公司档案管理制度

一、文件材料归档制度。

为了促进我司档案管理工作制度化、规范化、现代化建设，便于档案的利用和保护，特制定本制度。

一）凡是星球公司在各项工作中形成的具有保存价值的资料、上级和相关**部门下发的与单位关系密切的各类文件资料都应进行归档，具体包括：

1、人事资料。

2、各类工作制度。

3、签订的合同、附件等资料。

4、收文、发文等文书资料。

5、财务会计账簿及原始凭证资料。

6、行政诉讼、行政复议及重大信访等法制资料。

7、其他需要集中保管的资料。

二）保持各类档案之间的有机联系和齐全完整，分门别类，分清年度、责任者，按照不同特征进行归档。归档的文件按照一定规律和顺序进行排列，并编制好检索工具。

三）各类档案由专人负责积累，按照统一档案管理要求进行分类编码，确保档案无重页、缺号及与档案无关的资料，确保无易锈、易腐蚀材料。

四）综合部对接收归档的各种档案要做好登记、统计、分类、编号和整理、鉴定工作。

五）任何人不得擅自更改和补充已归档的档案，确需修改更正、补充的，必须提出书面申请，说明理由，经公司领导批准后方可进行。

六）原则上实行“两个一个月制度”，即项目资料齐全后一个月内移交综合部，综合部自收到之日起一个月内将档案整理归档。

七）档案工作人员调离时，必须认真履行交接手续。

二、档案安全保管保密制度。

为提高星球公司档案安全保密性，便于档案管理工作实行，特制定本制度。

一）档案工作人员必须严格遵守保密制度，遵纪守法，维护公司机密。

二）档案工作人员不得私自摘抄、复印、传播密级档案内容。保密管理人员承担涉密的保密管理责任。

三）档案工作人员按照有关档案验收、保管、查阅利用制度，认真履行核对、签字、登记、注销手续。

四）利用者借阅档案完毕后，一律由档案工作人员放回库房，不得在办公室存放。各种文件材料不得任意堆放或悬挂，用后应锁在办公室内。

五）查阅密级档案，必须履行批准手续，一般情况下，不允许摘抄、借阅密级档案。对涉密文件的使用、传递、复制、保存等情况实行登记管理，凡使用涉密文件，须经公司领导批准，并予登记后，方可提供。涉密文件使用后应及时归档。

登记清册须存档保存，要求账物相符、记录清晰。任何个人不得擅自复印、转让或转借涉密文件，不得拷贝、对外传送涉密文件。

六）综合部在档案工作中形成的废纸应及时销毁。

七）一切密级档案，都应存放在有保密设施的保密柜中。

八）档案管理人员承担涉密日常管理工作，综合部每年进行一次全面的保密工作检查，发生工作调动时应办理资料管理交接手续。

九）处理、传输、存储涉密文件的计算机软件和硬件系统必须采取安全保密防护措施，设置进入登录密码和屏幕保护密码，密码应超过八位；安装加密防毒软件。涉密计算机及信息系统应采取物理隔离措施，不得与互联网、外部网络相连，不得使用无线网卡等无线联网装置。涉密计算机和载体介质未经批准不得带出保密档案室。

