第一条为加强和规范公司档案管理工作，有效地保护和利用好档案，更好地服务于公司各项管理工作，根据国家档案局《企业档案工作目标管理办法》的规定。结合公司实际，特制定本制度。
第二条公司档案包括计划统计，项目建设、生产技术、经营销售、物资**、财务管理、劳动人事等方面的档案。
第三条任何部门和个人都有维护档案完整和安全的义务，有权抵制和检举违反档案法律、法规等行为。
第四条公司的档案管理工作实行集中统一的管理原则。
第五条管理机构及人员配备。
一）公司成立档案工作领导小组，由主管领导任组长，总经部具体负责协调解决档案管理工作中存在的问题，组织档案升级达标，自查考评等工作。
二）成立综合档案室，实行**管理网络，配备专职档案员，各单位设一名兼职档案员。
第六条综合档案管理员的职责。
一）档案室对各部门贯彻执行档案法规和方针政策的情况进行监督、检查、落实对违犯档案法规的行为有权提出处理意见。
二）档案人员在接到相关单位通知后，必须参加本公司新购进设备、仪器的开箱验收，并填写验收单，对应该存档的图纸、资料，有权收取归档。
三）档案人员有权参加新设备投产、科研成果鉴定，基建工程竣工验收，并填写相应的验收签证单，对文件材料不完整、不系统、不准确、不规范的，有权拒绝鉴定验收。
四）认真贯彻执行《档案法》和省、市有关档案工作的方针政策、规章制度。抓好公司的档案管理工作，为生产经营服务。
五）负责本公司档案资料的收集、分类、编号、整理、装订、保管工作。负责制订、修改补充档案管理制度的办法。
六）严格执行档案安全检查保密制度，确保档案的安全。
七）加强档案的各项基础工作，负责制订本公司档案统筹发展规划和工作的计划安排，不断调整总结经验，改进工作，促进档案达标升级。
八）积极开展编研活动，搞好档案的开发利用。
九）负责指导各部门兼职档案员的工作，正确及时的按规定归档。
十）按照档案保存价值的原则，保管期限的标准及销毁档案的程序和办法定期鉴定，将重要档案移交总经部综合档案室。
第七条文件材料的归档。
一）公司各项管理和经营工作中形成的文件材料由各部门按其业务范围、规律，由兼职档案员负责搜集，整理后归档。
二）公司生产部、技术部形成的有关文件材料，技术资料、图纸等，必须由兼职档案员负责整理后，经本部门负责人审核完整后，及时交综合档案室存档。
三）各部门经办，经公司审核盖章后下发的文件材料，总经部印章管理员负责登记并负责将原件及电子版收集归档。
四）文书、科技、专业等档案资料统一由公司档案室保管，任何人不得分散保管。档案人员要负责协助、督促有关人员把属于归档范围的，具有保存价值的材料收集齐全，按照要求整理归档。
五）为保证公司科技档案的完整性，相关部门应提前向档案室提供技术资料、图纸的**情况及时间，综合档案室负责做好档案资料的接收归档工作。
第八条文件材料的归档范围。
一）归档的文件材料范围。
1．上级机关的文件材料。
1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。
2）上级机关颁发的属于本企业主管业务并要求执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。
3）上级有关领导等视察、检查，考查本单位工作的重要指示、讲话、题词，**和有特殊保存价值的录音、录像等材料。
4）上级机关**本公司的文件（包括报纸、刊物**）。
2．本公司的文件材料。
1）本公司召开的各种形式的具有存档价值会议形成的全部文件以及声像材料（由召开部门负责收集归档）。
2）本公司颁发的（包括**及与其它单位联合颁发的）各种文件的签发稿，重要文件的修改稿。
3）本公司的请示与上级机关的批复文件。
4）本公司及各部门形成的工作计划、安排、总结报告。
5）反映本部门业务活动和科技管理的专业文件材料。
6）本公司检查、调查研究工作形成的重要文件材料。
7）本公司各种统计报表、统计分析资料（包括计算机盘片等）。
8）本公司形成的财务报表、凭证、帐薄、预决算报告、审计等文件材料。
9）本公司工青妇工作活动中形成的文件材料。
10）外来的内容重要的材料、领导的批示和本公司对此处理情况的报告等。
11）有关区域变化，解决房、地、水等纠纷，征用土地及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本公司科研、生产、革新建设项目的科技文件材料。
12）本公司机构成立，更改名称，启用印信及组织简则，人员编制等文件材料。
13）本公司制订的工作条例、章程、规定、制度及各种实施方案等文件材料。
14）本公司的历史沿革、大事记、年鉴，反映本公司重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉证书，有纪念意义的实物和展览**、录音、录像等材料。
15）本公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、职工、报表、纪律检查、治安保卫、职工的录用、转正定级、调资、退职、离休、伤残抚恤，死亡等文件材料。
16）本公司干部职工转移工资，行政、党团、工会组织介绍信及存根。
17）本公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册。
18）本公司编印情况反映、信息、简报等刊物和印本，编辑出版物的定稿、样本。
19）本公司与有关单位签订的各种合同、协议书、委托书、证明等文件材料。
