管理心理学

总经理秘书的人选。

天星是一家从事计算机产品生产与销售的公司。公司规模不大，约70~80人。由于总经理的秘书一个月以后就要到国外去留学，现在已经提出离职，因此留下了这个职位的空缺。

这个职位对总经理来说非常重要。总经理非常急于找到这个职位的人选，于是就让人力资源部赶快去招聘候选人。

总经理的秘书的主要职责是帮助总经理处理一些日常事物。总经理每天要与很多人会面，包括客户、**商、**、工商管理部门等的人士，并且总经理的公务**也非常多，还要参加大量的会议。秘书必须要帮助她管理各种事务的排程，具体的做法就是将总经理已经约定好的会议或约会记录下来，并在会议或约会之前提醒总经理。

如果有别人提出会议或约会请求，秘书要先征询总经理的意见，确定总经理的时间，然后在与提出会议或约会的人商量。总经理所有的公务**都是有秘书首先接听，然后在转给总经理，这样可以避免一些误打的或者无须总经理亲自解决的**打扰总经理的工作。秘书经常会接到一些愤怒的投诉者的**，还会有一些人非要纠缠着找总经理。

时间上的冲突是难免的，因此秘书有时需要灵活地处理这些问题。当有客人来访时，秘书要帮助迎接客人，为客人到水。如果总经理需要召开会议，秘书则要帮助预定会议并准备会议所需要的设备和资料。

有些会议，例如每周一次的例会，秘书还要在现场做会议记录，并在会议之后一个工作日内整理出会议纪要发给与会者。总经理的各种邮件也特别多，包括电子邮件，对邮件进行分类、存档、复印、打印等。公司的电子邮件系统和办公自动化系统采用的是lotus notes 系统，因此秘书必须要能够熟练使用这个系统。

秘书也经常帮总经理起草一些信函和常规文件，她必须要有一定的文字能力，还要擅长电脑中的录入和排版。总经理有时会让秘书帮助处理一些文件，或者做一些幻灯片和电子**，因此秘书必须熟练运用ms-office中的各种软件，并且打字速度要在每分钟70字以上。

总经理收到的文件和发出的文件都要做系统的归档，秘书必须保证当需要用到一份过去的文件时能够迅速的找到这份文件。因为总经理是一个不愿意为琐碎细节分心的人，因此秘书必须要对这些细节的事情谙熟于胸。这些文件中有些是英文的。

作为总经理的秘书，经常要与其他部门的人交往，也会与外部的客户或**部门、**打交道，因此这个秘书必须非常善于处理各种人际关系。各个部门都有不少人想讨好总经理，因此很多人都试图通过讨好总经理的秘书来得到一些重要的信息。而秘书所掌握的很多信息属于公司机密，是不可以随意泄漏给别人的。

另外，总经理不可能有很多时间直接与各部门的员工交流，所以在秘书与公司内其他部门的员工交往过程中所获得的关于员工的信息将会对总经理很有帮助。公司与外部其他单位之间存在着密切的依存关系，与总经理打交道的也都是对公司业务非常重要的人物，这些人物有些不同的个性，而且与总经理的关系特别微妙。

另外，由于秘书所要管理的文件中大量是与业务有关的文件，因此她最好能懂得一些商务的和技术的知识。现在的秘书是商务英语本科毕业生，能够很好的胜任工作。

秘书要做的工作是琐碎的，也是很繁重的，而且由于情况经常发生变化，工作节奏经常被打乱，很多突发事件常常令人措手不及。由于总经理的时间没有规律，秘书有时也要随之在晚上或周末加班。总经理经常要去香港的总部或者到其他地方出差，在总经理出差期间，秘书应该能够独立完成自己的工作。

总经理的工作压力很大，因此有时难免会发脾气，或者也有错怪别人的时候，作为秘书，挨骂或者受到冤枉也是常有的事情。

问题：如果你是人力资源部的招聘负责人，现在总经理让你负责这个秘书职位的招聘。请分析作为这个总经理的秘书职位的人选，应该具有怎样的人格特征和能力特征？

1、指出关键考核的人格特征并说明缘由。

2、指出特别需要考查的能力特征并说明缘由。

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