第一条总则。
为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条档案范围。
公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、**、音像、实物等都必须立卷、归档。 其中，文件包括：业务、采购、生产、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。
第三条档案分类及编号。
一）档案按其内容及关联部门可分为九大类：
1、人事行政类。
2、财务类。
3、业务类。
4、采购类。
5、品管类。
6、研发类。
7、动力设备类。
8、储运类。
9、生产类。
二）机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。
三）归档后须填写《档案管理登记表》（附表1）。
第四条机要档案。
一） 机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”**。划分标准：
1、绝密档案包括：
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。
2、机密档案包括：
1）财务资料；
2）公司重要会议纪要；
3）公司经营情况；
4）人事档案、薪资性档案、劳动合同；
5）技术资料；
6）金额在10万-100万元的合同。
3、秘密档案包括：
1）重要项目资料；
2）项目合同协议。
第五条档案装订。
一）以左方装订为原则，右上角标明档案号。
二）文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。
第六条保存期限。
档案保存期限除**有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：
一）永久保存：1、公司章程；2、会议纪要；3、公司证照；4、各级批文；5、印鉴；6、公司年度经营计划；7、公司年度经营总结；8、年度财务报表；9、技术资料；10、不动产所有权状及其他债权凭证；11、人事资料；12、大型活**片、音像资料；13、其他核定须永久保存的文书。
二）十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)
三）五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案；3、其他经核定须保存五年的文书。
四）一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求报告；
3、完结后无长期保存必要文书。
五）公司规章制度由人事行政部永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。
第七条保管部门。
一）财务专项机要档案由财务会计部负责保管。
二）其他档案均由人事行政部部负责专人保管。
第八条档案移交。
一）公司各类证照、批文在颁发之日起移交人事行政部。
二）公司章程，会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交人事行政部。
三）合同协议应在签订之日移交人事行政部。
四）财务档案部门自行立卷、归档、管理。
五）其余档案半年移交一次，时间为每年的１月和７月。
六）档案移交须填写《档案移交清册》（附表2）。
七）《档案移交清册》一式两份份，移交双方各一份。
第九条档案调阅。
一）因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》（附表3），并经相应核准人核准后方可调阅。
二）人事行政类、财务类、业务类、采购类、品管类、研发类、动力设备类、储运类、生产类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办领导核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出供调档人查阅。
三）调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。
四）《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
五）档案借阅时间最长不超过8个工作时。
六）如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。
第十条档案销毁。
一）超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。
二）需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》（附表4），经相应核准人核准后方可销毁。
三）部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。
四）销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》（附表5）。
五）档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。
六）《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，人事行政部一份。
第十一条其他。
一）档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。
二）所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。
三）所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。
四）以上**均由人事行政部统一编号。
五）各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。
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02档案管理制度
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