文书 档案管理制度

发布 2022-02-12 16:37:28 阅读 2345

第一章目的。

第一条为使公司的文书处理建立科学、合理、规范的程序,使文书处理准确、及时,提高文书处理的工作效率和文书的质量,特制订本办法。

第二章组织管理。

第二条公司各部门与外界来往文书的收发由行政管理部门统一办理。各分公司(工厂)的文书收发由其所属部门办理,行政部门负责文书的收受及发送。

第三条管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印、档案管理等事宜。

第三章文书的种类。

第四条公司的通用文书有以下几种。

1)请示:向上级部门请求、请示、批准的事项。

2)报告:向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。

3)决定:对公司重要事项或重大活动作出安排。

4)决议:经过会议讨论或议定,要求贯彻执行的事项。

5)批复:上级答复下级的请示事项。

6)通告:在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。

7)通知:传达、批转上级、同级、不相属部门的公文;传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项;发布规章、任免、聘用事项。

8)通报:表彰先进,批评错误,传达重要情况。

9)信函:对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题,请有关部门批准。

10)会议纪要:记载和表达会议重要精神及议定事项,要求与会单位共同遵守执行。

第五条公司的专用文书有备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。

第六条文书的类别。

1)绝密:指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。

2)秘密:指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。

3)机密:指不宜向公司以外人员透露内容的文书。

4)普通:指非机密文书。如果附有调查问卷之类的重要东西,则另当别论。

5)传阅:指在本公司内部传阅或传达的文书。

第四章文书制作要领。

第七条文书内容(以公文为例)包括以下几方面。

1)发文号:由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成,位于文头与界栏线上。

2)收文机关:向上级的请示、报告,一般只写一个主送单位;需同时报送另一个上级部门的,用“抄报”;对同级或下级则用“抄送”。

3)标题:对公文主要内容的概括和反映,是公文的眉目。

4)正文:公文的主体部分。

5)发文机关:制发文的单位,位于正文的右下侧,应写全称或通用简称。

6)公文日期:包括年、月、日,写在公文末尾,一般以印制日期为准,重要公文以签发日期为准。

7)公文印章:加印在发文日期中间。

8)密级:保密文件注明密级。

9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序号、标题。

第八条用纸格式。

1)国内公文用纸用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。

2)**区:国内用16k型(23.3cm×14.9cm),国际标准用a4型(27cm×17.5cm)。

第九条印装格式。

1)公文均采用横书横排。

2)单面印刷可在上端装订,双面印刷在左面装订。

3)装订可用线装、钉装、胶粘办法。

第十条版面格式:首页采用文头。

第十一条公文行文原则。

1)上行文原则。

逐级行文,即下一级行文给直接上级。

多级同时行文,即下级向上级和更高上级同时行文。

越级行文,遇特殊、紧急情况,或对直接上级的检举、控告。

2)下行文原则。

逐级行文。多级同时行文。

直贯到底行文。

3)平行文原则:相互没有隶属关系的部门之间可以行文。

第十二条文书的署名。

1)公司内文书,如果是一般往来文书,只需主管署名;如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书,只需部门署名;如果是重要文书,按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名,或者署有关部门的主管姓名与职务。

2)对外文书,如合同书、责任状、**许可申请书、回执、公告等重要文书,一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书,也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。