20）本公司与外国签订的条例、议定书、协定、合同、换文（正、副本）和外事活动中形成的请示、报告、计划考察总结、重要简报、会议纪录、声像材料、有参考价值的资料，工作来往文件等。
21）招、投标工作中形成的全套文件材料。
22）同级机关和非隶属机关与本单位的联系、协商等工作的重要来往文件。
23）本公司在申报项目及审批项目中形成的文件材料。
3．各单位文件材料。
1）各单位报送的重要的工作计划、报告、请示、总结材料、消耗统计报表等文件。
2）各单位报送的科技技术革新、改造项目及特别重要问题等材料。
二）不归档的文件材料范围。
1．上级机关的文件材料。
1）上级机关任免、奖惩非本公司工作人员的文件、普发参阅不办的文件材料。
2）上级机关发来供参考的抄件。
3）上级机关征求意见未定稿的文件。
2．本公司的文件材料。
1）无查考价值的事务性、临时性文件。
2）未经会议讨论、领导审阅签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）。
3）从正式文件、电报、传真上摘录的供参阅的非证明性材料。
4）无特殊保存价值的信封、一般性表态，询问一般性问题，建议或意见等。
5）公司内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。
6）本公司领导兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材料。
7）为参考用的从各方面收集的文件材料。
3．同级机关和非隶属机关的文件材料。
1）参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无价值的材料。
2）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
4．各单位的文件材料。
1）各单位报送的简报，不应抄报或不应备案的文件材料。
2）各单位报送的一般性业务、问题的材料均不归档，由相关处室等自行妥善保存。
第九条文件材料归档的要求。
一）归档时，档案管理人员对案卷质量要认真检查，对不符合要求的坚决退回，重整后归档。
二）归档时，文书等处理人员与档案管理人员对交接档案数量要清点无误，并在案卷目录备注栏内签注双方姓名与日期。向档案室移交时，应按规定办理移交手续。
三）立卷归档的文件，应遵循文件形成规律的特点，保持文件材料之间的有机联系，保证文件齐全、完整、便于保管和利用。
四）立卷归档的文件材料必须准确的反映公司生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
五）立卷归档的文件一律要求原件，部门需要者可存复印件、复制品。电子档案文件材料要求是定稿打印经审核后的最终版。
六）立卷归档的文件材料种类、份数、页数均应齐全完整。
七）归档文件的整理单位一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，**与被**为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。起草文件、批阅文件不得用铅笔和圆珠笔，一律用钢笔或签字笔。
八）文件材料应区别不同情况进行排列。不可分割的文件材料应顺序排列，即批复在前，请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法规性文件的历次修改稿顺序排列在定搞之后。
九）音像资料应保证原版原件、图像清晰（电子版图像在200像素以上）、声音清晰、底片相符，底片不得磨损。应加以必要的文字说明，一般包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等。
十）新购进的重要设备仪器和引进的技术项目的文件材料、资料到货时，有关部门应首先会同档案人员参加验收，并做好档案资料的及时归档。
十一）公司各类文件材料一般归档一式二份，比较重要的和利用频繁的文件材料适当增加归档份数，归档时文件材料的原稿、修改稿，签发稿一同向档案室归档。
第十条文件材料的归档范围和不归档范围（见附件）。
第十一条归档时间。
一）文书档案在下年第一季度，整理归档，科技和专业档案按照不同特点和要求或有关规定向综合档案室归档。
二）基建工程、设备安装、产品试制、课题研究或其它技术项目，在任务完成后或告一段落后，要及时将应归档的文件材料组成保管单位，由兼职档案员负责整理，经部门负责人审定后，向综合档案室归档。
三）对在各项管理工作中形成的文件材料，在次年第一季度（2～3月）要将应归档的文件材料组成保管单位，经部门负责人审定后，由兼职档案员负责整理，交综合档案室归档。
四）跨年度的请示与批复归档于复文年度；跨年度的总结归档于针对的最后年度；没有复文的归档于请示年度；跨年度的规划、计划归档于针对的第一年度；跨年度会议文件归档于会议的召开年度。
第十二条档案的分类。
一）根据国家和档案部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类大纲和编号方案。
二）本公司档案的分类方法，由档案管理员负责制订，要遵循文件材料的形成规律，遵循全面反映情况，便于保密和提供利用，便于查找的原则制订。
三）档案编目与编制检索工具。
1．编制档案总目录，分类目录，底图目录保管单位目录。
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