广东昊兴勘测设计****。
文书档案与测绘成果资料管理办法。
一、总则 为规范公司文书档案与测绘成果资料的管理工作，加强公司的档案管理工作，保证文书档案、测绘成果档案资料的及时归档和妥善保管以完善公司的档案资料管理，特制定本管理办法。主要执行部门为综合部、总工室配合。
二、公司档案管理范围。
根据公司档案管理工作的需要，结合公司测绘业务性质，建立以测绘成果档案资料管理为核心的公司档案管理制度，现确立公司档案室的资料建档范围如下：
1. 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；
2. 公司内部的各种工作计划、总结、报告、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报；
3. 公司保密制度中规定的保密范围材料和财务管理方面的文件材料；
4. 劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；
5. 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资的文件材料；
6. 测绘生产技术质量管理方面的文件材料；
7. 测绘生产、安全生产方面的文件材料；
8. 测绘仪器设备管理方面的文件材料；
9. 每个测绘项目的技术设计书、原始测量记录、测量技术报告、测绘成果图等测绘成果资料；
10. 测绘科研、技术引进、转让方面的材料；
11. 测绘技术教育培训方面的文件材料；
12. 测绘信息、情报方面的文件材料；
13. 党群（工、青、妇）组织方面的文件材料；
14. 公司重要设备档案、财会档案及基建档案材料；
15. 其他具有利用和保存价值的技术情报文件材料。
以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结，每个测绘项目的控制资料、技术设计总结及测绘成果资料。
公司档案还包括声像资料：
1. **档案：科技、勘察现场**，由原版、翻版底片、**、文字说明构成；
2. 录像档案：科技、测绘技术活动等具有技术保存价值的录像资料。
三。公司档案管理体制
1. 公司档案管理工作实行公司总工程师分管领导、并由公司办公室档案管理小组统一集中管理的管理体制，公司办公室档案管理小组配备专职的档案员，负责测绘成果档案资料的归档督促和日常管理工作。档案员对档案资料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。
2. 公司设立专门的档案库房用来保管档案，档案库房必须配置足够的档案保管专用柜（架）和齐备的防火、防盗、防潮、防虫、防高温等设施，同时须具备保密档案管理的三铁条件以确保档案的安全。
3. 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司办公室档案管理组移交保管。
4. 公司其他部门的相关档案暂不具备档案安全保管条件时，要及时移交给档案管理小组归档保管。
四。文书档案与测绘成果资料的管理工作。
一)、文书档案与测绘成果资料的收集：
1. 建立、健全公司文书与测绘成果资料的立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；
2. 对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；
3. 及时催办理完毕的文件上交**，在次年检查齐全后整理立卷归档。
4. 测绘成果档案资料的归档必须包括以下内容：
1) 文件检索表。
2) 测量任务书。
3) 测量技术设计书。
4) 测量仪器设备精度测试表。
5) 外业测量原始记录（测深记录纸、验潮手簿、控制测量手簿等）
6) 测量数据改正检查登记表。
7) 测量成果检查问题登记表。
8) 测量成果蓝晒图。
9) 测量成果电子文件（必须以两个光盘独立备份）
10) 测量任务终结表。
11) 测量成果验收单。
12) 测量技术报告。
二)、档案的归档、立卷与管理。
1. 对公司文书档案和测绘成果档案资料进行区分全宗，确定立档单位。
2. 档案资料的分类。依据档案**、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
3. 归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
4. 案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。
5. 档案保存期限：文件保存期限除**有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
1) 永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)**机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)基建项目测绘成果资料；(9)其他经核定须永久保存的文书。
2) 10年保存：(1)所有勘察设计测绘项目、竣工验收测量项目的测绘成果资料； (2)会计凭证、预算、决算书类；(3)年度计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。
3) 5年保存：(1)一般测绘项目成果资料； (2) 期满或解除之合约和其他经核定保存5年的文书。
4) 1年保存：结案后无长期保存必要者。规章由规章管理部门永久保存，其他测绘成果资料由测量队视其有效期间予以保存。
6. 整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
7. 对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
8. 测绘成果资料的归档要分地区、分类别进行归档，按长期、短期进行分别归档，所有控制点资料应有相应的案卷目录和案内目录便于搜索查询。
9. 每年对文书档案和测绘成果资料进行一次清理：
1) 清除不必要保存的文书资料和失去保管价值的测绘成果资料；
2) 对破损和褪色的材料进行修补和复制。
3) 分季度、年度把测绘成果资料进行信息化管理，适时检查更换电子文件载体的有效性。
三)、公司文书档案与测绘成果资料的保管。
1. 防止文书档案与测绘成果资料的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；
2. 公司设立专用库房或专用文件库保存公司文书档案与测绘成果资料；
3. 做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固；
4. 定期进行档案管理工作的检查考核，确保公司的档案管理工作处于有效安全的工作状态。
四)、 公司文书档案与测绘成果资料的鉴定。
1. 从测绘成果资料的内容、**、时间、可靠程度、名称等方面鉴别测绘成果资料档案的归档价值。
2. 确定各类档案的保管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表，测绘成果资料见测绘成果资料保存期限表。
3. 公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
五)、 公司档案资料的销毁。
1. 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；
2. 办理销毁手续，经公司总工程师审核报公司总经理批准，方能销毁；
3. 销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。
4. 公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或有关档案馆。
5. 公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。
六)、文书档案与测绘成果资料的借阅、利用工作
1. 凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅
2. 案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
3. 借阅期限不得超过三个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
4. 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
5. 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
6. 公司内档案利用的方式有：
1).提供档案原件；
2).提供档案复印件；
3).提供文献索引资料。
7. 档案管理小组应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为技术信息、管理信息、测绘成果资料信息、专题技术信息等。
8. 档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。
9. 依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。
10. **有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。
五。附则 1. 档案部门积极采用电脑档案信息管理系统对档案进行管理，提高档案管理工作的效率，使公司的档案管理工作逐步规范化、标准化。
2. 本办法由公司总工程师组织档案管理小组制订并由档案管理小组负责解释、补充，由公司总经理批准颁行，修改时亦同。
3. 本制度于2023年10月18日起执行，2023年4月17日第一次修订。
广东昊兴勘测设计****。
2023年04月17日。
公司档案管理办法
一 集团公司档案管理办法。第一章总则。第一条根据 档案法 企业法 乡镇企业档案管理暂行规定 和 电子文件归档与电子档案管理办法 试行稿 的规定，为加强档案的科学管理，更好地为集团经营管理服务，特制订本办法。第二条集团档案指各公司 企业 部门在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案，包括纸质档案 电子...
公司档案管理办法
1 工程地质勘察报告。2 水文地质勘察报告 自然条件 调查。3 初步设计图纸和说明。4 技术设计图纸和说明。5 施工图及其说明。6 设计计算书。7 设计 地勘单位的参建责任人员名单及相关质量责任书。五 工程部。1 施工单位的竣工资料。2 建设 监理 施工单位的参建责任人员名单及其相关质量责任书。3 ...
档案管理办法公司
4 各档案管理有权部门的部门经理应定期对本部门全部档案的保管及借阅登记状况进行核查，如发现问题，应及时向上级主管领导汇报，以便及时采取措施确保档案的安全。5 对破损和变质的档案及时进行复制和修补。四 档案的借阅 1 借阅档案时需填写 借阅登记表 并不得将档案带离所在办公室。2 经领导批准后档案被借出...