第三节物业管理应用文书制作及运用的要领。
一、行政公文与其他文书的区别（熟悉）
在物业管理适用的各类文书中，行政公文的规范性最强。因而，行政公文也容易与其他文书区别开来。
行政公文一般由十八个部分组成，即秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。而其他文书一般只有标题、主送机关(或人)、正文、附件说明、成文日期和附件，甚至更少。
一般只要看到有文头（即发文机关标识，如××物业管理公司文件）、有发文字号（如××字【2005】018号）、有印章这三个部分，就可判定是行政公文。当然，也要注意到特殊性，如会议纪要这种公文就可以没有文头而且不加盖公章，发文日期在标题下，没有主送机关和落款等。另外，更简单的办法是从标题上一般就可以区分，因为行政公文的所有文种都与其他文书的不同。
二、应用文书标题的制作。
一)公文式标题的构成要素。
组成公文式标题的要素主要包括单位、区域(范围)、时间、事由(内容)、性质和文种等，其中“事由”和“文种”是最基本的要素。究竟选择哪些要素来构成标题，一要考虑文种的写作习惯和约定俗成的规定性，二要考虑写作的实际需要。
公文式标题通过几个要素的组合，明确地说明了下述问题：第一，这篇文章是做什么用的(文种)；第二，文章是谁起草的(单位)；第三，文章反映什么时间(时间)、什么区域(范围)的什么事情(事由)。只要要素的排列组合合乎规律，就不会引起歧义。
如计划属于事务文书，这种文书的公文式标题的全要素形式是“单位+时间+事由+文种”。例如，《xx物业公司2023年度培训计划》。
二）文章式标题的构成模式。
从构成形式看，文章式标题可以有单标题和双标题(即主副标题)。主标题一旦概括到某种程度，不能概括和反映需要传达的涵义，就必须用副标题来做具体例如，某物业公司开展全员节约活动取得明显效果后，集团公司要求该公司上报经验材料，以便在全集团推广。这个经验材料的标题就可以制作为：
“挖潜增效大有可为”，副标题可为“——某物业公司开展全员节约活动情况总结”。
三、应用文写作的行款格式规则。
行款格式是在长期的书面语表达中约定俗成的书写行列款式。基本内容包括标题、署名、分段、引文和序码。
一）标题。文章大标题书写的基本规则是居中排列，字号应大于正文，字体也应与正文相区别，并且上下各空一行。如果大标题字数较多，则应考虑分行排列，但分行时要注意前后意义的完整，在连贯排列时仍然要求居中。
副标题应紧靠大标题下，中间不空行，题前要加破折号，所用字体也应区别于主标题。
二)署名。署名一般放在文章的大标题之下，居中，上下各空一行，字号应小于大标题，字体也应区别于大标题和正文。
三)分段。每个自然段的开头要空两个字的位置，第二行起顶格书写。书信、报告等应用文书的称谓部分要求顶格书写，后面加冒号，第二行空两个字。
行政公文的主送机关(即受文单位)也要求顶格书写，如果一行写不下，回行时仍然顶格书写，后面加冒号。
四)引文。较短的引文可夹在正文中；如果是较长的引文，则需换行自成一段；排列上要比正文退两格，首行和末行最好空一行，并在字体、字号上与正文有所区别。
五)序码。序码的一般顺序应该由汉字到阿拉伯数字，由无圈到有圈，其中阿拉伯数字(例如“1” )旁应为齐底线的圆点，不能是顿号(即应为“1．”，不能写成“1、”)序码的使用，以。
一、二、三、四的“一”为例，应是：
一、……一)……
四、应用文书的写作要领（熟悉）
一）行政公文的写作要领（一共9种）
1．决定的写法。
决定的正文一般由缘由、意义和事项组成。缘由可以简洁明了、寥寥数语高度概括，涉及重大问题和重大行动安排或对专门事项作出决定时，其缘由则要具体、充分。决定的事项可采用一段到底、分条列项、小标题、分部分表述等方式。
不论采用哪种表述方式，都要做到观点鲜明，依据充分，事实准确，切合实际。
2．通知的写法。
通知的正文一般先叙述通知的起因缘由，写明通知的背景和依据，然后通过承启用语，转入通知事项。如一般性通知，只要写清什么事，有何要求即可；任免通知，写清任免人员姓名、具体职务等。比较复杂的通知，如指示性通知等，既可采用一气呵成的贯通式写法，直接写明通知的内容和在贯彻执行中应注意的问题，也可采用分条列项式写法，分出层次，但要注意各条、项之间的逻辑顺序。
3．通报的写法。
通报的正文主体由三部分构成。一是事实与评析。这部分是通报全文的重点和核心，写法可虚实结合，先实后虚。
即先适当地详写事实(先进事迹、错误事实、重要精神或情况)发生的时间、地点、人员、主要情节、结果及影响等，从中提炼出经验或教训。二是决定，也称结论。表扬的要明确给予肯定，写明授予什么荣誉，给予什么奖励；批评的要写明对责任者惩戒的意见。
三是结语，即提出要求或希望，号召大家学习先进或是告诫人们防止发生类似错误，或是要求大家重视某一情况、倡导某一精神。
4.报告的写法。
报告首先概括说明全文主旨，可开始即简明扼要地将一定时间内工作的有关情况介绍清楚，如依据、目的、总的行动及对整个工作的估计、评价等。然后以“现将有关隋况报告如下：”之类的通用语，转入正文。
主体(即报告事项部分)是报告的核心，是要叙述的具体内容。如果内容较多，篇幅较长，可采用分题式、分条式或两者相结合的方法进行叙述。
