件材料如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、截切、折叠，使其整齐划一。
3.2.7非档案管理人员未经允许不得进入整理库房内，以免档案的遗失。
3.2.8加工整理完毕的档案，要及时入库，并做好台账统计工作。
3.3档案的借查阅和利用。
3.3.1档案借查阅和利用必须履行审批手续，档案管理员根据批准手续规定要求提供服务，服务要做到主动热情，并做好相应的登记工作。
3.3.2档案借阅要做好相应的保密工作，不得泄露档案材料内容，原则上只限于在阅览室内查看，如有特殊要求需外借，必须办理相关的外借手续。
3.3.3爱护档案，保持整洁，不得随意在档案上写字、圈注、涂改、删减等。使用完毕后要及时按原样归还，要保证档案的完整性。
3.3.4外借档案依照密级程度制定外借期限，借阅时间一般最长以一周为限，如有特殊情况需延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理续借手续。
档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报档案主管领导研究处理意见。
3.3.5所借档案不得拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得随意拍照、摘抄或复制档案内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
3.3.6调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应重新办理借阅手续，由档案管理员变更调登记，不得私自转借。
3.3.7借阅人员未经过公司领导批准，不得擅自进入档案库房自行翻阅。
3.3.8档案借阅完毕归还时，档案管理员应检查档案完整情况，填写相关的借阅情况（借阅人姓名、归还日期、档案状况等）。
3.4档案库房管理。
3.4.1档案库房是集中贮存档案资料的场所，非档案管理人员未经领导批准不得擅自入内，不得在库房内办公、会客及进行其他活动。
3.4.2查阅利用档案，必须由经办人履行审批手续，经公司领导批准后交由档案管理员负责从库房内调档，在阅览室内查阅利用，不得擅自进入库房。
3.4.3库房门窗应保持牢固，室内设备安全可靠，每天下班前进行一次安全检查。
3.4.4不得在档案库房内堆放与档案无关的杂物，库房内橱柜摆设整齐合理、走道畅通、通风良好、温湿度适宜、保持库房内卫生整洁。
3.4.5库房内严禁吸烟、严禁存放易燃易爆及有腐蚀性的物品，防火器材齐全完好，每季度检查一次器材状况。
3.4.6做好库房日常“八防”工作（防盗、防光、防潮、防高温、防火、防尘、防鼠虫、防腐等）以及电子声像档案的防磁工作，保证档案的安全和完整。
3.4.7库房门禁及档案橱柜钥匙有专人管理，不得乱放，防止遗失。
3.5档案作废销毁管理。
3.5.1档案的销毁流程为：
书面出具销毁申请报告，编制销毁清册，部门负责人提出销毁意见，转分管领导审核、主管领导批准，由行政文档科、业务部门和考核审计部门联系监督销毁，参与人员共同签字完成销毁程序。
3.5.1.1在主管档案管理领导的领导下，由档案部门会同相关业务部门、考核审计部门派员。
共同组成鉴定销毁小组。对已过保管期限且并无保持价值的档案编制“销毁清册”，交由鉴定小组进行审核鉴定。
3.5.1.2销毁清册封面需设置销毁档案数量、主管档案领导意见、鉴定小组意见及批准人签。
字、时间、监销人签字及销毁时间等项目。
3.5.1.3在销毁清册登记表中填写序号、文件题目、所属年度、档号、应保管期限、已保管。
期限、文件页数、备注等栏目供鉴定小组审查。
3.5.2会同相关业务部门，拟定销毁申请报告，提出销毁意见（档案的保管期限要大于档。
案的应保管期限），陈述销毁原因，将拟定的报告交档案管理负责人及分管档案领导审批。
3.5.3档案的销毁。
3.5.3.1数量较少时可自行用粉碎机焚毁，数量较多时一般由两人将需要销毁的档案送往指。
定的地点进行销毁。不可当作其他用途，更不允许出卖。
3.5.3.2档案销毁时必须由鉴定小组指定两人以上进行监销，确已销毁后，监销人必须在销。
毁清册上注明“已销毁”字样，签字且注明销毁日期，并将监销情况报相关负责人。
3.5.4、销毁完毕后，档案的销毁报告及销毁清册要入档保存，以备查证。
3.6库房八防管理要求。
3.6.1 防盗，档案库房的门窗要坚实牢固，档案管理员下班时要检查各门窗是否关闭，人离开时确保锁好门窗。
3.6.2 防光，档案库房要做好防光工作，避免阳光直射在档案上，尤其是纸质档案。
在阳光直射下容易发黄、变脆，大大缩短了档案的寿命，一般在档案库房采用遮光窗帘，档案库房的照明灯具以白织灯为宜。
3.6.3 防潮，档案库房要经常通风，湿度相对较大的要配置去湿机及放置吸潮剂。
3.6.4 防高温，档案库房可通过机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象，最好是配备空调设备，以达到库房理想的温度。
3.6.5 防火，档案库房内严禁各种火种，配备消防器材。
3.6.6 防尘，档案库房要配备双层窗，定期专人打扫。保持档案库房的干净整洁。
3.6.7 防鼠虫，在档案库房内防止捕鼠器，纸质档案容易生“虫蠹”所以还要定期做好杀虫工作。
3.6.8 防腐，空气中含有少量的有害气体，档案会受到有害气体的侵蚀，发生腐烂，一般还是以通风为主。
3.6.9 以上几种情况为库房常见症状，但这些不利因素通常都不是独自产生的。我们要以防为主，定期检查，及早采取防御措施。
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