第四条归档时间。
1、公司行政部和财务部按年度归档，应在次年四月底前归档。
2、工程部应项目竣工完成后一个月内将所有相关图纸、与相关业务单位的往来信函和部门周会议记录归档，合同应在签订完成三日内归档，涉及招（投）标程序的，招（投）标文件应与合同一起归档。
3、销售部客户资料及销售合同等文件材料应在当期交房工作完成后一个月内归档。
4、物资采购应在采购**合同订立后3天内归档。
第五条凡由公司与其他单位协作、合资完成的项目，公司必须保存一整套档案。
第六条送交材料的部门，要填写《移交档案材料登记表》一式两份，接交双方签字，履行交接手续。任何部门与个人不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。
第七条归档文件留存。
1、因涉及合同履行，经办部门自留合同复印件一份，合同履行过程中涉及的其他部门由经办部门各送合同复印件一份；
2、与**企业、业务单位之间的函件、联系单等由经办部门视情况自留复印件。
第七条档案保管期限。
保管期限分为永久、长期、短期。
1、永久：凡是反映公司主要职能活动基本历史面貌、对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。保管期限为50年以上。
2、长期：凡是反映公司的一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16至50年。
3、短期：凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。
第八条档案管理。
1、档案室应制订科学合理的档案分类方案，对档案进行分类、编号、排架；
2、档案室应对全年档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计；
3、档案室对保管期限己满的档案，应造册报总经理室批准后，予以销毁。未经批准，不得销毁任何档案。
4、档案室对己破损和字迹褪色的档案，应及时修复和复制。
5、档案室对所存档案和资料的保管情况定期检查，遇有特殊情况，应立即向董事会及总经理室报告，及时处理。
第九条档案的利用与开放。
1、公司档案室所保存的档案主要供公司内部利用，公司工作人员借出、查阅、复印业务范围内的档案室资料，需经本部门负责人签字批准。借出、查阅、复印非业务范围内的档案资料，需经总经理签字批准。
2、其他单位或个人需查阅档案时，应持介绍信，并报请总经理批准，方可接洽。
3、借出、查阅、复印只限于批准范围内的档案材料，不得随意扩大查、借阅和复印范围，对重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件，如特殊需要，须经总经理批准。
第十条档案室档案管理员岗位职责。
1、根据部门领导的安排，积极主动地开展工作，努力完成好各项工作任务和岗位职责。
2、负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计全公司各类档案资料。
3、对接收入库的各类档案进行分类、整理，编制检索工具，为公司的各项工作提供优质服务。
4、贯彻执行国家关于保守机密的规定，维护涉密档案的安全，维护公司机密，不得利用职权擅自扩大档案室利用范围，非经批准，不得擅自借、阅和销毁档案材料。
5、做好“八防”工作，严格遵守档案的保管、保护制度，确保各类档案材料的完整、安全，努力提高档案的使用寿命。
6、努力钻研各类档案的业务知识和业务技能，熟悉库藏，了解库藏，每年度对各类档案数量以及变动情况作出精确的统计，积极参加档案局举办的学习、培训。
7、档案管理员在工作变动时，应严格履行档案移交手续。
第十一条对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，由公司对直接责任人员给予处理。
第十二条档案室查、借阅制度。
1、凡本公司各部门因工作需要，可以查借阅有关档案。
2、查借阅档案者一律履行查借阅手续，并限于所申请查借阅的范围，完毕后，应立即归还并当面点清注销。
3、查借一般档案由本部门负责人批准，查阅非本业务范围的档案或重要机密文件，需经总经理批准后方可查借阅。
4、机密档案不办理外借手续，不得复制，不得随意抄录，如有特殊需要限抄有关部分，但用完须按有关保密制度和规定处理。
5、对重要的、珍贵的档案室和资料，一般不提供原件使用，如有特殊需要，须经总经理批准，并办理登记手续，限期归还，借出时间最长不超过一个月。
6、查借阅档案时，必须爱护档案资料，不得私自在文件上作任何标记或涂改，不得损毁和抽走案卷的张页，不得擅自转借他人。
7、对非机密文件，外单位或个人因工作需要复制时，应持介绍信，注明阅档内容、范围、用途，并报请总经理批准后方可复制。
第十三条保密制度。
1、不该说的机密，绝对不说。
2、不该知道的机密，绝对不记。
3、不该看的机密，绝对不看。
4、不得向无关人员透露档案室陈设和保密情况。
5、不得在公共场所、家庭及子女亲友面前谈**司机密。
6、不得在私人通信中涉及公司机密事项。
7、不得随身携带机密文件。
8、不得私自处理无保存价值的文件材料。
9、档案室接收档案应及时入库装柜，不得随意堆放他处。
10、销毁档案材料时，必须造具清报领导批准，销毁时应由董事会或总经理室委派两名以上工作人员监毁，并在清册上签名。
11、一年内结合节、假日进行几次保密检查，发现问题及时解决，对保密有功者给予表扬或奖励，对违反保密规定者，应根据国家保密法令，视情节轻重，给予批评或处分。
第十四条保管制度。
1、公司除财务档案和人事档案外的所有档案由档案室统一保管，任何部门或个人不得占为己有。
2、非档案室工作人员，未经允许，不得随意进入档案室。
3、每年定期接受各部门、各项目工程应归档的档案。
4、工作人员要加强责任心，对档案的收集、借出、利用、销毁情况及时进行登记，调阅后的档案当即检查，归还原位。
5、档案室的全部档案，按分类大纲整理排列、编目、上架。
6、保证档案的绝对安全，注意维护档案室内的清洁卫生，禁止吸烟，严禁易燃、易爆物品及其他杂物，做好防火、防盗、防虫、防有害气体、防光、防高温、防潮、防霉等工作，门窗箱柜的钥匙要妥善保管，随时注意关闭上锁。
第三章附则。
第十五条行政部为档案室的管理部门。
第十六条本制度由公司行政部负责解释。
第十七条本制度自发布之日起实施。
行政部。2023年09月。
附表一各类文件保存期限一览表。
附表二移交档案材料登记表。
附表一。
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