纸质档案管理与电子档案管理的融合

发布 2022-02-12 11:58:28 阅读 6787

作者:庞国霞。

**:《中国科技博览》2023年第14期。

摘要]伴随着社会的不断进步和发展,档案的发展趋势越发明显,纸质档案的弊端日益显露,电子档案作为一种新的档案形式存在于我国的档案管理系统当中。电子档案和纸质档案的相互促进和融合,为我国的档案管理带来更为科学的模式。本文就将针对电子档案和纸质档案的融合进行简单的分析与思考。

关键词]纸质档案;电子档案;管理融合。

中图分类号:g271 文献标识码:a 文章编号:1009-914x(2017)14-0213-01

引言。改革开放以来,随着中国的迅速发展,科研项目中的档案整理工作也越来越多。科研项目,即开展科学技术研究的一系列独特的、复杂的并相互关联的活动,这些活动有着一个明确的目标或目的,必须在特定的时间、预算、资源限定内,依据规范完成。

在现实生活中,纸质档案已经不能完全满足时代的需求,电子档案在科研项目档案管理中已经占据重要地位,电子档案具有简便、省时、易携带等特点,已经逐渐取代纸质档案而存在。但是,任何事物都有两面性,我们要客观地对待每一件事以及每一个事物,客观面对纸质档案和电子档案的优缺点,并适当对其加以利用。

1 纸质档案管理与电子档案管理的优缺点。

1)纸质档案优缺点。纸质档案与电子档案相比有明显的优势,阅读上具有便利性,易于安全保存,不易丢失。纸质档案可以做到有一定的法律效力,比如带有当事人印章、手印和签字的档案,具备了相应的法律效率,但是电子档案的法律效力尚不明确。

纸质档案具有耐久性,现代文件用纸的寿命能够达到200年以上,可以较长时间保存重要档案。

纸质档案的缺点也是非常明显的,占据空间较大,能够储存信息的密度太小,查阅档案不方便,整理起来也比较麻烦,而且纸张容易损坏,因此需要妥善保存和管理。纸质档案的信息共享性较差,在同一时间同一地点只能供一位用户使用。同时,传递速率也较差,可以通过邮寄的方式传递,既是目前快递业发达,远距邮递也是需要以天为单位计算的,和以互联网传递的电子档案无法相比。

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