第十三条文书的盖章。

1)在正本上必须加盖文书署名者的印章,副本可以加盖署名者或所在部门印章。

2)如果文书署名者不在,可加盖职务或**者印章,并加盖具体执行者印章代替。但在这种情况下,文书存档前必须加盖署名者印章。

3)以部门或公司名义起草的文书,须在旁侧加盖有关责任者印章。

第十四条文书制作注意事项。

1)文书必须简明扼要,一事一议,语言措辞力求准确规范。

2)起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程,并加以证明,附上相关资料与文件。

3)必须明确起草文书的责任者,并署上请示审批提案者姓名。

4)对请示提案文书进行修改时,修改者必须认真审阅原件,修改者须署名。

5)可行可不行的坚决不行文,减少行文数量,提高行文权威性和质量。

6)减少联合行文,避免联合签审过程中时间延误和扯皮。

7)行文分清主次,提高行文针对性,减轻行文对象单位负担。

8)不轻易越级行文。

第五章文书制作流程。

第十五条对外行文操作流程。

1)拟稿。由具体承办人员起草,并由部门负责人审核。

对外发文一般以公司名义发文。各分公司、子公司有必要发文时,在公司后加下属企业全称。

发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。

2)核稿。拟稿完毕后,填写发文拟稿单,一并送各级领导审核。

审核有问题时与有关当事人沟通,统一意见后进行修改。

3)签发。有关领导审核签发,明确签署意见、姓名、日期。

4)编号。由行政部统一编排发文字号。

5)缮印、校对。

急件应先行处理。

保密件应由专人打印。

打印后的校样、废纸等应妥善处理。

应专人校对,以原稿为准,重要文件需多人校对。

打印、校对责任人签名。

6)在无误、规范的文件上统一盖印章。

7)填写登记簿。

8)封发。发文工作由行政部门负责。

查验无误后信件封口,填写准确,注明急件、密级。

第十六条对内行文处理程序。

1)对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。

2)特殊情况下,各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。

3)对内行文,由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。

第六章文书的发送。

一些需要邮寄或专人递交的文书,按下列要点进行发送,必要时还需给文秘室回复或回执,调查报告不受本条规定限制。

第十七条文书封面必须明确写清接收单位名称、单位地址以及收件人姓名,并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。

第十八条公司内部文书原则上不封缄。

第十九条各部门的邮寄文书,必须于发送前,在“发信登记本”与“邮资明细账”上填写相关内容。

第七章文书的处理。

第二十条普通文书的处理原则。

1)部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要处理,或者由其指定下属对文书进行具体处理。

2)如果遇到重要或异常事项,必须及时与上级主管取得联系,按上级指示办理。

3)各种有关联的事项,必须与各部门商议后方能予以处置。

第二十一条机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。

第八章文书的阅览原则。

第二十二条某文书被阅览后,阅览者必须签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在文书的空白处填写阅览后的意见,并转给或交还文书的主管。

第二十三条有必要在各部门传阅的文书,必须附“传阅登记簿”,按“传阅登记簿”规定栏目填写,并最终交还文书主管。

第九章收文操作流程。

第二十四条签收。一切外来信件、电报、传真,统一由行政部门签收,填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政部门收启的文书,统一由行政部拆封处理。

第二十五条写明各部门或个人收启的分送各部门或个人,如系公文,应主动送行政部登记处理。

第二十六条分发。

1)行政部根据公文性质、要求,确定具体化在办和阅批对象,填写公文阅办单。

2)分发去向。

重要来文,由行政部长提出初步意见(拟办),再由公司领导批示(批办)。

一般文件,直转有关职能部门处理(承办)。具体承办务求实效,分清主办、协办、复文与不复文。

参阅性文件,直接组织传阅。

范围不明的文件,送领导审阅。

第二十七条催办。

分对内催办与对外催办,包括发函、派专人打**等方式,要使用工作催办单,对来文做到事事有交代、件件有着落,防止漏办、延误。

第二十八条结办。

文件传阅完毕,已答**文单位,有处理意见的文件,均视为结办。

第十章文书的整理与保存。

第二十九条全部完结的文书,在结办后三天内,交行政主管归存,按“完整、有序”的原则对文件整理、检查,按类别、年代立卷,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在“文书保存簿”上做好登记,归档保存。

第三十条公司个人不得保存公司公文,凡参加会议带回的文件,应及时交行政部登记保管,调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。

第三十一条分公司或分支机构的文书分为两类:一类是特别重要的文书,直接交主管保存,另一类是一般的文书,留存各部门保管。

第十一章文书的保存年限。

第三十二条永久保存文书包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定;重要的合同书、协议书、登记注册文书;**关系文书、重要的诉讼关系文书;重要的**许可证件;有关公司历史的文书;决算书和其他重要的文书。

第三十三条保存10年文书包括请求审批提案文书;人事任命文书;奖金工资与津贴有关文书;财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。

第三十四条保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。

第三十五条保存1年文书,指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。

第十二章注意事项。

第三十六条重要的机密文书,一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。

第三十七条保存期满及没必要继续保存的文书,经主管决定,填写销毁的理由和日期之后销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件,或以废纸**。

不需立卷的文件材料需逐件登记,报公司领导批准后销毁。

第三十八条销毁秘密级以上文件要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不遗漏。

文书档案管理制度

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