第一章目的。
第一条为使公司的文书处理建立科学、合理、规范的程序，使文书处理准确、及时，提高文书处理的工作效率和文书的质量，特制订本办法。
第二章组织管理。
第二条公司各部门与外界来往文书的收发由行政管理部门统一办理。各分公司（工厂）的文书收发由其所属部门办理，行政部门负责文书的收受及发送。
第三条管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印、档案管理等事宜。
第三章文书的种类。
第四条公司的通用文书有以下几种。
1）请示：向上级部门请求、请示、批准的事项。
2）报告：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。
3）决定：对公司重要事项或重大活动作出安排。
4）决议：经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。
5）批复：上级答复下级的请示事项。
6）通告：在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。
7）通知：传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免、聘用事项。
8）通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况。
9）信函：对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。
10）会议纪要：记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。
第五条公司的专用文书有备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。
第六条文书的类别。
1）绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。
2）秘密：指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。
3）机密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书。
4）普通：指非机密文书。如果附有调查问卷之类的重要东西，则另当别论。
5）传阅：指在本公司内部传阅或传达的文书。
第四章文书制作要领。
第七条文书内容（以公文为例）包括以下几方面。
1）发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。
2）收文机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位；需同时报送另一个上级部门的，用“抄报”；对同级或下级则用“抄送”。
3）标题：对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。
4）正文：公文的主体部分。
5）发文机关：制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称。
6）公文日期：包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印制日期为准，重要公文以签发日期为准。
7）公文印章：加印在发文日期中间。
8）密级：保密文件注明密级。
9）附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。
第八条用纸格式。
1）国内公文用纸用16k型（26cm×18.4cm），涉外公文用a4型（29.7cm×21.0cm）。
2）**区：国内用16k型（23.3cm×14.9cm），国际标准用a4型（27cm×17.5cm）。
第九条印装格式。
1）公文均采用横书横排。
2）单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订。
3）装订可用线装、钉装、胶粘办法。
第十条版面格式：首页采用文头。
第十一条公文行文原则。
1）上行文原则。
逐级行文，即下一级行文给直接上级。
多级同时行文，即下级向上级和更高上级同时行文。
越级行文，遇特殊、紧急情况，或对直接上级的检举、控告。
2）下行文原则。
逐级行文。多级同时行文。
直贯到底行文。
3）平行文原则：相互没有隶属关系的部门之间可以行文。
第十二条文书的署名。
1）公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名与职务。
2）对外文书，如合同书、责任状、**许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。
第十三条文书的盖章。
1）在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。
2）如果文书署名者不在，可加盖职务或**者印章，并加盖具体执行者印章代替。但在这种情况下，文书存档前必须加盖署名者印章。
3）以部门或公司名义起草的文书，须在旁侧加盖有关责任者印章。
第十四条文书制作注意事项。
1）文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。
2）起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，并加以证明，附上相关资料与文件。
3）必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。
4）对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改者须署名。
5）可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量。
6）减少联合行文，避免联合签审过程中时间延误和扯皮。
7）行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象单位负担。
8）不轻易越级行文。
第五章文书制作流程。
第十五条对外行文操作流程。
1）拟稿。由具体承办人员起草，并由部门负责人审核。
对外发文一般以公司名义发文。各分公司、子公司有必要发文时，在公司后加下属企业全称。
发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。
2）核稿。拟稿完毕后，填写发文拟稿单，一并送各级领导审核。
审核有问题时与有关当事人沟通，统一意见后进行修改。
3）签发。有关领导审核签发，明确签署意见、姓名、日期。
4）编号。由行政部统一编排发文字号。
5）缮印、校对。
急件应先行处理。
保密件应由专人打印。
打印后的校样、废纸等应妥善处理。
应专人校对，以原稿为准，重要文件需多人校对。
打印、校对责任人签名。
6）在无误、规范的文件上统一盖印章。
7）填写登记簿。
8）封发。发文工作由行政部门负责。
查验无误后信件封口，填写准确，注明急件、密级。
第十六条对内行文处理程序。
1）对内行文一般按对外行文处理程序参照执行。
2）特殊情况下，各级部门、下属企业对公司行文可不必经缮印程序。
3）对内行文，由各部门、下属企业负责人、公司领导签发。
第六章文书的发送。
一些需要邮寄或专人递交的文书，按下列要点进行发送，必要时还需给文秘室回复或回执，调查报告不受本条规定限制。
第十七条文书封面必须明确写清接收单位名称、单位地址以及收件人姓名，并且注明快递、邮寄、面呈或转交等字样。
第十八条公司内部文书原则上不封缄。
第十九条各部门的邮寄文书，必须于发送前，在“发信登记本”与“邮资明细账”上填写相关内容。
第七章文书的处理。
第二十条普通文书的处理原则。
1）部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。
2）如果遇到重要或异常事项，必须及时与上级主管取得联系，按上级指示办理。
3）各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。
第二十一条机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。
第八章文书的阅览原则。
第二十二条某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。
第二十三条有必要在各部门传阅的文书，必须附“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”规定栏目填写，并最终交还文书主管。
第九章收文操作流程。
第二十四条签收。一切外来信件、电报、传真，统一由行政部门签收，填写登记在收件登记簿上。写明公司或行政部门收启的文书，统一由行政部拆封处理。
第二十五条写明各部门或个人收启的分送各部门或个人，如系公文，应主动送行政部登记处理。
第二十六条分发。
1）行政部根据公文性质、要求，确定具体化在办和阅批对象，填写公文阅办单。
2）分发去向。
重要来文，由行政部长提出初步意见（拟办），再由公司领导批示（批办）。
一般文件，直转有关职能部门处理（承办）。具体承办务求实效，分清主办、协办、复文与不复文。
参阅性文件，直接组织传阅。
范围不明的文件，送领导审阅。
第二十七条催办。
分对内催办与对外催办，包括发函、派专人打**等方式，要使用工作催办单，对来文做到事事有交代、件件有着落，防止漏办、延误。
第二十八条结办。
文件传阅完毕，已答**文单位，有处理意见的文件，均视为结办。
第十章文书的整理与保存。
第二十九条全部完结的文书，在结办后三天内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。
第三十条公司个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。
第三十一条分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，直接交主管保存，另一类是一般的文书，留存各部门保管。
第十一章文书的保存年限。
第三十二条永久保存文书包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的合同书、协议书、登记注册文书；**关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的**许可证件；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。
第三十三条保存10年文书包括请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。
第三十四条保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。
第三十五条保存1年文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。
第十二章注意事项。
第三十六条重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。
第三十七条保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，填写销毁的理由和日期之后销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸**。
不需立卷的文件材料需逐件登记，报公司领导批准后销毁。
第三十八条销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。
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