011档案管理制度

发布 2022-02-13 13:55:28 阅读 7312

档案管理制度。

2023年4月1日发布2023年4月1日实施。

编制审核批准:

为加强公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。

一、归档范围

1、 公司各类证件(执照、组织机构**、认证证件等)重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等。

2、 公司对外的正式发文与有关单位来往的文件。

3、 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、规定、计划等文件材料。

4、 公司的请示与上级机关的批复。

5、 公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表、规章制度、奖励制度、考核方法等。

6、 公司与有关单位签订的合同、协议等文件材料。

7、 公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

8、 公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、**、录音、录像等。

9、 国内外领导人视察、讲话、题词、**等。

10、公司筹建时期的各类建筑图纸等。

二、档案的收集管理

1、公司办公室设立专(兼)职档案员负责档案的管理。文件材料的收集由各部门设兼职档案员负责整理,交部门经理审阅后归档。

2、 档案工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

三、档案的利用。

1、 档案人员要熟悉所藏档案,主动提供利用,起好领导和有关部门的助手和参谋作用。要发挥档案的信息功能。

2、 公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者要填写《借阅单》,报主管领导批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。

3、 档案借阅的最长期限为1周;借阅人必须严格保密,不准泄露档案材料内容,对借出档案,档案员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报公司处理。

4、 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制;

6、 必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等;

7、 不准转借,必须专人专用;

8、 用毕按时归还,如需延长借阅时间,须通知档案室另行办理续借手续;

四、保持档案室内清洁、干燥,防水、防火、防污染。

五、本制度自颁发之日起开始执行,如有未尽事宜,将在后续工作逐渐完善、下发。

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