使用和维修涉密计算机系统，须有专管人员监督。

十）涉密文件只能用于被许可的使用目的和范围。因使用目的或应用项目结束等原因，须销毁涉密文件，必须报公司领导审批，并报原提供单位备案。

十一）如发现涉密成果泄密、失密事件，应及时报告公司领导，及时查清事件发生的原因及责任，将事件调查处理到位。

十二）做好库房温湿度调节及防光、防尘、防虫、防鼠及防盗等工作，做好档案的保管、保护和用档过程的监护工作。

十三）工作人员下班时要锁好办公桌、文件柜、关好门窗、锁好门。

三、档案借阅和利用制度。

为统一方便管理档案室保存的档案，完善借阅和利用规范，特制定本制度。

一）星球公司所有职工和相关利害关系人都有借阅档案、保护档案的权利和义务。

二）星球公司所有职工和相关利害关系人在档案室内查阅档案，须办理登记手续。

三）星球公司所有职工和相关利害关系人在借阅档案时应做到以下几点：

1、按规定办理登记手续，填写借阅登记表。

2、对各类档案均按规定的查阅范围提供利用，查阅人员要如实说明查档的目的和内容，符合查阅条件的办理手续后，方可查阅，且只能在档案室查阅。特殊情况需借出阅览者，须经公司领导批准。

3、如摘抄、拍照、复印所查档案内容，须经档案管理人员同意，其中涉密内容需抄录、复制，要经公司领导批准，且只能在档案室内进行，利用者对涉密内容要负责保密。

4、借阅机密、绝密档案资料，须经保密责任人签署意见，报公司领导批准。

5、成果及资料档案利用者，对所借档案要妥善保管，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不准拆卷、抽页，不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等，未经许可，不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。

6、借阅秘密资料不得擅自复制。

7、应爱护档案，不得丢失，不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。

四）归还档案资料时，必须当面检查档案资料的完整情况。借阅者应对借阅档案的完整性负责，若有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

五）公司所有职工，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

六）珍贵的档案，一般不提供原件使用。

七）公司档案主要供星球公司所有职工查阅，相关单位工作人员和相关利害关系人查阅档案，必须持有效证件，明确查阅者身份和利用档案、资料的目的与范围，经公司领导批准后，填写档案（资料）综合利用登记单或档案（资料）信用登记表后方可在档案室查阅。档案资料原则上不得借出档案室，确因工作需要借出复印的，须经公司领导批准后，由档案管理人员陪同外出，期间档案资料不得转借第三人。

四、档案移交制度。

为保证星球档案信息资源安全保管、合理利用，规范档案移交各环节工作，根据《档案法》和其他档案法律法规，特制定本制度。

一）公司档案实行集中统一管理。各部门形成的各类文件材料，按要求归档完毕后，及时向综合部移交。

二）移交的档案资料，要保证按归档要求，做到整理规范，档号编制规范，编目清晰，并编制好移交清册。移交档案时，档案目录（含电子目录）一并移交。

三）移交人员同档案人员在档案室办理交接手续。档案人员对照移交清册，对移交人员移交的档案逐一进行核对，确认无误后，双方在《档案交接清单》上签字、注明移交日期。

四）档案管理人员根据要求，对不符合移交质量的档案，有权要求移交人员重新整理后再移交。

五）档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。

六）对档案收进、移除、利用销毁的情况要认真登记，为统计和移交工作做好准备。

七）移交登记要本着实事求是的原则，既要有综合性的报表，又要有详细的明细表，做到账物相符、账表相符。

五、档案鉴定销毁制度。

为了更好地做好档案工作，使有价值的档案便于管理，充分发挥其作用，特制定本制度。

一）档案鉴定工作的内容：档案鉴定工作，就是鉴别和判定档案的价值，并根据它们的不同价值确定不同的保管期限，以便把需要长久保管的档案妥善保存，准确地剔除无价值的档案资料。

二）各种档案的鉴定，《档案归档范围及保管期限表》作为公司鉴定档案的依据和标准，对于失去保存价值的档案可予以销毁。

三）档案鉴定分为初步鉴定与期满鉴定。初步鉴定须结合整理立卷工作同时进行，以卷为单位确定保管期限。期满鉴定应在长期、短期保管期限已满的情况下进行。

四）档案经过鉴定之后，对确定无保存价值的档案，销毁前要造册登记，提出销毁报告，报公司领导批准；销毁时要严格执行保密规定，应有至少两人负责监销，防止遗失或泄密，任何人不得随意进行销毁。销毁完毕，监销人员在销毁清册上签字，并将清册存档。

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