在常规物业管理中，报告也是使用较多的文种之一，常见的错误有三个：其一是当作前行文使用。如某物业管理项目负责人制作了一份《关于在a花园组织象棋比赛的报告》交公司领导批准，就是运用错误，应使用请示文种。
其二是当作外行文使用。如给业主委员会等外围组织反映情况时使用报告，就是运用错误。其三是与请示文种混用。
如《关于更换对讲机的请示报告》，就是把请示文种与报告文种混用了。
5．请示的写法。
首先写明请示的起因，即“为什么请示”；一般可运用叙事、说理相结合的表达方式，简要说明为什么要请示及请示的缘由、依据、背景。其次要写明请示事项，即“请示什么问题”。内容较简单的可全文一气呵成，一贯到底；内容复杂的则应分段表述。
如果是请求对某一工作的指示或对处理某项问题的批准，则应提出自身的意见或处理办法；如果有两种以上的方案或意见，则应表明自身的倾向性意见，以便上级单位作出正确的判断和决策，从而得到及时准确的回答。
在常规物业管理中，使用请示应注意以下几点：
1)必须坚持一事一请示；
2)请示在未获批准前，不得对下属单位发送；
3)如需向两个上级单位同时请示，只能采取一个主送和一个抄送的办法(请示公文的主送单位只能是一个)，不可多头报送以免造成误会而贻误工作；
4)严禁越级请示；
5)请示语言既要简明扼要，还要注重行文语气，选用语句要谦敬，分寸得当。
6．批复的写法。
批复只答复请示事项，对请示的问题只作原则性、结论性的指示和决定。
在常规物业管理中，使用批复应注意以下几点：
1)批复是对请示作回复，所以在批复的开头一定要完全引述来文字号和标题，不可只引文号，或只引标题；
2)批复要有针对性，要态度明朗，观点明确，措辞要庄重、周密、准确。同时要注意，只能在职权范围内批准、答复问题，否则即是无效批复；
3)必须有正式的书面请示才能批复，口头或**请示不能作为批复的依据；
4)批复一般只给来文请示的单位。如有普遍意义，也可以同时抄送所属各单位。
此外，对于下级送来报告，若认为有必要，也可以批复。
7．意见的写法。
首先是交代提出意见的依据、目的、情况、意义等，回答“为什么提意见”。其次是对有关问题或某项工作提出本单位的见解、建议或规范性的解决办法。结尾习惯用语一般为“以上意见，请结合实际贯彻执行”、“以上意见，仅供参考”等。
也可自然收尾，不加结束语。
在常规物业管理中，使用意见应注意以下几点：．
1)意见的使用比较广泛，既可以用于正式公文，也可以用于日常工作沟通。因此，在正式公文中，撰写意见，要有针对性、可行性，文字表述要明确具体。
2)意见在正式公文中，主要用于平行单位和对下级单位，对上级单位应慎重使用。对上级单位行文，多用“请示”、“报告”等文种。
8．函的写法。
首先述致函起因，即发函的原因、背景和依据。其次说明致函事项，明确地将问题、要求或答复意见告知对方。
在常规物业管理中，使用函时，要注意态度的坦诚、热忱，语气的平和、谦虚，在措辞上严谨得体。
9．会议纪要的写法。
首先简单介绍会议概况，包括会议的起止时间、地点、主持人、参加与列席人员、议题、会议进展情况、主要成果，这些是会议纪要开头不可缺少的“七要素”。有些会议纪要，还要交代召开会议的依据，会议的指导思想、目的、要求、会议程序以及对会议的评价等有关内容。重要的与会者和发言，也要在开头部分予以突出介绍。
这一部分是会议自然情况的概述，要写得概括扼要，文字简短。
会议纪要的主体部分要根据会议的原始材料，经过认真分析整理、提炼加工，相对具体地把会议的主要议题、讨论意见、基本结论、任务、要求等会议的主要情况、精神、成果表述出来。主体部分一般有两种常用的表述方法：
1)概述法。把会议的发言、讨论的情况综合到一起，围绕会议的中心，分自然段概括地表述出来，这种写法多用于小型会议或讨论的问题比较集中、意见比较一致的会议。
2)归纳法。会议的规模较大，讨论的问题较多，涉及面较广，需要将会议的原始材料加以分类整理，对许多意见或内容进行归纳叙述。
视会议纪要的实际，结语有两种情况：一种是设结语，以简短明确、有鼓动性和号召力的语言收尾，表示决心、强调意义、阐明希望、发出号召等。另一种是不设结语，正文写完，全文也就自然结束。
在常规物业管理中，使用会议纪要时应注意以下几点：
1)要突出会议主题，不要面面俱到。
2)工作会议纪要一般以通知形式贯彻，可在通知中简要提出贯彻落实会议纪要精神的有关要求。
3)会议纪要的文稿形成后，一般由参加会议人员签名确认。
4)会议纪要制作完成后，一般都要送签名人员一份。
二)事务文书的写作要领（4种）
1．计划的写法。
计划的内容一般由前言、主体和结尾三部分构成。
1)前言。计划的前言主要阐明制订计划的指导思想、制订的根据，以及计划的总任务、工作情况的分析等，回答“为什么做”、“依据什么做”和“能不能做”的问题。前言是计划的纲要，切忌冗长，不宜过多论述，点到为止。
2)主体。主体是计划的主干部分，是计划写作的重点，用来表述计划的具体内容，回答“做什么”、“怎么做”和“何时完成”的问题。
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